Beskæftigelses- og Integrationsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 14. december 2006

 

 

12.      Opfølgning på handlingsplan for normalisering af driften, pr. november 2006

      BIU 237/2006

INDSTILLING

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller:

at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager status for november 2006 for udmøntning af handlingsplan for normalisering af driften på jobcentrene til efterretning

 

 

RESUME

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen udarbejdede i september 2006 en samlet handlingsplan for normaliseringen af driften på jobcentrene på baggrund af en betydelig nedgang i sagsproduktionen i 2. og 3. kvartal.

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tog forvaltningens handlingsplan til efterretning på udvalgets møde den 28. september 2006 (BIU 178/2006).

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tog ligeledes forvaltningens status for oktober 2006 til efterretning på udvalgets møde den 16. november 2006 (BIU 216/2006).

Opfølgningen for november 2006 viser, at der er synlig fremgang på alle områder. Fremdriften i november måned er dog fortsat ikke fuldt ud tilstrækkeligt på alle områder.

Forvaltningen vurderer nu, at målene i handlingsplanen formentlig ikke vil kunne nås fuldt ud inden årets udgang. På de fleste områder vil resultatet dog komme til at ligge tæt på målopfyldelse.

Personalesituationen på jobcentrene er ved at blive normaliseret. Forvaltningen har dog fortsat væsentlige udfordringer i forhold til rekruttering og fastholdelse af socialfagligt personale, særligt på sygedagpengeområdet.

Oplæring af nye medarbejdere og fortsat kompetenceudvikling af eksisterende medarbejdere, er derfor fortsat højt prioriteret i jobcentrene.

 

SAGSBESKRIVELSE

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen udarbejdede i september 2006 en samlet handlingsplan for normaliseringen af driften på jobcentrene. Baggrunden herfor var, at der i forlængelse af etableringen af Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen pr. 1. januar 2006 og den efterfølgende etablering af job- og ydelsescentre er sket en betydelig nedgang i sagsproduktionen i 2. og 3. kvartal.

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tog forvaltningens handlingsplan til efterretning på udvalgets møde den 28. september 2006 (BIU 178/2006).

Som et led i handlingsplanen foretages opfølgning hver måned.

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tog forvaltningens status for oktober 2006 til efterretning på udvalgets møde den 16. november 2006 (BIU 216/2006).

 

Status for november 2006

Der er nu indhentet status for november 2006 fra alle jobcentre.

 

1.1  Kommunikation

Målet i handlingsplanen er, at der indledes en fornyet informationsindsats for at minimere antallet af "fejlhenvendelser", og at der er foretaget en ekstern analyse af telefonbetjeningen.

Analysen af telefonbetjeningen er nu tilendebragt.  Analysen er blevet udført af konsulentvirksomheden Deloitte. Driftssituationen er blevet kortlagt, og der er blevet fremlagt en række forslag til forbedring af telefonbetjeningen.

Analysen og et resumé heraf er tilgået Beskæftigelses- og Integrationsudvalget.

Analysen viser bl.a., at der er registreret ganske få tekniske fejl hos vore teleleverandører. Telefonen bliver taget 86 pct. af alle opkald målt på enkelte dage, dog med betydelig variation.

For at forbedre telefonbetjeningen, har forvaltningen anskaffet et telefonmålingssystem, så der i fremtiden vil ske systematiske målinger af telefondriften.

Forvaltningen har derudover taget initiativ til en samlet telefonpolitik for BIF. I telefonpolitikken skal der være servicemål, som kan måles på og laves opfølgning på. Telefonmålingssystemet og den nye telefonpolitik vil tilsammen betyde klarere rammer for servicen og telefonbetjeningen, end der er tale om i dag.

Det kan desuden oplyses, at Jobcenter ABC'en er under udarbejdelse og forventes færdig omkring årsskiftet. Guiden beskriver med emner og stikord, hvem der har ansvaret for at betjene borgeren på forskellige områder. Jobcenter ABC'en vil blive tilgængelig for alle medarbejdere og eksterne samarbejdspartnere elektronisk og på tryk.

 

1.2  Implementering af arbejdsgange

Målet i handlingsplanen er, at alle de nye arbejdsgange er fuldt implementerede, samt reviderede og opdaterede i det nødvendige omfang.

BIF's initiativer i forhold til implementering af arbejdsgange i november måned har, foruden Task Forcen på uddannelse, primært rettet sig mod etablering af en opfølgningsorganisation for arbejdsgange samt udviklingen af en Arbejdsgangsportal.

Etableringen af en effektiv opfølgningsorganisation samt en velfungerende Arbejdsgangsportal er helt afgørende forudsætninger for den videre implementering og udvikling af arbejdsgangene, således at disse fremover kan bidrage effektivt til sikker drift og optimering af processerne.

 

Opfølgningsorganisation

Primo november blev der etableret en opfølgningsorganisation for arbejdsgange. Der har været afholdt møder i den fælles arbejdsgruppe den 11. oktober, 1. november og 22. november.

I november måned har jobcentrene været i en proces med dannelse af lokale arbejdsgrupper, samt udpegning af centerkoordinatorer for arbejdsgange.

Dannelsen af de decentrale arbejdsgrupper med tilhørende sekretariatsfunktion på de enkelte centre er den helt afgørende forudsætning for løbende opfølgning samt fortsat implementering og vedligeholdelse af arbejdsgangene.

Det forventes, at alle de lokale arbejdsgrupper på jobcentrene samt den fælles jobcentergruppe er etableret og i gang med opfølgning og revision af arbejdsgange inden årets udgang.

 

Arbejdsgangsportal

I november har BIF ligeledes arbejdet intensivt med udviklingen af Arbejdsgangsportalen, der er færdig den 12. december 2006.

Arbejdsgangsportalen er en intranetportal, der gør det muligt for medarbejderne at klikke sig igennem arbejdsgangene og samtidig få direkte links og overblik over relevante værktøjer, såsom fagsystemer, blanketter og standardbreve.

Udviklingen af Arbejdsgangsportalen involverer bl.a. et stort arbejde med standardisering og opdatering af breve og blanketter.

 

1.3  Kontaktforløb

Målet i handlingsplanen er en kontaktforløbsgrad på 90 pct. inden årets udgang.

I Arbejdsmarkedsportalen var pr. 1. december 2006 registreret, at der er gennemført kontaktforløbssamtaler med 13.874 ud af 19.081 kontanthjælps­modtagere.

Det giver en kontaktforløbsgrad på ca. 73 pct.

Kontaktforløbsgraden var 64 pct. pr. 1. november, og ca. 52 pct. i august 2006[1].

Kontaktforløbsgraden stiger aktuelt omtrent et halvt procentpoint pr. arbejdsdag. Hvis det fortsætter frem i de resterende arbejdsdage i året, nås en kontaktforløbsgrad på ca. 80 procent.

Alle kontanthjælpsmodtagere bliver indkaldt til en samtale inden jul. Et fremmøde, der ofte kun er 50 procent, forsinker dog afholdelsen af samtaler og øger ressourceanvendelsen.

Der er indgået aftaler med private aktører og med beskæftigelsescentre om afholdelse af kontaktforløbssamtaler.

Produktionen af kontaktforløbssamtaler hos eksterne leverandører vil især vise sig i december måned, hvorfor kontaktforløbsgraden frem til jul forventes at stige mere end et halvt procentpoint pr. dag.

På den baggrund forventes, at kontaktforløbsgraden når 85 procent inden årets udgang.

Hertil skal lægges en række sager, hvor forvaltningen har rejst rådighedssag på grund af manglende fremmøde.

 

1.4  Førtidspension

Målet i handlingsplanen er en ajourføringsgrad på 95 pct. inden årets udgang.

Status for førtidspensionssagerne i oktober var en ajourføringsgrad på ca. 60 pct. svarende til, at der manglede ajourføring i ca. 870 sager.

Status for førtidspensionssagerne i november er en ajourføringsgrad på 76 pct. svarende til, at der mangler ajourføring i 580 sager.

Ajourføringsgraden er således blevet forbedret med 16 pct. point siden oktober måned. Hvis denne positive udvikling fortsætter, nås en ajourføringsgrad på ca. 92 pct.

Det vurderes, at den samlede indsats, herunder assistancen fra SOF, har haft den ønskede effekt.

Det er således fortsat realistisk at nå målet under forudsætning af, at der ikke sker en uventet nytilgang af sager eller et yderligere frafald af medarbejdere.

 

1.5  Revalidering

Målet i handlingsplanen er en ajourføringsgrad på 95 pct. inden årets udgang.

Status for revalideringssagerne i oktober var en ajourføringsgrad på ca. 38 pct. svarende til, at der manglede ajourføring i ca. 620 sager.

Status for revalideringssagerne i november er en ajourføringsgrad på 62 pct. svarende til, at der mangler ajourføring i ca. 469 sager.

Ajourføringsgraden er således blevet væsentligt forbedret siden oktober måned. Der er tale om en fremgang på 24 pct. point. Hvis den positive udvikling fortsætter de resterende arbejdsdage i året, vil der opnås en ajourføringsgrad på 86 pct.

På baggrund af den intensiverede brug af vikarer og eksterne leverandører, vurderes det fortsat at være realistisk at nå målet, eller i hvert fald at komme meget tæt på målet, på revalideringsområdet inden årets udgang.

Dette dog under forudsætning af, at der ikke sker en uventet nytilgang af sager eller et yderligere frafald af medarbejdere.

 

1.6  Fleksjob

Målet i handlingsplanen er en ajourføringsgrad på 95 pct. inden årets udgang.

Status for fleksjob i oktober var en ajourføringsgrad på ca. 42 pct. svarende til, at der manglede ajourføring i ca. 220 sager.

Status for fleksjob i november er en ajourføringsgrad på 51 pct. svarende til, at der mangler ajourføring i ca. 242 sager.

Der er sket en betydelig opjustering af antallet af sager med ansøgning om fleksjob, hvilket afspejler sig i den relativt lave ajourføringsgrad på området.

Det er på den baggrund ikke forventeligt, at målet kan nås på fleksjob­området.

Imidlertid må det forventes på baggrund af den øgede aktivitet på området, at målet kan nås eller næsten nås i løbet af 1. kvartal 2007, med mindre antallet af sager med ansøgning om fleksjob mod forventning fortsat stiger kraftigt.

 

1.7  Sygedagpenge

Opfølgningssamtaler

Det er et mål i handleplanen, at opfølgningsgraden i sygedagpengesager under 52 uger skal være 90 pct. ved udgangen af 2006.

Status pr. 20. oktober 2006 var, at der var sket opfølgning i ca. 59 pct. af sagerne.

Status pr. 20. november 2006 var en opfølgningsgrad på 64 pct.

Den aktuelle ugeproduktion (uge 47) svarer til en målopfyldelse på ca. 72 pct. På den baggrund forventer Jobcenter for sygedagpenge stadig en samlet målopfyldelse på 90 pct. pr. 31. december 2006.

Et enkelt opfølgningsteam i Jobcenter for sygedagpenge har været særligt hårdt ramt af personaleafgang. For at kunne nå en så høj grad af målopfyldelse som muligt, har centeret derfor taget initiativ til en reorganisering af dette team.

Med den eksisterende kapacitet vurderes det, at målet om en opfølgningsgrad på 90 pct. ved udgangen af december 2006 kan nås. Dette kræver, at produktionen øges med ca. 150 samtaler pr. uge, svarende til ekstra 0,7 samtaler pr. medarbejder pr. dag.

Dette skønnes at være realistisk, bl.a. fordi en del af opfølgningssamtalerne kan gennemføres telefonisk.

 

Sagsvarighed

Målet i handlingsplanen er en nedbringelse af den gennemsnitlige sagsvarighed i sygedagpengesager til 35 uger ved udgangen af 1. kvartal 2007 (mod ca. 42 uger i september 2006).

I lyset af den aktuelle personalesituation på Jobcenter for sygedagpenge vurderes dog samlet set, at målet om nedbringelse af den gennemsnitlige varighed til 35 uger først vil kunne nås ved udgangen af 1. kvartal 2007.

Status pr. 20. september 2006 var en gennemsnitlig sagsvarighed på 42 uger pr. sag.

Status pr. 20. oktober 2006 var en gennemsnitlig sagsvarighed på 41,5 uger pr. sag.

Status pr. 20. november 2006 er en gennemsnitlig sagsvarighed på 40,6 uger pr. sag.

Hovedårsagen til, at varigheden ikke er nedbragt yderligere på nuværende tidspunkt, er problemer med at rekruttere tilstrækkelig kvalificeret arbejdskraft.

Merbevillingen svarende til 10 årsværk er således endnu ikke fuldt udmøntet.

Jobcenter for sygedagpenge forventer stadigvæk, at indsatsen i sager over 104 uger vil betyde, at den gennemsnitlige varighed kan nedbringes betydeligt over de næste måneder.

 

1.8  Medarbejdersituationen generelt

I 4. kvartal 2006 vil personaleafgangen fra faste stillinger ved de 4 jobcentre være 52 medarbejdere, jf. tabel 1 (summen af 2. sidste linje). Der er i samme periode tiltrådt 54 medarbejdere. Primo januar tiltræder yderligere 19 medarbejdere.

 

Tabel 1. Fragang og tilgang af medarbejdere ved jobcentrene (faste stillinger)

Center	Normering		Okt.	Nov.	Dec.	Jan.	I alt
Musvågevej	143	Tilgang	2	6	5	13	24
		Fragang	3	2	6	-	-
		Nettotilgang	-1	4	-1	-	-
Nyropsgade	102	Tilgang	2	9	3	2	16
		Fragang	9	3	5	-	-
		Nettotilgang	-7	6	-2	-	-
Skelbækgade	118	Tilgang	5	15	1	0	21
		Fragang	5	2	2	-	-
		Nettotilgang	0	13	-1	-	-
Sygedagpenge1)	91	Tilgang	0	5	1	4	10
		Fragang	3	6	6	-	-
		Nettotilgang	-3	-1	-5	-	-
I alt	454	Tilgang	9	35	10	19	73
		Fragang	20	13	19	-	-
		Nettotilgang	-11	22	-9	-	-

1) Jobcenter for sygedagpenge er opnormeret med 10 årsværk pr. 1.10.2006.

 

Selv om personaleafgangen i 4. kvartal bliver på ca. 3 pct. pr. måned, er bemandingssituationen på jobcentrene ved at være normal.

Det er dog vanskeligt for Jobcenter for Sygedagpenge at rekruttere medarbejdere. Bemandingen for dette center kan således ikke forventes at være normaliseret i januar måned, og formentlig heller ikke i februar måned.

Situationen for Musvågevej og Skelbækgade vil være normaliseret i januar måned, hvis antallet af opsigelser i december måned kan holdes nede, hvorimod det formentlig først vil være tilfældet for Nyropsgade i februar måned, afhængig af, hvor hurtigt der kan rekrutteres til de vakante stillinger.

Centrene kompenserer for de ubesatte stillinger ved hjælp af vikarer.

 

Tabel 2. Personalenormering og antal ubesatte stillinger på jobcentre¹

	Personale­normering	Ubesatte stillinger
		Ultimo aug.	Ultimo sep.	Primo nov.	Primo dec.	Primo jan. (prognose)
Musvågevej	143	15	13	8	3	-
Nyropsgade	102	4	7	8	7	-
Skelbækgade	118	17	15	5	3	-
Sygedagpenge	912)	3	3	142)	10	-
I alt	454	39	38	352)	23	ca. 20

1) I tabel 1 er tælletidspunktet for nye medarbejdere ansættelsestidspunktet og ikke tiltrædelsestidspunktet, hvorimod i tabel 2 er tælletidspunktet for nye medarbejdere tiltrædelsestidspunktet. Det er de samme medarbejdere, der optræder i tabellerne, men den medarbejder, der i tabel 2 er talt med i en given måned, vil typisk være talt med i den følgende eller den næstfølgende måned i tabel 1.

2) Jobcenter for sygedagpenge er opnormeret med 10 årsværk pr. 1.10.2006.

 

Det bemærkes, at med en personaleomsætning, som den der fremgår af tabel 1, vil et større antal nye medarbejdere, der ikke har beskæftiget sig med området tidligere, skulle igennem en længere oplæringsperiode, før de kan behandle det samme antal sager med samme kvalitet som erfarne medarbejdere.

Oplæring af nye og fortsat kompetenceudvikling af eksisterende medarbejdere er derfor fortsat højt prioriteret i jobcentrene.

Initiativerne i forhold til sygefraværet på jobcentrene er nærmere beskrevet i en særskilt redegørelse, der forelægges BIU til orientering på mødet den 14. december 2006 (BIU 247/2006).

 

Konklusion

Opfølgningen for november 2006 viser, at der er synlig fremgang på alle områder, jf. nedenstående tabel.

 

Tabel 3. Oversigtstabel – Mål for genopretning af driften pr. 31.12.2006

	Mål ultimo dec.	Status ultimo sept.	Status ultimo okt.	Status ultimo nov.	Status ultimo dec.
Kontaktforløb, Gennemførelsesgrad	90 %	52 %	64 %	73 %
Førtidspension, ajourføringsgrad	95 %	36 %	60 %	76 %
Revalidering, ajourføringsgrad	95 %	34 %	38 %	62 %
Fleksjob, ajourføringsgrad	95 %	22 %	< span style='font-size:10.0pt'>42 %	51 %
Sygedagpenge, opfølgningsgrad	90 %	50 %	59 %	64 %
Sygedagpenge, gns. varighed u. 52 uger	35 uger	42 uger	41,5 uger	40,6 uger

 

Fremdriften i november måned er dog fortsat ikke fuldt ud tilstrækkeligt på alle områder.

Afvigelserne kan primært forklares ved manglende fremmøde hos borgerne, opjustering af antallet af sager med ansøgning om fleksjob, og vanskeligheder med at rekruttere og fastholde socialfagligt personale.

Samlet set vurderer forvaltningen, at målene i handlingsplanen næppe vil kunne nås fuldt ud inden årsskiftet. På de fleste områder vil resultatet dog komme til at ligge tæt på målopfyldelse.

Personalesituationen på jobcentrene er ved at blive normaliseret. Forvaltningen har dog fortsat væsentlige udfordringer i forhold til rekruttering og fastholdelse af socialfagligt personale, særligt på sygedagpengeområdet.

Oplæring af nye medarbejdere, og fortsat kompetenceudvikling af eksisterende medarbejdere, er derfor fortsat højt prioriteret i jobcentrene.

 

MILJØVURDERING

Sagstypen er ikke omfattet af Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

ØKONOMI

Intet

 

ANDRE KONSEKVENSER

Ingen

 

HØRING

Ingen

 

BILAG

1. Redegørelse på Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens Jobcentre og handlingsplan for normalisering af driften (BIU 178/2006)
2. Opfølgning på handlingsplan for normalisering af driften på jobcentrene, oktober 2006 (BIU 216/2006)

 

 

Morten Binder  

/ Torben Brøgger