Håndtering af interne projekter samt ad hoc-grupper

Formanden indstiller,

1) At Amager Øst Lokaludvalg drøfter punktet

2) At Amager Øst Lokaludvalg godkender den foreslåede procedure for håndtering af interne projekter og ad hoc-grupper

3) At Amager Øst Lokaludvalg drøfter bruttolisten over ad hoc-grupper

4) At Amager Øst Lokaludvalg drøfter hvilke ad hoc-grupper der er aktuelle i 2014 og på baggrund heraf udpeger en tovholder for de respektive grupper.

5) At Amager Øst Lokaludvalg bemyndiger tovholderne til at udarbejde forslag til kommissorie og eventuelle projektaktiviteter, som gruppen ønsker at arbejde med i indeværende år. Forslagene behandles på lokaludvalgets møde i juni.

Amager Øst Lokaludvalg har traditionelt organiseret sig i ad hoc-grupper og arbejdet med en lang række interne projekter finansieret af lokaludvalgets puljemidler. Ad hoc-grupperne og projekterne er mangeartede og spiller hver især forskellige roller i forhold til lokaludvalgets virke og i forhold til udviklingen i bydelen Amager Øst i al almindelighed. Med henblik på at strukturere de interne indsatser foreslås det at ændre proceduren for arbejdet med ad hoc-grupperne og de interne projekter.

Drøftelserne på lokaludvalgets seminar den 11. maj 2014 er indarbejdet i forslagene.

Nedsættelse af ad hoc-grupper
Amager Øst Lokaludvalg kan løbende nedsætte ad hoc-grupper, der har til formål at arbejde med konkrete projekter, temaområder eller lignende. For at sikre gruppens legitimitet over for lokaludvalget er det Lokaludvalget der træffer beslutning om at nedsætte ad hoc-grupper. I forbindelse med nedsættelsen af ad hoc-grupper laves en indstilling der beskriver gruppens 

• Historik / baggrund for etablering
• Kommissorium
• Sammensætning
• Mødehyppighed
• Årets målsætning 
• konkrete projekter (i projektskabelon hvis de kræver finansiering og eller sekretariatsbistand)

Ad hoc-grupperne refererer direkte til lokaludvalget blandt andet ved at gøre ad hoc-grupperne til et fast tema under punktet "statusorientering".Tovholderen for en ad hoc-gruppe skal altid være et medlem af lokaludvalget.

Årshjul
Hvert år i december evaluerer lokaludvalget, på baggrund af indstilling fra de enkelte tovholdere, arbejdet i ad hoc-grupperne og med de interne projekter generelt. I forbindelse med evalueringen skal lokaludvalget beslutte hvorvidt de enkelte ad hoc-grupper skal fortsætte i det kommende år, skal nedlægges eller have ændret sit kommisorium, og om der er behov for at oprette nye ad hoc grupper.

Alle arbejdsgrupper (faste arbejdsgrupper og Ad Hoc grupper) melder hvert år i december (i 2014 ligeledes i forbindelse med lokaludvalgsmødet i juni ) hvilke interne projekter som gruppen vil arbejde med i det kommende år. I forlængelse heraf afsættes en rammebevilling af puljemidlerne til brug for årets interne projekter. Midlerne til de enkelte projekter udmøntes dog først på baggrund af en konkret indstilling i udfyldt projektskabelon.

På baggrund af lokaludvalgets beslutning om hvilke projekter, der skal arbejdes med i det kommende år, udarbejder sekretariatet en årsplan. Formålet med årsplanen er at sikre et overblik og en systematik i lokaludvalgets arbejde med de interne projekter, samt at sikre at sekretariatet kan bistå lokaludvalget med de nødvendige ressourcer, hvilket kræver, at projekterne planlægges i god tid. Årsplanen kan ligeledes danne udgangspunkt for en årlig statusevaluering af lokaludvalgets arbejde med egne projekter, hvilket eksempelvis kan bruges som dokumentation overfor Borgerrepræsentationen og andre samarbejdspartnere. Derudover er et væsentligt formål at lokaludvalget tidligt på året disponerer puljemidler til de interne projekter, hvilket gør den overordnede økonomistyring mere robust. Årsplanen betyder IKKE, at der i årets løb er lukket for at komme med nye projektforslag hvis der eksempelvis opstår en ny aktuel sag, der kræver øjeblikkelig handling.

Hvert år i juni revideres puljemiddelbudgetterne, og det vil være muligt at omdisponere midler fra den interne pulje til den eksterne pulje efter behov.


Alle interne projekter, der kræver puljemidler og/eller sekretariatsbistand beskrives i en fast projektskabelon
Formålet med denne procedure er at sikre at alle dele af projektet er gennemarbejdet og drøftet. Derudover vil et fælles udtryk betyde, at det er lettere for lokaludvalget at gennemskue projektets formål og indhold. Procedureændringen skal således gøre projektbeskrivelsen mere klar og dermed gøre det lettere for såvel lokaludvalgsmedlemmer som for borgere og samarbejdspartnere i forvaltningerne samt i Borgerrepræsentationen at forstå, hvilke projekter lokaludvalget arbejder med, samt hvorfor lokaludvalget arbejder med netop dette projekt. Det er i udgangspunktet sekretariatet, der som en del af sekretariatsbistanden til de faste arbejdsgrupper, udfylder projektskabelonen, på baggrund af arbejdsgruppens drøftelse på arbejdsgruppemøderne.

Bruttoliste over aktuelle og foreslåede ad hoc-grupper
Amagerbrogadegruppen
Belysningsgruppen
Begrønningsgruppen
Musikøen Ama'r
Buret
Ungeråd - Natteliv
Sundbyøster Hallen
Den Blå Sti
Borgerinddragelse/strategigruppe
Iværksætteri/ erhvervsudvikling
Nord Øst Amager
Øresundskysten
Amager Øst som "fribydel"

Liste over faste interne projekter udenfor Ad hoc grupper /arbejdsgrupper
Lørdage på Musiktorvet (30.000 - midler til aktiviteter i 2014 allerede afsat)
Facadepris (12.000 årligt - indstilling udarbejdes til beslutning på lokaludvalgets møde i juni)
Lokaludvalgets efterårsstudietur (20.000 årligt - indstilling udarbejdes til beslutning på lokaludvalgets møde i juni)
Frivilligprisen (20.000 årligt - indstilling udarbejdes til beslutning på lokaludvalgets møde i juni)
Julefesten (10.000 årligt - indstilling udarbejdes til beslutning på lokaludvalgets møde i juni)

Indstillingen blev godkendt med følgende tilføjelser til listen over ad hoc grupper.

Det gode Børneliv
Ama'r Røsten
Prøvestien
Bilfri Bykvarter
Børne Trafik
Greisvej gruppen

Følgende blev udpreget til tovholder for de enkelte ad hoc grupper:


Amagerbrogadegruppen - Randi Sørensen
Belysningsgruppen - Jens William Grav
Begrønningsgruppen - Rune Solvang
Musikøen Ama'r - Randi Sørensen
Buret - Ole Pedersen
Ungeråd - Natteliv - Rune Solvang
Sundbyøster Hallen - Ole Pedersen
Den Blå Sti - Steen Lykkebo
Borgerinddragelse/strategigruppe - Steen Lykkebo 
Iværksætteri/ erhvervsudvikling - afklares senere - Martin Mielko blev nævnt men var ikke til stede på mødet.
Nord Øst Amager - Lars Berg-Schovsbo
Øresundskysten - Lasse Rossen blev foreslået men var ikke tilstede på mødet
Amager Øst som "fribydel" - Phie Ambo blev foreslået men var ikke til stede på mødet
Det gode Børneliv - Iben Lindemark 
Ama'r Røsten - Ole Pedersen / Jan Kyrsting
Prøvestien - Karl Vogt-Nielsen
Bilfri Bykvarter- Karl Vogt-Nielsen
Børne Trafik - Martin Hein blev foreslået men var ikke til stede på mødet
Greisvej gruppen - Eva Damgaard