Revisionsberetning og handleplaner vedrørende regnskab 2019

Københavns Kommune har modtaget revisionsberetningen for 2019. Med denne indstilling forelægges beretningen og tilhørende handleplaner. Med beretningen godkender kommunens eksterne revisor Deloitte regnskabet uden forbehold, og afgiver 15 revisionsbemærkninger, hvilket er et fald på tre siden 2018. Heraf vedrører 14 årsregnskabet, mens én vedrører det sociale område.

Revisionen anfører i beretningen, at det generelt er vurderingen, at forretningsgange mv. i Københavns Kommune er designet i overensstemmelse med de gældende regler, og at efterlevelse heraf understøtter kommunens regnskabsaflæggelse og økonomistyring på betryggende vis.

Revisionen fremhæver dog, at der fortsat er betydelig usikkerhed knyttet til den manglende afstemning af kommunens indtægter i debitorsystemet. Økonomiforvaltningen har pr. 17. august 2020 afstemt 16 ud af 19 udestående debitorkonti. De tre resterende konti vedrørende parkeringsområdet, biblioteksområdet samt ejendomsskattesystemet forventes afstemt senest 15. november 2020.

Der er iværksat initiativer, der skal imødekomme alle forhold omtalt i revisionsbemærkningerne og på den baggrund forventes det på nuværende tidspunkt, at ni bemærkninger vedrørende revisionen af årsafslutningen for 2019, ikke vil blive gentaget i 2020, mens tre forventes gentaget. Hertil kommer arbejdet med den løbende revision, hvor den tilbagevendende revision af områderne løn, regnskabsføring og generelle it-kontroller gennemføres inden årsregnskabet for 2020. Den løbende revision rettes hvert år mod forskellige aktiviteter indenfor de tre områder, hvilket vil kunne give anledning til yderligere revisionsbemærkninger.

Økonomiudvalget skal godkende Økonomiforvaltningens handleplaner og oversende alle forvaltningers handleplaner til revisionen. De øvrige forvaltningers handleplaner behandles på fagudvalgene i løbet af august 2020.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Økonomiforvaltningens handleplaner på baggrund af revisionsberetningen for 2019, godkendes,
2. at forvaltningernes handleplaner tages til efterretning,
3. at det godkendes, at Revisionsberetningen og udvalgenes besvarelser heraf oversendes til Revisionsudvalget.

Problemstilling

Københavns Kommune modtog den 15. juni 2020 revisionsberetningen til regnskabet for 2019. Med beretningen godkender kommunens eksterne revisor Deloitte årsregnskabet for 2019 uden forbehold og skriver følgende: "Det er vores opfattelse, at årsregnskabet i alle væsentlige henseender er rigtigt, dvs. udarbejdet i overensstemmelse med bekendtgørelse om kommuners budget og regnskabsvæsen, revision mv."

Revisionen anfører desuden, at det generelt er vurderingen, at forretningsgange mv. i Københavns Kommune er designet i overensstemmelse med de gældende regler, og at efterlevelse heraf understøtter kommunens regnskabsaflæggelse og økonomistyring på betryggende vis.

Revisionen konkluderer dog samtidigt følgende: "Vi har ved vores revision af Københavns Kommunes forvaltning konstateret mangler vedrørende økonomistyringen af tilgodehavender for så vidt angår afstemninger mellem økonomisystemet og underliggende debitorsystem."

Status for debitorområdet pr. 17. august

Der er i regi af Økonomiforvaltningen nedsat en projektgruppe med deltagelse af KMD, der skal sikre afstemning af tilgodehavender mellem KMD Opus Debitor og Kvantum. Der afrapporteres løbende til Økonomiforvaltningens direktion og kommunens interne og eksterne revision.

Pr. 17. august 2020 er hovedparten af Københavns Kommunes debitorforhold gennemgået, omfattende 16 konti, og den økonomiske nettoeffekt kan nu foreløbigt opgøres til 0,1 mio. kr. Dette omfatter:

1. Administrative fejl, som samlet nedskriver kommunens egenkapital med i alt netto 4,2 mio.kr., som består af 7,4 mio.kr. i tab og 3,2 mio.kr. i gevinst. Beløbene kan henføres til administrative fejl, fejl ifm. åbningsbalanceopgørelsen ved overgangen til Kvantum m.v.
2. Afskrivninger for i alt 6,1 mio.kr.,som består af indtil videre ikke-effektuerede afskrivninger sfa. afgørelser i gældsstyrelsen eller KS. Beløbene afskrives ligeledes over kommunens egenkapital.
3. Regulering af debitorforhold på i alt netto 10,2 mio. kr., som består at 12,6 mio. kr. i indtægter og 2,3 mio. kr. kreditnotater. Forholdene vedrører lukkede regnskabsår, hvor der udestår manglende indregning af driftsindtægter, som indtægtsføres i driftsregnskabet for 2020. Idet der er tale om indtægter vedrørende lukkede regnskabsår, tilfalder beløbet kassen, ved at der gives indtægtsbevillinger til udvalgene.

Der er behov for at foretage ovenstående korrektioner i regnskab 2020 som følge af ubalancer mellem beholdningen i hhv. økonomisystemet og debitorsystemet, som dermed samlet set vil påvirke den reelle kasse med ca. 0,1 mio.kr. Reguleringerne vil alene have en begrænset effekt i de enkelte udvalgs regnskaber for 2020.

Der udestår ift. det igangværende projekt en afstemning af tre specifikke konti, der omfatter bibliotekssystemet (FBS), parkeringssystemet (Pilen) og Ejendomsskattesystemet (KMD Structura). Arbejdet er i gang og vil være færdiggjort den 15. november 2020 med Structura som det sidste system.

Det bemærkes, at før der kan foretages en gennemgang af kommunens samlede restancer på ca. 1,3 mia.kr., udestår endvidere håndtering af manuelle afskrivningslister fra SKAT, afstemning til gældsstyrelsen samt afstemning til fagsystemer. I forlængelse heraf vil Økonomiforvaltningen arbejde videre med at optimere og ensarte processerne på debitorområdet, herunder kommunens interne ansvarsfordeling og dokumentationskrav, samt i forbindelse med den trinvise ibrugtagning af det nye fællesoffentlige inddrivelsessystem afstemme beholdningen af fordringer mellem kommunen og Gældsstyrelsen.

Den praktiske gennemførelse af de samlede reguleringer i regnskab 2020 håndteres i 4. sag om bevillingsmæssige ændringer, som forelægges Økonomiudvalget (ØU) 8. december 2020. Økonomiudvalget vil desuden blive orienteret om resultatet af den samlede oprydning på debitorområdet ifm. sagen om opfølgning på revisionsbemærkninger, som også forelægges ØU på mødet 8. december 2020.

Løsning

På baggrund af beretningen har alle forvaltninger udarbejdet handleplaner til de revisionsbemærkninger, der vedrører forhold i forvaltningens arbejde. Disse godkendes på de respektive udvalg i løbet af august 2020.

Af kommunens revisionsregulativ fremgår det, at

• Økonomiudvalget har efter styrelsesloven til opgave at foranledige, at der sker besvarelse af revisionens bemærkninger til årsregnskabet – både for så vidt angår bemærkninger til forvaltningen under Økonomiudvalget som under de stående udvalg.

Økonomiudvalget forelægges derfor med denne indstilling revisionsbemærkningerne og handleplanerne hertil.

Revisionsbemærkninger 2019

Der gives med beretningen i alt 15 revisionsbemærkninger, hvilket er et fald på tre siden 2018. Siden beretningen for 2018 er fem bemærkninger og seks delbemærkninger lukket. Der gives to nye bemærkninger, en vedr. anvendelse af alternative modtagere i KMD Aktiv til Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen, samt en vedr. indtægter i Kultur- og Fritidsforvaltningen. Nedenstående tabel viser revisionsbemærkningerne til regnskabet for 2019 og hvornår de udarbejdede handleplaner forventes afsluttet. De resterende 13 bemærkninger videreføres fra tidligere år.

Tabel 1 – Revisionsbemærkninger til regnskabet for 2019

Handleplanerne for 9 ud af de 15 bemærkninger forventes at være afsluttet i 2020. Tre handleplaner forventes at blive afsluttet i 2021. Hertil kommer, at revisionen i løbet af 2020 udarbejder løbende revision på områderne lønadministration (nr. 5), regnskabsføring (nr. 6) samt cybersecurity og persondata (nr. 14). Den løbende revision rettes hvert år mod forskellige aktiviteter indenfor de tre områder, hvilket vil kunne give anledning til revisionsbemærkninger i årsrevisionen for 2020, som kommunen modtager i juni 2021.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Efter behandlingen i Økonomiudvalget oversendes handleplanerne til Revisionsudvalget, der herefter udarbejder revisionsbetænkningen. Revisionsbetænkningen er revisionsudvalgets betænkning over årsregnskabet og revisionen heraf og danner grundlag for Borgerrepræsentationens behandling af regnskabet.

Betænkningen behandles på Revisionsudvalget i løbet af september 2020, hvorefter betænkningen, beretningen og årsregnskabet forelægges til endelig godkendelse i Økonomiudvalget den 20. oktober 2020 og Borgerrepræsentationen den 29. oktober 2020.

Økonomiudvalget vil på mødet den 8. december 2020 modtage opfølgning på de enkelte handleplaner, ligesom revisionen i 4. kvartal vil udarbejde løbende revisionsrapporter for blandt andet løn, regnskabsføring, it-kontroller og øvrige forhold, som Revisionsudvalget ønsker belyst.

Dagsordenspunkt 2: Revisionsberetning og handleplaner vedrørende regnskab 2019 (2020-0178541)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 25. august 2020

Revisorerne Lars Kronow og Bryndis Simonardottir fra Deloitte samt chef for Intern Revision, Jesper Andersen, var til stede under behandlingen af dagsordenspunktet af hensyn til sagens oplysning.

Indstillingens 1. og 3. at-punkt blev godkendt uden afstemning.

Indstillingens 2. at-punkt blev taget til efterretning uden afstemning.