Drøftelse og valg af rammer for bydelsplanlægning 2016-17
Østerbro Lokaludvalg drøfter og fastlægger rammerne for den kommende bydelsplanlægning.
Tidligere beslutninger
Østerbro Lokaludvalgs beslutning i møde den 10. februar 2016:
1. Lokaludvalget tog evaluering af den seneste runde bydelsplaner til efterretning
2. Lokaludvalget tog status for projekterne i den seneste bydelsplan til efterretning
3. Lokaludvalget godkendte udkast til høringssvar om koncept for den næste runde bydelsplaner, dog med skærpelse af pkt. 2 vedr. det upraktiske i at hvert lokaludvalg selv må sikre inddragelse af BR- udvalgene.
Østerbro Lokaludvalgs beslutning i møde den 17. marts 2016:
1. Østerbro Lokaludvalg drøftede, hvordan den kommende bydelsplanlægning kan gribes an, forventninger til det dertil knyttede ressourceforbrug og medlemmernes individuelle deltagelse i planlægningsforløbet.
2. Østerbro Lokaludvalg udskyder drøftelsen af de forskellige tilgange til borgerdialog til et kommende bydelsplanlægningsseminar
3. Østerbro Lokaludvalg besluttede at afholde et bydelsplanseminar onsdag den 27. april 2016 kl. 17-21
Indstilling
Koordinationsudvalget indstiller til Østerbro Lokaludvalg,
1. at lokaludvalget godkender de overordnede rammer for bydelsplanlægningen jf. løsningsafsnittet.
2. at lokaludvalget godkender procesplanen for bydelsplanlægningen jf. løsningsafsnittet og det vedhæftede bilag.
3. at lokaludvalget bevilger 50.000 kr. i 2016-puljemidler, som foreløbig ramme til den indledende borgerdialog i forbindelse med bydelsplanlægningen jf. økonomiafsnittet.
Problemstilling
Det endelige koncept for bydelenes kommende bydelsplanlægning skal godkendes af Borgerrepræsentationen den 26. maj 2016. Det forventes, at perioden for bydelsplanlægningen i denne omgang kommer til at ligge fra juni 2016 til maj 2017.
Kommunens oplæg, jf. høringen om nyt koncept for bydelsplaner, er at både proces og form vil være mere fri, og dermed i højere grad kan formes efter de enkelte bykvarterer og lokaludvalgets ønsker og behov.
Se Østerbro Lokaludvalgs behandling af koncept for bydelsplaner, herunder relevante bilag:
I lokaludvalgets møde den 17. marts blev det besluttet at afholde et bydelsplanseminar, hvor man mere konkret kan drøfte medlemmernes ønsker og forventninger til bydelsplanen, særligt:
-
De borgerinddragelsesmetoder ØLU ønsker at gøre brug af, afprøve og evt. videreudvikle
-
Hvordan samarbejdet med de kommunale forvaltninger bør tilrettelægges
-
Hvordan samspillet med BRs politikere bør være
På baggrund af lokaludvalgsmedlemmernes tilbagemelding i mødet den 17. marts, er både medlemmer og suppleanter inviteret til seminaret den 27.april. Der var 12 tilmeldte ved dagsordens udsendelse onsdag den 13. april 2016.
Tilbagemeldingen, der er er vedhæftet som bilag i den elektroniske dagsorden, viste stor tilslutning til at inddrage særligt interesserede borgere og repræsentanter for udvalgte målgrupper i bydelsplanlægningen.
Det vil derfor blive forsøgt at afdække om der er særlige ressource/videns personer for et enkelt bykvarter eller for en særlig målgruppe/netværk, som med fordel kan inddrages. På samme måde vil det være en fordel at få klarlagt hvordan vi opsøger borgerne i de enkelte kvarterer, hvad der skal laves i forhold til de målgrupper man gerne vil ramme og hvem skal/vil være med.
Program for seminaret udsendes efter lokaludvalgets møde den 19. april 2016.
Løsning
For at kunne komme i gang med planlægningen foreslår koordinationsudvalget, at man allerede nu beslutter sig for nogle overordnede rammer med en procesplan, organisering og foreløbig økonomi.
Dette vil også betyde, at man på det planlagte seminar den 27. april kan fokusere på borgerdialog, metoder og muligheder for konkrete aktiviteter i stedet for de overordnede rammer generelt.
Koordinationsudvalget foreslår derfor følgende:
Overordnet ramme
Det foreslås, at bydelsplanlægningen kommer til at foregå i 3 etaper.
Etape 1:Tanken er at starte med en åben borgerdialog, hvor lokaldvalgets medlemmer tager ud til de enkelte kvarterer og bliver klogere på områdets styrker/svagheder og beboernes ønsker og idéer. For at sikre en mere realistisk forventning omkring borgernes ønsker, og mulighed for opsamling og videre bearbejdning, vil fokus blive lagt på "funktionerne" (f.eks. ønsket om et sted mødes), fremfor på de konkrete ønsker (f.eks. et ungehus).
Derefter vil alle disse input blive samlet, kategoriseret og bearbejdet for at kunne se om der f.eks. er særlige behov/problemstillinger i hvert enkelt kvarter, nogle tværgående temaer og om der i øvrigt er faktorer der særligt stikker ud. Kort med inddeling af bykvarterer som de så ud jf. Bydelsplan for 2008 og 2012 er vedhæftet som bilag.
Etape 2: Disse input vil være retningsgivende for den næste etape, hvor det vil være muligt at gå mere i dybden med mere konkrete ideer, indsatser eller projekter. Der vil evt. kunne holdes borgermøder på tværs af kvartererne med konkrete temaer eller det kan være at man skal besøge specifikke institutioner eller samlingspunkter i lokalområderne. Det er også i denne fase, at der formentlig vil være de bedste muligheder for at få en tættere dialog med både BR-politikere og lokale ressourcepersoner.
Etape 3: Som den sidste etape samles og kvalificeres de konkrete ideer, indsatser og projekter, som er kommet ud af 2. etape og der vil højst sandsynligt skulle ske en udvælgelse af projekter (evt. i samråd med en række lokale ressourcepersoner). Slutteligt formuleres og sammensættes bydelsplanen og præsenteres for borgerne.
De overordnede rammer kan sammenfattes i en række principper:
- Der startes med bred, åben borgerdialog ude i de enkelte kvarterer og der arbejdes hen i mod en mere fokuseret dialog om konkrete ideer og projekter.
- Der fokuseres på "funktioner" snarere end enkeltønsker.
- Der søges at inddrage lokale ressourcepersoner.
Organisering
Da bydelsplanlægningen er tværsektoriel varetages fremdriften med fordel af Koordinationsudvalget, som kan suppleres med en interesseret person fra hvert kvarter.
Koordinationsudvalget foreslår, at der dannes en arbejdsgruppe, som i visse perioder i bydelsplanlægningen har en tæt dialog og en rimelig høj mødefrekvens. Denne gruppe skal have kompetence til at godkende mindre aktiviteter på egen hånd (f.eks. brug af et mindre økonomisk beløb) inden for de overordnede rammer. Dette skal sikre en mere smidig sagsgang og mulighed for at rykke hurtigt på borgerrettede aktiviteter.
Overordnede beslutninger om rammer, retning og økonomi træffes af lokaludvalget, som også løbende orienteres om status på økonomi, forbrug og aktiviteter/resultater.
Der dannes desuden en eller flere følgegrupper, som også kan bestå af personer uden for lokaludvalget (f.eks. lokale ressourcepersoner) der kan bidrage løbende til arbejdet og være med til at sikre den helt lokale forankring geografisk eller i netværk indenfor særligt udvalgte målgrupper.
Proces og tidsplan
Se vedhæftede procesplan
Økonomi
Der afsættes en foreløbig økonomisk ramme på 50.000 kr. i 2016-puljemidler til den indledende borgerdialog i de forskellige bykvarterer. Der er primært tale om udgifter til Informationsplancher, postkort eller andet, så som annoncering samt til leje af kaffevogn o.lign.
Udgifterne og en status for forbrug vil blive forelagt lokaludvalget på hvert møde.
Koordinationsudvalget udarbejder et mere detaljeret budget for en budgetramme efter afholdelse af lokaludvalgets seminar den 27. april. Når Borgerrepræsentationen har behandlet det ny koncept den 26. maj, kan lokaludvalgets om nødvendigt foretage en tilpasning.
Det mere detaljerede budget for lokaludvalgets planlægningsindsats forelægges for lokaludvalget senest på lokaludvalgets møde den 16. juni 2016.
Videre proces
Efter Bydelsplanseminaret den 27. april kan lokaludvalgets bydelsplanlægning gå i gang.
Beslutning
1. Østerbro Lokaludvalg godkendte de overordnede rammer for bydelsplanlægningen jf. løsningsafsnittet
2. Østerbro Lokaludvalg godkendte procesplanenfor bydelsplanlægningen jf. løsningsafsnittet og det vedhæftede bilag
3. Østerbro Lokaludvalg besluttede at afsætte 75.000 kr. i 2016-puljemidler, til den indledende borgerdialog i forbindelse med bydelsplanlægningen jf. økonomiafsnittet, hvoraf op til 20.000 kr. anvendes til annoncering af bydelsplanarbejde i forbindelse med Østerbro weekenden.