Intern ansøgning, midler til fælles kommunikationsindsats i forbindelse med opstillingsmøde 2014

Lokaludvalget skal afsætte midler til kommunikationsindsats i forbindelse opstillingsmøde.

D. 24. januar 2013 besluttede Amager Øst Lokaludvalg at afsætte 250.000 kr. af 2013 puljemiddelbudgettet til gennemførelse af fokuseret borgerinddragelsesindsats i 2013, herunder indsatsen i forbindelse med valg af nyt lokaludvalg i starten af 2014.

Formanden indstiller til Amager Øst Lokaludvalg:

At lokaludvalget godkender anvendelsen af 24.097 kr. af de i forvejen afsatte 2013 puljemidlerne til fælles kommunikationsindsats i forbindelse med opstillingsmødet i 2014.

Efter afholdelsen af kommunalvalget den 19. november 2013, skal nye lokaludvalg vælges i de enkelte bydele på opstillingsmøder, som forventes at finde sted i februar 2014.

Evalueringen af lokaludvalgene i 2010 peger på, at lokaludvalgene har haft svært ved at appellere bredt, herunder f.eks. til yngre borgere, børnefamilier og nydanskere, og at medlemssammensætningen i lokaludvalgene ikke afspejler et bredt udsnit af bydelenes befolkning.

Sekretariatsmedarbejdere fra de forskellige lokaludvalg har samarbejdet om en kommunikationsstrategi og en plan for kommunikation af valgprocessen.
Kommunikationsstrategien redegør for indsatsens målgruppe, budskaber, kommunikationsveje, kommunikationsmidler, tidsplan og rollefordeling osv. (Se bilag: Kommunikationsstrategi for opstillingsmøder).

I planen indgår:
1) En kommunikationspakke, som sekretariaterne i samarbejde med Sekretariatet for Ledelse og Kommunikation i Økonomiforvaltningen udarbejder. Pakken består af skabeloner til folder, flyer, annonce, plakat og tekst til hjemmeside med information om lokaludvalgene. Disse skabeloner kan redigeres af de enkelte lokaludvalgssekretariater, således at f.eks. kontaktinformation, logo og billeder kan tilpasses hvert enkelt lokaludvalg.
2) Et pressekit, som består af en pressemeddelelse samt et faktaark, som giver medierne letforståelig baggrundsinformation. Målet er at skabe opmærksomhed omkring lokaludvalgene i regionale medier og relevante landsdækkende medier op til opstillingsmøderne. Pressekitet kan også bruges af lokaludvalgssekretariaterne til information på hjemmesiden eller som udgangspunkt for en lokal presseindsats.
3) En videospot, der kan lægges ud på lokaludvalgenes hjemmesider samt Københavns Kommunes hjemmeside, som på en letfordøjelig måde forklarer, hvad lokaludvalgene er, og hvordan man kan få indflydelse på bydelen gennem dem.
4) En fælles plakat, der sættes på kommunens 250 plakatsøjler, som er reserveret til formålet i uge 48 i 2013.
(Valget er faldet på uge da de, som er interesserede i at stille op, som minimum have et par uger til at skaffe opbakning fra deres foreningsmæssige bagland. Derudover er uge 48 efter kommunalvalget, men før juleræset for alvor går i gang).

Ved en fælles kommunikationsindsats opnås markante fordele ift. stordriftsrabatter. Desuden udnyttes lokaludvalgenes og sekretariaternes ressourcer effektiv og det vil være muligt at nå en bredere målgruppe, som ikke i forvejen har kendskab til lokaludvalgene.
Samtidig er der plads til en lokal indsats, som kan tage højde for lokale forskelle og behov, samt udnytte de lokale netværk i bydelene.

Fælles kommunikationsindsats.
Den samlede fælles kommunikationspakke er budgetteret til 250.000 kr.
 

Produkt	Udgift	Budget eks. moms
Kommunikationspakke	Grafisk design af skabelon til informationsmateriale	50.000
Film	Ekstern produktion	50.000
Byrumsplakater	Design, tryk og opsætning	150.000
I alt		250.000

Beløbet fordeles på alle 12 lokaludvalg efter samme fordelingsnøgle som puljemidlerne.
I Amager Øst Lokaludvalg søges der således om 24.097 kr. af 2013 puljemidlerne.

Kommunikationspakken, som vil tilgodese det basale kommunikationsbehov, vil blive færdiggjort hurtigst muligt efter lokaludvalgenes beslutning, så den er klar i slutningen af maj. Arbejdet med den sættes i gang, når alle lokaludvalg har truffet beslutning om afsættelse af midler til fælles kommunikationsindsats.
De øvrige dele af kommunikationsindsatsen, pressekit, film og byrumsplakater, udarbejdes i løbet af sommeren og efteråret, så det er klar til november 2013.

Indstillingen blev vedtaget uden afstemning.