Forenkling af retningslinjer for Østerbropuljen

Østerbro Lokaludvalg skal tage stilling til forslag fra puljeudvalget om forenkling af retningslinjerne for Østerbropuljen.

Puljeudvalget indstiller til Østerbro Lokaludvalg,

1. at lokaludvalget godkender udkast til forenkling af retningslinjer for Østerbropuljen.

Retningslinjerne for tildeling af puljemidler er det sæt regler,lokaludvalget selv har opstillet, der bruges som en rettesnor, når lokaludvalget bevilger puljemidler til lokale projekter. Retningslinjerne retter sig mod puljeansøgere, så de kan orientere sig i, hvad Østerbropuljen giver/ikke giver støtte til, og hvad lokaludvalget prioriterer i behandlingen af de indkomne puljeansøgninger.

De gældende retningslinjer for tildeling af puljemidler fra Østerbropuljen er, foruden mindre redaktionelle ændringer, senest blevet gennemgribende ændret i maj 2011 under den forrige samling.

Lokaludvalget besluttede den 20. januar 2015, at puljeudvalget i samarbejde med udviklingsudvalget skal se på, hvordan retningslinjerne kan blive lettere at navigere efter og vil fremstå tydeligere for ansøgerne.

Puljeudvalget har diskuteret problemstillingen gennem flere møder og på baggrund af en vurdering af de indkomne ansøgninger, behandlingen af disse i lokaludvalget og ved indhentning af oplysninger fra sekretariatet omkring ansøgningsproceduren påpeger puljeudvalget flere udfordringer.

I en del tilfælde indeholder ansøgningerne "fejl", hvor ansøger enten har misforstået eller slet ikke læst retningslinjerne. De typiske fejl er fx, at projekterne påbegyndes før behandlingstidspunktet i lokaludvalget, projektet løber over flere kalenderår, eller at der søges støtte til studieture.

Ved behandlingen af ansøgningerne i lokaludvalget har der også i flere tilfælde været uklarheder i tolkningen af retningslinjerne, som har gjort det vanskeligt at skabe og holde en forudsigelig linje i behandlingen af ansøgningerne. Dette kan desuden forvirre ansøgere, der kan opleve modsatrettede begrundelser for tilsagn og afslag.

Som udgangspunkt mener puljeudvalget, at de nuværende retningslinjer fungerer, men der er en række svagheder:

- Retningslinjerne omhandler både interne og eksterne projekter
- Retningslinjerne fylder meget (teksten er lang og indviklet skrevet)
- Det er svært at orientere sig i retningslinjerne
- Det er uklart, hvad lokaludvalget prioriterer, støtter/ikke støtter

Puljeudvalget foreslår, at retningslinjerne bibeholdes, foruden en række mindre ændringer (se nedenfor), men at teksten forenkles efter følgende principper:

Retningslinjerne skal udelukkende omhandle eksterne ansøgere og samtidigt omdøbes til "Østerbro Lokaludvalg retningslinjer for Østerbropuljen". Dette gør det muligt, at tage flere afsnit ud, der ikke er henvendt til eksterne ansøgere, og som derfor kan forvirre eller sløre budskabet.

Så vidt muligt afkortes teksten, så dokumentet ikke virker uoverskueligt for læseren, men i stedet kort og præcist beskriver retningslinjerne. Selve retningslinjerne (uden ansøgnings- og evalueringsprocedure) skal gerne kunne være på én a4 side.

Dokumentet opdeles med underoverskrifter, der klart samler retningslinjerne i henholdsvis et kort beskrevet formål, "Prioriteringer", "Betingelser for støtte" og "Ingen eller begrænset støtte til". Afslutningsvis fremgår procedurerne.

Afsnittet "Udgifter til administration må maksimum udgøre 10% af det samlede ansøgte beløb" slettes. Begrundelsen herfor er, at det kan være svært for lokaludvalget at se, hvad disse udgifter rent faktisk dækker. Desuden er det vanskeligt at administrere, da sekretariatet må bede ansøger godtgøre, hvad pengene er gået til, for at sikre at formålet overholdes. Sletningen af afsnittet har ikke betydning for muligheden for at ansøger kan søge om honorarer, da dette ikke anses som en del af administrative udgifter. Ansøger kan stadig søge støtte til administration, men det skal fremgå som en budgetpost, og udgifterne skal kunne dokumenteres, hvis ansøger udtrækkes til stikprøvekontrol.

Afsnittet hvor det præciseres, at der tages udgangspunkt i Østerbro som lokalområde, har givet anledning til diskussion, om dette skal opfattes smalt eller bredt. Det er puljeudvalgets opfattelse, at det er nødvendigt at se på den enkelte ansøgning for at vurdere, om den henvender sig til østerbroerne. Derfor ændres ordlyden til "en aktivitet i lokalområdet".

Afsnittet omkring støtte til lokaludvalgets egne projekter samt fast driftsstøtte til et Miljøpunkt udgår.

Med forenklingen af retningslinjerne, er det puljeudvalgets opfattelse, at budskabet vil fremstå tydeligere, så ansøgerne reelt læser retningslinjerne og kan forstå dem. Desuden vil det også kunne påvirke lokaludvalgets behandling af de indkomne ansøgninger i en positiv retning, da prioriteringerne er blevet fremhævet. Der vil stadig være tvivlsspørgsmål, diskussioner og vurderinger i behandlingen, men udadtil vil der være en større gennemsigtighed i behandlingen.  

Vedhæftet som bilag er puljeudvalgets forslag til de forenklede retningslinjer og de gældende retningslinjer.

Såfremt indstillingen imødekommes, sørger sekretariatet for, at retningslinjerne publiceres på lokaludvalgets hjemmeside.

De forenklede retningslinjer vil først træde i kraft fra den dato de vedtages, dvs. at ansøgninger der er indkommet før vedtagelsen behandles efter de nuværende retningslinjer og ansøgninger indkommet efter vedtagelsen behandles efter de forenklede retningslinjer.

1. Lokaludvalget stemte om ændringsforslag til at slette to sætninger i hhv. 4.dot under prioriteringer og 3.dot under Ingen eller begrænset støtte

For: 4 stemmer
Imod: 7 stemmer
Undlod: 2 stemmer

Lokaludvalget stemte om godkendelse af de fremlagte retningslinjer for Østerbropuljen

For: 12 stemmer

Lokaludvalget godkendte retningslinjer for Østerbropuljen