Statusrapport pr. maj 2007 om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi

Børne- og Ungdomsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 6. juni 2007

 

 

3.      Statusrapport pr. maj 2007 om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi

  J.nr. 2006-3866

 

 

 

Månedlig statusrapport om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi til Økonomiudvalgets efterretning som følge af Borgerrepræsentationens beslutning herom (BR678/06).

 

INDSTILLING OG Beslutning

Børne- og Ungdomsforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget, 1.                  at statusrapporten for maj tages til efterretning, idet det indskærpes, at Børne- og Ungdomsudvalget på førstkommende møde tager stilling til besparelser til sikring af balance i Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi i overensstemmelse med den økonomiske genopretningsplan. 2.                  at Børne- og Ungdomsudvalget sikrer, at Børne- og Ungdomsudvalgets næste prognose giver et retvisende billede af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi, og at Børne- og Ungdomsudvalget snarest og senest inden næste statusrapportering skal fremsende dokumentation for de besparelser – på i alt 23 mio. kr. – som ikke er tilstrækkeligt dokumenteret. 3.                  at Børne- og Ungdomsudvalget sikrer fremdriften og overholdelse af tidsplanen for arbejdet med de projekter med prioriteten "høj".   Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget, 1.                  at det indskærpes overfor Børne- og Ungdomsudvalget nøje at sikre, at der afsættes de nødvendige ressourcer i Børne- og Ungdomsforvaltningen til gennemførelsen af den økonomiske genopretningsplan.

 

Problemstilling

Borgerrepræsentationen godkendte genopretningsplanen for Børne- og Ungdomsforvaltningen på mødet d. 14. december 2006 og besluttede samtidigt, at Økonomiudvalget skal have en månedlig statusrapportering på arbejdet fra januar 2007. Statusrapporten pr. maj 2007 gives her.

 

Løsning

Økonomi i Balance

Deloitte har gennemgået samtlige besparelser vedtaget siden budget 2007, i alt ca. 210 mio. kr., og har foretaget risikovurdering af besparelserne.

Gennemgangen viser, at:

-     20 mio. kr. af besparelserne er røde, jf. figur

-     119 mio. kr. af besparelserne er gule, jf. figur

-     67 mio. kr. af besparelserne er grønne, jf. figur

 

 

Den røde søjle viser de samlede besparelser på områder, hvor der er væsentlig tvivl om, at besparelsen kan opnås i det forudsatte omfang. Den del af den røde søjle, der for april er skraveret gul, angiver den del af besparelsen, der forventes at forløbe som budgetteret. For maj er denne del flyttet til grøn.

Den gule søjle viser de besparelser, hvor det endnu ikke er dokumenteret tilstrækkeligt, at besparelsen kan gennemføres, eller i øvrigt indeholder usikkerheder. Den del der er skraveret med grønt angiver generelle rammebesparelser som er udmeldt, men hvor realiseringen beror på decentral budgetoverholdelse. Den grønne søjle illustrerer de besparelser, hvor Deloitte har vurderet at besparelsen er effektueret.

 

Bruttolisten i bilag 2 vil danne grundlag for det interne arbejde i Børne- og Ungdomsforvaltningen omkring opfølgning på besparelserne.

 

Deloittes samlede vurdering af fremdriften i den økonomiske balance er, at der er sket fremskridt, men at der fortsat er besparelser for 23 mio. kr., som ikke er tilstrækkeligt dokumenteret, hvilket ikke er tilfredsstillende. Deloitte er i dialog med Børne- og Ungdomsforvaltningen om disse tiltag.

Herudover er den andel af de med rødt vurderede besparelser, hvor det er vurderet, at en del af besparelserne kan realiseres, flyttet fra den rødgule markering i april til grøn markering i maj måned. Dette drejer sig om ca. 10 mio. kr. De besparelser i den røde søjle, som ikke kan realiseres, er til gengæld øget fra 18 til 20 mio. kr. imellem april og maj måned. Børne- og Ungdomsforvaltningen vil til Børne- og Ungdomsudvalgets møde d. 6. juni udarbejde en indstilling angående tilvejebringelse af finansiering af disse.

På baggrund af Børne- og Ungdomsudvalgets kvartalsprognose for 1. kvartal 2007 har Deloitte foretaget en vurdering af den samlede økonomi i Børne- og Ungdomsforvaltningen. Deloitte vurderer, at:

-     Prognosegrundlaget er usikkert, og at der ikke kan drages en sikker konklusion i forhold til det samlede resultat baseret på forbrugstal.

-     Der er et akut behov for fortsat at få løst de bogførings- og lønproblematikker, som er adresseret igennem de enkelte punkter i genopretningsplanen.

-     Der er et stærkt behov for at få gennemført en grundig budget- og forbrugsanalyse af det samlede budget, hvilket er iværksat i samarbejde mellem Børne- og Ungdomsforvaltningen og Deloitte.

 

Forbedring af Økonomistyringen

Bilag 3 omfatter en status på arbejdet med den økonomiske genopretning i Børne- og Ungdomsforvaltningen. Deloitte og Børne- og Ungdomsforvaltningen har gennemgået de punkter i planen for status på arbejdet med den økonomiske genopretning med betegnelsen "høj" prioritet.

Deloitte vurderer på baggrund af dokumentation for opfyldelse af milepæle, gennemgang af aktivitets- og projektplaner samt møder med Børne- og Ungdomsforvaltningen omkring fremdriften, at for 9 af projekterne er fremdriften tilfredsstillede og for 7 af projekterne er fremdriften enten ikke tilfredsstillende eller forsinket, således at der kan være risiko for at tidsplanen ikke nås. Samlet gælder for disse 7 tiltag, at ressourcesituationen i Børne- og Ungdomsforvaltningen bevirker, at der ved udgangen af maj måned ikke er allokeret de fornødne ressourcer til projektet. Børne- og Ungdomsforvaltningen oplyser dog, at man har foretaget nybesættelser og indgået konkrete aftaler om yderligere ekstern bistand som sikrer, at den samlede ressourcesituation i løbet af kort tid vil blive forbedret væsentligt.

Tabel 1. Risikovurdering af høj prioritetsprojekterne.

Nr.		April*	Maj
3	Fremtidig budgetstyring
12	Budgetansvar, instrukser og forretningsgange samt dokumentation
13	Understøttelse af decentral økonomistyring
14/15	Implementering og forandring af plads- og kapacitetsstyringen
16	Fraværsregistrering, refusionspraksis på institutionerne
17	Kontoplanstruktur
21	Debitorsager
22	Feriepenge, pensioner og øvrige udeståender
23	Gældsproblematik på skoler og andre institutioner
24	Udmøntning af besparelser i Budget 2007
25	Betalinger til/fra andre kommuner, oprydning
26	Løn på fejlkonti, oprydning
27	Statusposter, oprydning
28	Refusioner, oprydning
29	Husleje, afklaring
30	Styring af udgifter til IT-systemer

* Bemærk vurderingen for april måned alene vedrørte hvorvidt projekterne var nedfældet i kommissorier og igangsat, mens maj måned indeholder en samlet vurdering af fremdrift.

 

Børne- og Ungdomsforvaltningen og Økonomiforvaltningen deler Deloittes samlede vurdering af Økonomi i Balance og Forbedring af Økonomistyringen – særligt behovet for,

-     at Børne- og Ungdomsudvalget på førstkommende møde tager stilling til besparelser til sikring af balance i Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi i overensstemmelse med den økonomiske genopretningsplan.

-     at Børne- og Ungdomsudvalget sikrer, at Børne- og Ungdomsudvalgets næste prognose giver et retvisende billede af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi – herunder at bogføringen kommer på plads, og at Børne- og Ungdomsudvalget snarest og senest inden næste statusrapportering skal fremsende dokumentation for de besparelser – på i alt 23 mio. kr. – som ikke er tilstrækkeligt dokumenteret.

-     at Børne- og Ungdomsudvalget sikrer fremdriften og overholdelse af tidsplanen for arbejdet med de projekter med prioriteten "høj".

 

Økonomiforvaltningen indstiller, at Børne- og Ungdomsudvalget nøje følger ressourcesituationen i Børne- og Ungdomsforvaltningen.

Endvidere er det aftalt mellem Børne- og Ungdomsforvaltningen og Økonomiforvaltningen, at Børne- og Ungdomsforvaltningen udarbejder et notat – som kan forelægges ved behandlingen af statusrapporteringen for maj i Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget - der blandt andet redegør for hvorledes det sikres, at Børne- og Ungdomsudvalgets næste prognose giver et retvisende billede af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi

 

Den næste statusrapportering til Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget vil ske i BUU d. 12. september 2007 og i ØU d. 25. september 2007.

 

Videre proces

Denne indstilling behandles i Børne- og Ungdomsudvalget d. 6. juni, og i Økonomiudvalget d. 12. juni 2007.

 

Bilag

1.      Statusrapportering for maj 2007 vedrørende Genopretningsplan for "Økonomistyring" og "Økonomisk Balance" fra Deloitte

2.      Status på Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi i 2007

3.      Status på arbejdet med økonomisk genopretning i Børne- og Ungdomsforvaltningen

4.      Møde- og procesplan for rapporteringer i 2. halvår af 2007

5.      Notat fra BUF om den økonomiske genopretning

 

 

         Else Sommer                                  /                    Claus Juhl