Godkendelse af digitaliseringsstrategi for BIF 2025-2027

Resumé

Med denne sag skal Beskæftigelses- og Integrationsudvalget forelægges BIFs endelige digitaliseringsstrategi for 2025-2027 til godkendelse, herunder signaturprojekter samt målbillede for strategien. Strategien skal danne grundlag for forvaltningens arbejde med digitaliseringsområdet i den kommende periode.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget drøfter målbilledet og signaturprojekter for BIFs digitaliseringsstrategi 2025-2027.

2. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender BIFs digitaliseringsstrategi 2025-2027

Problemstilling

Borgerrepræsentationen godkendte den 1. februar 2024 den første samlede digitaliseringsstrategi for Københavns Kommune for 2024-2027. Formålet med strategien er at sætte retning for kommunens arbejde med digitalisering, ligesom strategien igangsætter konkrete aktiviteter. I KK’s digitaliseringsstrategi er alle forvaltninger forpligtet til som minimum at udarbejde en digitaliseringshandleplan indenfor rammerne af KK-strategien. Den 23. september 2024 godkendte udvalget en digitaliseringshandleplan for 2025, da BIF afventede den kommende reform af beskæftigelsesindsatsen. Den politiske aftale om reformen blev indgået i april 2025. På udvalgsmødet den 3. marts 2025 drøftede udvalget første udkast til forvaltningens digitaliseringsstrategi med fokus på strategiens retning og ambitionsniveau frem til og med 2027, hvor KK genbesøger den nuværende strategi for hele kommunen. På udvalgsmødet den 5. maj drøftede udvalget ambitionsniveauet for situationsbeskrivelser og målsætninger for de seks hovedområder i udmøntningsplanen.

Aftale om en reform af beskæftigelsesindsatsen

Forvaltningen kender nu indholdet i den kommende reform. Den medfører store besparelser, der betyder færre hænder og en forventning om en mere borgermålrettet indsats, der er tilpasset til den enkelte. Samtidig åbnes der for øget brug af digitale værktøjer.

Øget digitalisering af beskæftigelsesindsatsen i KK er en afgørende komponent i at imødekomme reformens mål og krav om besparelser. Det kræver en fælles digital retning for hele forvaltningen, som er formålet med digitaliseringsstrategien. Den skal gøre det muligt for forvaltningen at udnytte de mange muligheder i digitalisering – så vi kan levere en tidssvarende, effektiv og meningsfuld service til borgere og virksomheder i København, også selvom vi bliver færre medarbejdere. Strategien skal samtidig sikre, at digitaliseringen leverer smarte effektiviseringer, som kan imødekomme dele af de store besparelser, som beskæftigelsesreformen rummer.

Løsning

Der er tale om en samlet digitaliseringsstrategi for BIF fra 2025 til og med 2027. Digitaliseringsstrategien lægger vægt på at udvikle løsninger til de borgere, der kan og vil betjene sig selv digitalt. Det frigiver tid og ressourcer til at støtte dem, der har sværere ved det. Målet er brugervenlige og driftssikre løsninger, der giver reel værdi. Borgere med brug for særlig hjælp ift. digitale værktøjer kan forsat få personlig støtte eller fritages fra brug af digitale værktøjer, når det er nødvendigt. Samtidig skal det digitale frigive tid til der, hvor der i særlig grad er brug for den personlige kontakt.

BIU har tidligere på udvalgsmøde hhv. 3. marts og 5. maj behandlet store dele af strategien. Strategien er blevet tilpasset med afsæt i drøftelserne her. Dertil er betydningen af digitalisering fra den politiske aftale om en beskæftigelsesreform blevet indarbejdet. Endelig er der løbende, før og efter de to udvalgsbehandlinger, blevet gennemført en massiv inddragelse af både ledere og medarbejdere fra hele forvaltningen for at sikre en realistisk og meningsfuld strategi.  De endelige strategi indeholder to nye dele, som ikke er behandlet på BIU før og som begge uddybes nærmere:

• Målbillede for strategien
• Signaturprojekter

Målbilede for digitaliseringsstrategien

Målsætningen for udarbejdelsen af målbilledet for digitaliseringsstrategien har været at udarbejde et realistisk målbillede, der afspejler visionen i strategien, og sætter en tydelig retning for forvaltningens aktiviteter. Samtidig betyder mangler i eksisterende data og registreringspraksis samt manglende besluttede målemetoder begrænsninger for, hvilke mål for digitalisering der kan opstilles.

En helt central forudsætning for, at forvaltningen kan lykkes med målbilledet er investering i kompetenceudvikling, der vil understøtte en mere digital kultur og adfærd, som især er afgørende for at indfri effektiviseringspotentialet.

De digitale mål er bl.a.:

• Overordnet tilfredshed med digitale løsninger blandt borgere og virksomheder
• [45-50] mio. kroner i effektiviseringer som resultat af digitalisering. Dette gælder dog frem til 2030.
• Grønne krav til 80% af nye digitale investeringer

Ideelt set er der i målbilledet en klar logisk sammenhæng mellem de overordnet forretningsmæssige mål for BIF og målene for digitalisering.  Det vurderes dog ikke muligt at kunne isolere effekten af digitaliseringen med strategiens sigte til og med 2027. Forvaltningen ønsker, at udvalget drøfter følgende i forbindelse med udvalgsbehandlingen:

• Er der målsætninger, der bør justeres i forhold til digitaliseringsstrategiens vision og hovedområder for perioden 2025-2027?
• Er der øvrige mål, udvalget ønsker, at der skal arbejdes på at inkludere for 2027?

Signaturprojekter

I udmøntningsplanen foreslås tre signaturprojekter. De skal samle og fokusere på de vigtigste strategiske indsatser i strategiperioden. Formålet er at gøre BIF i stand til både at tilbyde digitale løsninger til ledige borgere og virksomheder, som kan og vil selv, og samtidig forberede forvaltningen på at leve op til fremtidens krav om og behov for en mere digital beskæftigelsesindsats. De tre signaturprojekter er i kort form:

1. Fremtidens digitale jobunivers i Københavns Kommune

I dag har borgere og virksomheder kun få muligheder for selvbetjening i BIF, og samtidig bruges der mange ressourcer på administrative opgaver. Det betyder, at medarbejderne har mindre tid til den direkte kontakt med borgerne. Et centralt fokus i aftaleteksten for beskæftigelsesreformen er at give borgerne mere frihed og fleksibilitet, samtidig med at brugen af kunstig intelligens og data i beskæftigelsesindsatsen styrkes. For at gøre det muligt, er der behov for en grundig analyse af potentialerne ved øget digital selvbetjening og en mere samlet digital indgang til beskæftigelsesindsatsen, så borgere og virksomheder, der kan og vil sig selv, kan betjene sig digitalt. Det gøres med afsæt i de tildelte midler på OFS 24/25 til undersøgelse af digital jobformidling. Konkrete opfølgende aktiviteter vil kræve selvstændig finansiering.

Samtidig skal mulighederne i kunstig intelligens udnyttes smart og med omtanke til at frigive tid hos medarbejderne, så de i højere grad kan fokusere på den personlige kontakt med borgere, der har brug for mere støtte. Her er en række aktiviteter i gang, og der forlægges en selvstændig innovationscase til budgetforhandlingerne om brug AI til resume af samtaler med ledige borgere. 

2. Klargøring af digital infrastruktur

BIF’s nuværende digitale landskab bærer bl.a. præg af mange års komplekse lovkrav, som har ført til en fragmenteret it-arkitektur. Hver løsning har løst sin opgave, men der mangler sammenhæng og udnyttelse på tværs af systemerne. Der er derfor et oplagt potentiale i at konsolidere og optimere af de eksisterende it-systemer – til gavn for både overblik, kvalitet og ressourceforbrug.

Samtidig fremmer aftalen om beskæftigelsesreformen en forventning om, at borgere skal have adgang til mere digital støtte i deres jobindsats. Det kræver en mere enkel og sammenhængende system- og datainfrastruktur. Det handler om at kunne dele de rette data og informationer effektivt – både med borgere, virksomheder og medarbejdere. For at lykkes med det, skal der skabes bedre struktur, overblik og registreringspraksis end i dag. Det er også en forudsætning for at kunne udnytte mulighederne i kunstig intelligens på en meningsfuld og effektiv måde.

3. Løft af BIFs digitale kompetencer og kultur 

I BIF er den digitale forestillingsevne generelt lav, og det gør det sværere at udvikle og implementere digitale løsninger effektivt. Det betyder også, at borgerne ikke altid mødes ud fra deres digitale forudsætninger.

Samtidig har efterspørgslen på digitale kompetencer fra medarbejdere og ledere aldrig været større. Som beskæftigelsesforvaltning har vi et ansvar for at kunne støtte borgerne i at opbygge digitale færdigheder – og det kræver, at medarbejderne selv har de rette kompetencer. Det er også en vigtig investering i at tiltrække og fastholde dygtige medarbejdere og sikre BIFs position som en attraktiv og moderne arbejdsplads. De første indsatser til en digital opkvalificering af ledere og medarbejdere er taget, men det kræver en indsats i hele strategiperioden, hvis det lykkes at høste gevinsterne af alle de digitale muligheder. Det vil kræve selvstændig finansiering, som forelægges til budgetforhandlingerne pba. af hensigtserklæring om dette til OFS 24/25.

Inddragelse

Parallelt med arbejdet med digitaliseringsstrategien foretager forvaltningen en digital pulsmåling blandt alle medarbejdere i BIF, der giver overblik over medarbejdernes digitale kompetencer og digitale modenhed. Resultaterne vil indgå i arbejde med opkvalificering af forvaltningens medarbejdere. Desuden afholdes et strategiseminar for center- og kontorchefer i forvaltningen, hvor disse bliver præsenteret for strategien og implementeringen af denne. Desuden iværksættes nye ambassadørroller for medarbejderne i BIF, som skal sikre forankringen af strategien.

Økonomi

Sagen har i sig selv ingen økonomiske konsekvenser, idet der er afsat finansiering til de igangsatte aktiviteter. Dog indeholder sagen forslag til aktiviteter, som endnu ikke er igangsat, og som vil kræve finansiering. Udvalget vil løbende blive forelagt budgetnotater på disse ikke igangsatte aktiviteter, som kun gennemføres, hvis der afsættes midler hertil. Hvis udvalget ønsker yderligere initiativer, vil det forventeligt være nødvendigt at rejse finansiering hertil.

Politisk handlerum

Udvalget kan forslå ændringer til strategien og dens indhold.

Videre proces

På baggrund af udvalgets behandling af sagen, vil forvaltningen lancere digitaliseringsstrategien forventeligt i september 2025. Indtil da og efter lanceringen vil der fortsat ske ledelses- og medarbejderinvolvering af aktiviteterne i udmøntningsplanen samt forankringsaktiviteter. Der vil desuden blive udsendt en pulsmåling rettet imod borgere og virksomhederne ift. deres vurdering af forvaltningens digitale tilbud og løsninger mv.

Udvalget vil desuden få en årlig afrapportering på med strategien. Forvaltningen vil desuden forelægge separate sager til drøftelse i udvalget efter behov.

Henrik Lund / Signe Maria Christensen