Økonomisk genopretning - månedlig afrapportering
Økonomisk genopretning - månedlig afrapportering
Børne- og Ungdomsudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde onsdag den 6. december 2006
18. Økonomisk genopretning - månedlig afrapportering
J.nr. 2006-3866
INDSTILLING
Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller, at Børne- og Ungdomsudvalget tager til efterretning:
at arbejdet med genopretning af økonomien i Børne- og Ungdomsforvaltningen, herunder skabelsen af økonomisk balance og en gennemsigtig og sammenhængende økonomistyring, forløber planmæssigt som beskrevet i indstilling og vedlagte bilag
RESUME
Arbejdet med den økonomiske genopretning i Børne- og Ungdomsforvaltningen gennemføres som planlagt i overensstemmelse med 23-punktsplanen og det vedtagne forandringsprogram i Børne- og Ungdomsudvalget den 25. oktober 2006.
En række af indsatspunkterne fra 23-punktsplanen er allerede gennemført i forvaltningen og de øvrige punkter er styringsmæssigt indarbejdet i aktivitetsplanerne for delprogrammerne "Økonomistyring" og "Økonomisk Balance" under det samlede forandringsprogram.
Status ultimo november måned på delprogram "Økonomistyring er, at udvalgte økonomistyringsområder er systematisk analyseret, de væsentligste problemområder ved den nuværende styring er identificeret og målsætninger og styringsmæssige styringsprincipper er fastlagt som referenceramme for designet af den fremtidige økonomistyring.
Tilsvarende på d elprogrammet "Økonomisk Balance" er der gennemført en række initiativer. Der er således gennemført et kvalificeret ansættelsesstop i forvaltningen, der er iværksat administrative besparelser på løn- og driftsområdet, herunder nedlæggelse af 46 stillinger med halvårseffekt i 2007. Derudover er der udarbejdet en redegørelse for hvilke mangler og problemer der har været i forhold til økonomistyringen i den tidligere Uddannelses- og Ungdomsforvaltning, der har haft afgørende betydning for de økonomiske problemer. Redegørelsen bliver udleveret til Børne- og Ungdomsudvalget den 6. december 2006 og efterfølgende fremsendes den til Økonomiudvalget.
SAGSBESKRIVELSE
Genopretningsplan for Børne- og Ungdomsforvaltningen
I forbindelse med vedtagelsen af budgettet for 2007 blev det besluttet, at der skulle gennemføres en økonomisk genopretning af Børne- og Ungdomsforvaltningen. Denne genopretningsplan er en del af et samlet forandringsprogram for Børne- og Ungdomsforvaltningen. Forandringsprogrammet består af fire hovedområder / delprogrammer:
· Faglighed For Alle
· Økonomisk Balance (økonomisk genopretning)
· Økonomistyring (økonomisk genopretning)
· Organisation
På det ordinære møde i Børne- og Ungdomsudvalget onsdag den 25. oktober 2006 blev forandringsprogrammet, herunder den økonomiske genopretningsplan om at skabe økonomisk balance og en gennemsigtig økonomistyring i Børne- og Ungdomsforvaltningen godkendt. Det overordnede politiske ansvar for programmet ligger i Børne- og Ungdomsudvalget, og det er derfor besluttet, at udvalget skal modtage månedlig rapportering om fremdriften i den økonomiske genopretningsplan, omfattende de to delprogrammer "Økonomistyring" og "Økonomisk Balance".
Denne indstilling indeholder således den første afrapportering til udvalget på ovennævnte to delprogrammer.
Status på 23-punktsplanen
En række af indsatspunkterne fra 23-punktsplanen er indarbejdet som forbedringer i forvaltningens økonomistyring. De øvrige udestående punkter er styringsmæssigt indarbejdet i aktivitetsplanerne for delprogrammerne "Økonomistyring" og "Økonomisk Balance". Den aktuelle status på de enkelte punkter fremgår af vedlagte bilagsmateriale. Der vil herefter ikke blive forelagt separat rapportering på 23-punktsplanen, da planens punkter, i det omfang de ikke allerede er gennemført, indgår i forandringsprogrammet.
Status på "Økonomistyring"
Delprogrammet skal tilrettelægge og gennemføre et samlet forløb, der
udvikler og implementerer en sammenhængende, ensartet og gennemsigtig
styringsmodel, indeholdende effektive planlægnings- og opfølgningsprocesser.
Den fremtidige økonomistyring skal knyttes op på en effektiv organisationsstruktur,
der understøtter kerneydelserne bedst muligt, dvs. bl.a. tilvejebringer de
nødvendige procedurer og kompetencer til at institutioner og skoler, kan
varetage deres administrative opgaver på en enkel måde.
Der blev umiddelbart efter godkendelsen af det samlede forandringsprogram i Børne- og Ungdomsudvalget etableret en projektgruppe, der arbejder på Økonomistyringsprogrammet. Projektgruppen består af repræsentanter fra skoler og institutioner, fra distriktskontorerne og fra centralforvaltningen i BUF.
Arbejdet følger tids- og aktivitetsplanen for delprogrammets gennemførelse.
På nuværende tidspunkt er følgende gennemført:
· Der er foretaget analyser og beskrivelser af den nuværende økonomistyring på udvalgte fokusområder, herunder "Bevillingsstyring", "Intern budget- og puljestyring", "Plads- og kapacitetsstyring", "Ledelsesrapportering" og forvaltningens anvendelse af enhedspriser. Dette med henblik på at designe principper og løsninger for en styrkelse af området.
· Analysen på de udvalgte fokusområder har resulteret i en systematisk afdækning af de væsentligste problemområder knyttet til den nuværende styring. Der er således identificeret og beskrevet e n række problemområder, der skal arbejdes videre med i den kommende periode. Af eksempler på problemer kan nævnes: Manglende entydig placering af budgetansvaret i forvaltningen, en uklar sammenhæng mellem den overordnede bevilling og de udmeldte budgetter, manglende systematik i budgetopfølgning, forskellige kontoplaner svarende til det gamle FAF og UUF, manglende gennemskuelighed i forvaltningens nuværende brug af enhedspriser i budgetudmeldingen overfor skoler og institutioner, manglende ledelsesrapportering til direktion og ledelse i forvaltningen, manglende budgettering af aktiviteter m.m.
· De overordnede målsætninger og styringsprincipper for den fremtidige økonomistyring er fastlagt. Som eksempler på målsætninger for den fremtidige økonomistyring kan nævnes:
o Ensartede styringsprincipper og dokumenterede administrative processer inden for de enkelte fagområder
o En klar sammenhæng mellem ekstern bevilling og interne budgetter
o Rettidig udmelding af entydige budgetrammer til skoler og institutioner, med klare og forståelige budgetteringsforudsætninger
o En effektiv udnyttelse af pladser på tværs af institutioner/skoler og distrikter
o At fag- og budgetansvarlige enheder reagerer ved konstaterede eller potentielle afvigelser og at korrigerende handlinger iværksættes i overensstemmelse med den givne beslutningskompetence
o At der gennem ledelsesrapportering bl.a. følges op på overordnede politiske beslutninger
De overordnede målsætninger og tilknyttede styringsprincipper skal udgøre referencerammen for den kommende periodes arbejde med design og fastlæggelse af den fremtidige økonomistyring på et overordnet niveau.
I den kommende periode vil projektgruppen gennem en bred involvering af ledere og medarbejdere fra skoler og institutioner, distriktskontorer og centralforvaltningen afdække de væsentligste behov og ønsker til den fremtidige økonomistyring på de udvalgte fokusområder. Herefter vil den fremtidige økonomistyring på et overordnet niveau blive designet og fastlagt. Arbejdet gennemføres med et klart fokus på at udvikle en økonomistyringsmodel, som understøtter forvaltningens kerneydelser bedst muligt – arbejdet med børn og unge. Det er således især skolernes- og institutionernes behov for og ønsker til styring som sættes i fokus. Dog således at styringen naturligvis understøtter centralforvaltningens behov for løbende at kunne etablere det nødvendige økonomiske overblik, herunder kunne udarbejde præcise prognoser og regnskabsopfølgninger.
Det vil ikke være muligt at gennemføre en fuldstændig omlægning forud for udmøntningen af budget 2007. Arbejdet vil forløbe et stykke ind i 2007.
Status på "Økonomisk balance"
Delprogrammet Økonomisk balance skal skabe økonomisk balance i Børne- og Ungdomsforvaltningen. Delprogrammet bidrager hertil ved gennemførelse af en række konkrete initiativer rettet mod forståelse af de historiske underskud og korrektioner ift. fremtiden. Med baggrund i en forståelse af det skete, skal der således gennemføres initiativer, der sikrer de nødvendige besparelser i årene fremover. Herunder er det delprogrammets formål at frembringe medfinansiering af FFA i 2007 med 39,4 mio. kr.
Umiddelbart efter godkendelsen af det samlede forandringsprogram blev der etableret en koordinerende styring af de mange aktiviteter i delprogrammet Økonomisk balance.
Denne koordination sikrer, at den nødvendige afdækning af problemerne og iværksættelse af korrigerende aktiviteter bliver gennemført.
På nuværende tidspunkt er følgende aktiviteter gennemført:
· der er gennemført kvalificeret ansættelsesstop i centralforvaltningen og i distrikterne
· der er iværksat administrative besparelser i forvaltningen, herunder nedlæggelse af 46 stillinger
· der er tilvejebragt et overblik over, hvordan puljerne er knyttet op imod lovgivning m.m., og dermed i hvilket omfang de kan nedlægges
· den 25. oktober 2006 godkendte Børne- og Ungdomsudvalget forvaltningens forslag til medfinansiering af Faglighed for Alle på 39, 4 mio. kr. samt en række udeståender i tilknytning til budget 2007
I den kommende periode vil projektgruppen bag Økonomisk balance gennemføre følgende aktiviteter:
· Redegørelse for årsagerne til de økonomiske problemer vil blive færdiggjort og udleveret til Børne- og Ungdomsudvalget den 6. december 2006 og efterfølgende fremsendt til Økonomiudvalget.
· Decentralt arbejdes der målrettet på inden årsskiftet at få håndteret de debitorsager der er opstået i kølvandet på Accenture, samt i forbindelse med overgangen til KMD.
· Den økonomiske status for skoler og institutioner vil blive afdækket inden årets udgang.
· Budgetrammen for 2007 vil inden BUU-mødet den 6. december 2006 være afstemt.
· Udmøntningen af budget 2007, herunder forslag til besparelsesinitiativer for 2007 forelægges for Børne- og Ungdomsudvalget på mødet den 13. december 2006.
· Besparelsesinitiativer i forbindelse med Prioriteringsrum 2008 og handlingsplan for deres gennemførelse vil inden 15. december 2006 være udarbejdet.
Sammenhæng mellem "Økonomistyring" og Økonomisk balance"
Gennem tæt koordinering imellem "Økonomistyring" og "Økonomisk balance" sikres intern sammenhæng. Dette vil konkret give sig udtryk i, at redegørelserne, som udarbejdes af Økonomisk balance, vil afdække problemer, der relaterer sig til BUFs økonomistyring såvel som til uhensigtsmæssige økonomiske dispositioner. De identificerede økonomistyringsproblemer vil blive videregivet til "Økonomistyring", mens uhensigtsmæssige økonomiske dispositioner vil blive håndteret af "Økonomisk balance".
Økonomi
Ingen yderligere bemærkninger.
Miljøvurdering
Sagstypen er ikke omfattet af Børne- og Ungdomsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.
Høring
Ingen bemærkninger
BILAG VEDLAGT
· Status på økonomisk genopretning i Børne- og Ungdomsforvaltningen
Kurt G. Jensen