Orientering om nyt puljeansøgningssystem
Indstilling og beslutning
at lokaludvalget tager orienteringen til efterretning.
Problemstilling
Lokaludvalget har i ansøgningsrunden til dette lokaludvalgsmøde taget det nye digitale ansøgningssystem, AMES, i brug.
Baggrund:
Med vedtagelsen af Koncept for Lokaludvalg (BR-15-06-2011) besluttedes det at indføre en digital løsning til ansøgninger til lokaludvalgenes puljemidler. Indførelsen af et digitalt system til administration af lokaludvalgenes puljemidler forventes at kunne lette sagsgangene omkring ansøgningsproceduren samt den politiske behandling af ansøgningerne. Dette vil kunne frigøre ressourcer i sekretariaterne. Samtidigt vil det ensrette procedurer på tværs af lokaludvalg, minimere fejl, højne den juridiske kvalitet i sagsbehandlingen og gøre det mere gennemskueligt for ansøgere at søge om støtte fra lokaludvalgene.
Blandt fordelene kan nævnes:
- Det vil ikke længere være muligt at indsende et regnskab, der adskiller sig fra det indsendte budget. Lokaludvalgets sekretariat bruger pt. meget tid på at indhente supplerende oplysninger om de indsendte regnskaber.
- Der vil med det nye ansøgningsskema være en langt grundigere vejledning til ansøgerne end i dag.
- Det nye ansøgningsskema vil indeholde flere og mere sammenlignelige oplysninger end det nuværende ansøgningsskema. Dette vil lette lokaludvalgets sagsbehandling betydeligt.
- Ansøgnings- og evalueringsskema indeholder de samme spørgsmål, hvorved det bliver lettere at kontrollere, om projektet er afviklet som planlagt. (se bilag, eksempel på evaluering)
- Ansøgere får automatisk påmindelser, når regnskabsfristen nærmer sig. Dette vil spare meget tid for sekretariatet.
Puljemiddelkriterierne for de enkelte lokaludvalg er stadig gældende, og det vil til enhver tid være muligt at kontakte lokaludvalgets sekretariat for hjælp til at udfylde skemaet.
Systemet skal afprøves frem til efteråret, hvorefter det evalueres og rettes, hvor det måtte være nødvendigt.