Opfølgning på medlemsforslag om fælles retningslinjer for indenrigsrejser i Københavns Kommune samt justering af rejsereglerne for medlemmer af Borgerrepræsentationen samt ansatte (udsat fra den 22. oktober 2022)

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at revidering af kommunens vejledninger til tjenesterejser for både medarbejdere og Borgerrepræsentationsmedlemmer, jf. bilag 1 og 2, godkendes,
2. at det godkendes, at medlemsforslaget fra Borgerrepræsentationens møde den 24. marts 2022 fra Enhedslisten og Alternativet, jf. bilag 4, hermed er håndteret.

Problemstilling

Borgerrepræsentationen har på mødet den 24. marts 2022 udvalgshenvist et medlemsforslag fra Enhedslisten og Alternativet med henblik på at få godkendt nye fælles retningslinjer for indenrigsrejser.

Det foreslås, at ”Borgerrepræsentationen pålægger Økonomiforvaltningen at udarbejde et forslag til fælles retningslinjer for indenrigsrejser i Københavns Kommune. Retningslinjerne skal søge at begrænse indenrigsflyvning mest muligt, herunder sikre, at togrejser eller anden offentlig transport fungerer som standardvalg frem for flyrejser, der aktivt skal tilvælges. Forvaltningens forslag til fælles retningslinjer for indenrigsrejser skal fremsættes til politisk behandling inden udgangen af 2022.”

Forslaget gælder både for medarbejderne i alle kommunens forvaltninger og blandt Borgerrepræsentationens medlemmer.

Der eksisterer to vejledninger for tjenesterejser. En for medarbejdere og en for Borgerrepræsentationens medlemmer, jf. henholdsvis bilag 1 og bilag 2. Begge vejledninger bygger på statens tjenesterejseaftale.

Løsning

I vejledning til tjenesterejser 2022 for både medarbejdere, jf. bilag 1, og blandt Borgerrepræsentationens medlemmer, jf. bilag 2, er det, på baggrund af medlemsforslaget, blevet præciseret, at tog, bus eller andre offentlige transportmidler fortrinsvis skal benyttes ved tjenesterejser. Tjenesterejser med fly kan fsva. medarbejdere tilvælges efter forudgående godkendelse fra ledelsen.

Ved valg af transportmiddel skal der iht. tjenesterejseaftalen lægges vægt på, hvad der i den konkrete situation ud fra en samlet betragtning er det mest hensigtsmæssige og økonomiske for tjenestestedet.

I vurderingen af hvilken transportform, der er mest hensigtsmæssig i den konkrete situation, bør indgå en samlet afvejning af, hvad der er passende set i relation til såvel arbejdssituationen som den ansatte. Heri indgår bl.a. rejsens samlede pris og den samlede arbejdstid forbundet med tjenesterejsen, herunder bl.a. en vurdering af, hvorvidt en given transportform vil kunne medføre betydelige merudgifter i form af øget rejsetid og overnatning på bestemmelsesstedet. Hensyn til klima vil også kunne indgå i den samlede vurdering af, hvilken transportform, der er mest hensigtsmæssig.

I de fleste tilfælde vil en tjenesterejse med tog derfor være klart den mest hensigtsmæssige, men der kan også være få tilfælde, hvor en indenrigsflyrejse kan være formålstjenlig. Det bemærkes i denne forbindelse, at der indtil 31. august 2022 er foretaget 77 indenrigsflyrejser i Københavns Kommune i 2022. Tallet er opgjort af KEID på baggrund af antallet af bookede billetter, der også bliver brugt. Denne metode er den samme, som blev anvendt ved politikerbesvarelse til Christina Olumenko (Å) af 9. februar 2022 om flyrejser.

Præciseringen i tjenesterejsevejledningerne om primært at benytte tog og bus, jf. bilag 1 og 2, vil således bidrage til at understøtte Københavns Kommunes ambitiøse målsætninger på klimaområdet.

Økonomiforvaltningen har yderligere rettet henvendelse til 6-byerne med forespørgsel om deres retningslinjer for tjenesterejser. Tilbagemeldingen er, at der forvaltes på baggrund af statens tjenesterejseaftale med undtagelse af Aalborg Kommune, som har egne retningslinjer.

Afslutningsvis skal det bemærkes, at med revideringen af tjenesterejsevejledningen for medarbejdere, jf. bilag 1, har det også været nødvendigt at konsekvensopdatere enkelte afsnit, som ikke har relevans for nærværende medlemsforslag. Det gælder satser for transportgodtgørelse mm., som er opdateret til aktuelt niveau, jf. bilag 3. Derudover er det også tilrettet, at i tjenestebiler med GPS installeret, skal den manuelle kørebog ikke udfyldes.

Det har ligeledes vist sig hensigtsmæssigt at forenkle rejsereglerne for Borgerrepræsentationens medlemmer, jf. bilag 2, fsva. reglerne for, hvornår et medlem selv skal afholde udgifter i forbindelse med rejsen, idet de hidtidige regler har vist sig svært administrerbare. Denne ændring har ingen relevans for nærværende medlemsforslag.

Økonomi

Der er ingen økonomiske konsekvenser af sagen.

Videre proces

Såfremt Økonomiudvalget godkender de justerede tjenesterejsevejledninger, vil disse blive fremsendt til de enkelte forvaltninger med henblik på, at der kan administreres efter dem med det formål bl.a. også at understøtte et øget fokus på klimahensyn i valg af transportform.