Business case om nyt ordrestyringssystem

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender business case om udvikling af ny it-løsning til ordrestyring for beskæftigelsestilbud.

Problemstilling

En del af samarbejdet med eksterne leverandører sker i dag gennem Udbudsportalen (UP). UP blev udviklet og implementeret i 2006 og er Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens system til ordrestyring for beskæftigelsestilbud. Der er behov for en videreudvikling af UP dels for at sikre fortsat korrekt fakturering og bogføring, dels for at sikre, at UP lever op til en kommende EU-persondataforordning. En analyse har peget på, at det ikke længere er muligt at opdatere UP, da koden og den tilhørende sikkerhedsarkitektur er forældet.

Løsning

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen ønsker at udvikle en ny it-løsning som erstatning for det nuværende it-system ’Udbudsportalen’, jf. Bilag 1. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har identificeret mulighed for yderligere effektiviseringer, såfremt der udvikles en ny it-løsning.

Økonomi

Finansiering af forslaget i indstillingen sker ved at søge om midler i kommunens investeringspulje i forbindelse med budgetforhandlingerne for budget 2018.

Effektiviseringerne på servicerammen i indstillingen kan benyttes til at indfri forvaltningens effektiviseringsmål til budget 2019. Business casen har været i høring i HovedMED. HovedMEDs bemærkninger er vedlagt i Bilag 2.

Tabel 1: Overblik

Indhold	Effektivisering	Personalemæssige konsekvenser
It-løsning til ordrestyring af beskæftigelsestilbud er fra 2006, og har behov for udskiftning.	Udskiftningen vil medføre en effektivisering på 2,3 mio. kr. fra 2018 Af effektiviseringen er 1,0 mio. kr. ved reducering af udgiften til ekstern leverandør for drift og vedligeholdelse på 0,5 mio. kr. pr. år, og reducering af betaling til Koncernservice for brugeradministration 0,5 mio. kr. pr. år Hertil er der en effektivisering af administrationen på 0,3 mio. kr. pr. år, og forbedret beregningsgrundlag for beskæftigelsestilbud på 1,0 mio. kr. pr. år.	0,5 årsværk fra 2018

Tabel 2: Økonomioplæg til investeringspuljen

1.000 kr. 2018 p/l	Styringsområde	2018	2019	2020	2021

Varige ændringer
Optimering af processer	Efterspørgsels-styret indsats	-1.000	-1.000	-1.000	-1.000
Nettobesparelse årlig drift	Service	-1.300	-1.300	-1.300	-1.300
Samlet varig ændring		-2.300	-2.300	-2.300	-2.300

Implementeringsomkostninger
Anskaffelse af ny it-løsning	Anlæg	4.500	0	0	0
Workshops og undervisning	Anlæg	100	0	0	0
Datakonvertering	Anlæg	1.500	0	0	0
Ekstern projektledelse	Anlæg	300	0	0	0
Rådgivning	Anlæg	600	0	0	0
Samlede implementeringsomkostninger		7.000	0	0	0

Samlet økonomisk påvirkning		4.700	-2.300	-2.300	-2.300

Tilbagebetalingstid baseret på serviceeffektivisering	6
Tilbagebetalingstid baseret på totaløkonomi	4

Videre proces

Såfremt Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender sagen, vil den blive forelagt Borgerrepræsentationen d. 24. august 2017.

Bjarne Winge / Jacob Zeberg Eberholst

Beslutning

Enhedslisten begærede afstemning om indstillingen.

For stemte: 9 (B, A, F, V, C og U)
Imod stemte: 2 (Ø)
Undlod: ingen.