B-sag: Revisionsrapport – Administrative Fællesskaber

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget (BUU),

1. at forvaltningens handleplan vedrørende de Administrative Fællesskabers overholdelse af regler og retningslinjer for indkøb og varemodtagelse godkendes.

Problemstilling

De administrative opgaver forbundet med varemodtagelsen blev under etablering af de Administrative Fællesskaber (AF) delvist centraliseret for at mindske den administrative arbejdsbyrde i de decentrale enheder.

Intern Revision (IR) bemærker, at BUF har en afvigende arbejdsgang for indkøb og varemodtagelse på to områder:

1. Regler for varemodtagelse og
2. Brugen af roller og rettigheder i Kvantum.

Varer modtages decentralt, mens fakturaerne godkendes centralt, og ikke alle indkøb under 10.000 kr. bekræftes af de decentrale enheder. AF fungerer som stedfortræder for decentrale ledere, hvilket giver AF samme ansvar og beføjelser som lederne. Det betyder, at den praksis BUF anvender strider imod kommunens beslutning om, at det økonomiske hierarki skal følge det organisatoriske. I undersøgelsen peger IR også på behovet for styrket kontrol og mere effektiv proces.

Løsning

BUF er enig i behovet for styrket kontrol og mere effektiv proces for indkøb og varemodtagelse, og forvaltningen har igangsat en række initiativer for at styrke praksis. Først præsenteres de tiltag, der allerede er sat i gang. Dernæst behandles forvaltningens praksis, hvor ikke alle indkøb bekræftes decentralt, hvilket afviger fra de fælles kommunale retningslinjer.

1. Regler for varemodtagelse:

1. Ændret EAN-Struktur: IR anbefaler, at forvaltningen implementerer en elektronisk løsning, hvor modtagne fakturaer sendes til indkøberen. BUF arbejder derfor på at ændre EAN-strukturen. På nuværende tidspunkt er hver kommunal institution knyttet op til en klynges EAN-nummer. Et EAN-nummer bruges til at fremsende elektroniske fakturaer. Der arbejdes på at ændre EAN-strukturen, så hver enhed får sit eget EAN-nummer. Det vil understøtte øget brug af Let betaling, som er et system, der automatiserer fakturabehandlingsprocessen ved at komme med forslag til kontering. Udrulning planlægges til 2025 og vil omfatte ca. 700 enheder.
2. Flere Indkøb Gennem Kvantum: IR bemærker, at der ikke er tilstrækkeligt med indkøb, der foretages via indkøbsløsningen i KVANTUM. Der er derfor igangsat en evaluering af den indsats, der hidtil er foretaget for at flere indkøb til at foregå via indkøbsløsningen i Kvantum. Evalueringen laves med henblik på at identificere uudnyttede potentialer, der kan styrke indkøbsprocedurerne. Baseret på resultaterne af evalueringen, vil indsatsen blive justeret.
3. Formaliseret Samarbejde om Controlling: IR påpeger, at AF’s nuværende model for varemodtagelse ved indkøb under 10.000 kr. mangler struktur og dokumentation og i høj grad bygger på skøn, hvilket gør den svær at efterprøve. Derfor er der etableret et mere formaliseret samarbejde mellem forvaltningens regnskabsafdeling og AF for at sikre mere ensartede og gennemsigtige kontroller med tydelig funktionsadskillelse.

2. Gennemgang af Roller og Rettigheder i Kvantum:

Forvaltningen er i gang med en systematisk gennemgang af roller og rettigheder i Kvantum. Målet er at optimere stedfortræderordninger baseret på risikovurderinger og få beskrevet processen omkring tildeling af roller og rettigheder.

Undersøgelse af en risikovurderet model for varemodtagelse:

BUF følger ikke alle IR’s anbefalinger. De gældende fælles retningslinjer foreskriver, at alle indkøb – uanset beløbsstørrelse – skal bekræftes decentralt. I BUF er det den enkelte medarbejder i AF, der vurderer, om enheden skal kontaktes for bekræftelse ved indkøb under 10.000 kr. En fuld tilbagevenden til varemodtagelse hos de decentrale enheder vil medføre en væsentlig meropgave for lederne og kræve flere administrative ressourcer.

Derfor arbejder forvaltningen på at ændre de nuværende regler og arbejdsgange for varemodtagelse. Her efterstræbes en model med central og automatisk varemodtagelse kombineret med øget controlling for at sikre en effektiv drift på kreditorområdet. De decentrale ledere skal friholdes mest mulig for kontrolopgaven.

BUF har i den forbindelse været i dialog med andre kommuner, som i dag anvender lignende modeller. Erfaringerne herfra peger på, at der er gode muligheder for at understøtte sikker og effektiv drift, gennem en mere central varemodtagelse med løbende stikprøvekontroller.

Forvaltningen er i dialog med ØKF om mulighederne for en tilpasning af kommunes regelsæt, herunder brug af alternative systembaserede opfølgnings- og kontrolmiljøer, der kan understøtte arbejdsgange i AF samtidig med, at kommunens risiko for svig ikke øges.

Politisk handlerum

Udvalget kan anmode om en uddybning af handleplanen. Alternativt kan udvalget også beslutte, at forvaltningen skal tilpasse praksis i overensstemmelse med IR’s bemærkninger. Forvaltningen vil i givet fald udarbejde et budgetnotat med forslag til ændrede procedurer og finansieringsbehov.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningen vender tilbage til udvalget for så vidt angår en ny risikobaseret model for varemodtagelse.

Tobias Børner Stax                                            Sti Andreas Garde