Nyt forretningscirkulære for Københavns Kommunes forsikringsordning

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at godkende, at den nuværende forsikrings- og risikostyringspolitik erstattes af et nyt forretningscirkulære på forsikringsområdet, jf. bilag 1,
2. at godkende Københavns Kommunes eksterne forsikringsdækning, jf. forretningscirkulærets tilhørende bilag 1.1.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

3. at opdateringen af afsnit 14.3 i kasse- og regnskabsregulativet (bilag 2), jf. Kommunestyrelseslovens § 42, stk. 7, godkendes.

Problemstilling

Københavns Kommune er selvforsikret ved en intern forsikringsordning. Herudover har kommunen tegnet ekstern forsikring på katastrofelignende hændelser og særlige ansvarsområder. Rammer og retningslinjer for kommunens forsikring er hidtil blevet fastsat i en forsikrings- og risikostyringspolitik. Økonomiforvaltningen anbefaler, at den nuværende forsikrings- og risikostyringspolitik omlægges til et administrativt forretningscirkulære (bilag 1). Hermed ligestilles forsikringsområdet styringsmæssigt med de øvrige administrative områder i koncernenhederne i Økonomiforvaltningen.

Intern Revision foretog en særlig undersøgelse af Københavns Kommunes forsikringsordning i 1. halvår 2025. Undersøgelsen pegede på uklare ansvarsområder i forsikringsordningen, herunder uklar delegation mellem det administrative og politiske niveau. Konkret fremhævede undersøgelsen, at kommunens øverste ledelse ikke var tilstrækkeligt orienteret om forsikringsforholdene i kommunen, herunder valg af selvrisici og dækningssummer på de eksterne forsikringspolicer. 

På den baggrund og som led i udvikling og optimering af forsikringsområdet, har Økonomiforvaltningen udarbejdet et nyt forretningscirkulære, der fastsætter klare rammer og retningslinjer for kommunens forsikringsordning.

Løsning

I udkastet til forretningscirkulære imødekommes opmærksomhedspunkterne fra Intern Revision ved at tydeliggøre ansvarsområderne for kommunens forsikringsordning. Dette indebærer, hvad der er delegeret til Økonomiudvalget, jf. styrelsesvedtægten, og hvilke opgaver, der er underlagt Økonomiforvaltningen. Derudover beskriver forretningscirkulæret forvaltningernes rolle i forsikringsordningen.

Indhold i forretningscirkulæret

Det nye forretningscirkulære for forsikringsordningen indledes med en beskrivelse af princip om selvforsikring, herunder hvad der dækkes af den interne forsikringsordning. Derudover beskrives principper for ekstern forsikring samt, hvordan kommunen arbejder med risikostyring af kommunens fysiske aktiver.

Forretningscirkulærets hoveddel består af en beskrivelse af styringsreglerne for området samt ansvar og delegation mellem områderne. Formålet er at tydeliggøre ansvar og snitflader i forsikringsordningen på et mere detaljeret og operativt niveau, end hvad den gældende forsikrings- og risikostyringspolitik fastsætter.

Det nye forretningscirkulære beskriver Økonomiudvalgets rolle i forhold til forsikringsordningen:

• Økonomiudvalget har jf. Københavns Kommunes regelhierarki beslutningskompetencen for forretningscirkulæret og godkender dermed rammerne for, hvordan Københavns Kommune er forsikret.
• Økonomiudvalget godkender de områder, hvor kommunen har ekstern forsikringsdækning, herunder træffer beslutning om valg af dækningssummer og niveau af selvrisici på de eksterne forsikringspolicer.

Forretningscirkulæret tydeliggør samtidig, hvad der er delegeret til det administrative niveau:

• Økonomikredsen har mandat til fastsættelse af selvrisici på den interne forsikringsordning, der vedrører ansvarsskader, bygningsskader, løsøreskader og motorskader
• Økonomikredsen beslutter principper for økonomien i den interne forsikringsordning
• Økonomikredsen godkender fælles administrative forretningsgange for forsikringsområdet.

Den daglige drift og administration af forsikringsordningen varetages i Koncernservice, som også er ansvarlig for at gennemføre og godkende udbud af eksterne forsikringspolicer, herunder opdatere forretningscirkulærets bilag ved ændringer og forelægge disse til godkendelse i Økonomiudvalget.

Vedrørende Københavns Kommunens eksterne forsikringspolicer 

Forretningscirkulæret har et tilhørende bilag (bilag 1), der beskriver, på hvilke områder Københavns Kommune har ekstern forsikringsdækning, herunder valg af selvrisici og dækningssummer. Bilaget godkendes af Økonomiudvalget én gang pr. valgperiode eller i tilfælde af, at der sker ændringer i kommunens forsikringsdækning under en valgperiode. Dette skal sikre, at Økonomiudvalget tager stilling til kommunens eksterne forsikringsdækning og er bekendt med de økonomiske risici ved disse.

Udgangspunktet er, at Københavns Kommune er selvforsikret i størst muligt omfang ved en intern forsikringsordning. Herudover har kommunen ekstern forsikring på katastrofelignende hændelser og særlige ansvarsområder. Den nuværende eksterne forsikringsdækning, herunder niveau af selvrisici og dækningssummer, er baseret på rådgivning og anbefalinger fra kommunens eksterne forsikringsmægler.

Bygnings- og løsøreforsikring

Bygnings- og løsøreforsikringen dækker katastrofelignende hændelser på kommunens bygninger og løsøre. Forsikringen har en selvrisiko på 50 mio. kr. og en maksimal dækningssum på 2,5 mia. kr. Niveauet af dækningssum og selvrisici er en videreførelse af tidligere beslutning i Borgerrepræsentationen i maj 2014, dog er dækningssummen efterfølgende i 2020 opjusteret fra 2 mia. kr. til 2,5 mia. kr.

Den maksimale dækningssum er fastsat ud fra Rådhuset, som er kommunens mest værdifulde aktiv, og dermed den største enkeltstående økonomiske risiko. Risikovurderingen er sket ud fra rådgivning fra kommunens forsikringsmægler, der ud fra en udarbejdet ingeniørrapport for Rådhuset har vurderet, at den værst tænkelige skade på Rådhuset, som følge af brand, vil udgøre 2,8 mia. kr. Det skyldes, at der er døgnbemanding på Rådhuset, brandsektionering, tæt nærhed til brandstation og afstand til øvrige bygninger. Dermed vil Københavns Kommune i tilfælde af den værst tænkelige skade selv skulle dække det resterende beløb på 300 mio. kr.

Terrorforsikring

Terrorforsikringen er et tillæg til bygnings- og løsøreforsikringen, der blev indgået i 2014 i forbindelse med udbud af bygnings- og løsøreforsikringen, da terror ikke indgik i den eksisterende forsikring.

Ledelsesansvarsforsikring

Formålet er at forsikre kommunens udpegede bestyrelsesmedlemmer mod økonomiske risici ved ansvarspådragende handlinger og strafansvar i deres bestyrelsesroller. Alle kommunens udpegede bestyrelsesmedlemmer i selskaber, fonde og lovpligtige offentlige hverv er forsikret ved kommunens ledelsesansvarsforsikring.

Erhvervsrejseforsikring

Formålet er at dække skader relateret til tjenesterejser. Det er ikke økonomisk rentabelt for kommunen at sikre døgnservice ved akut opståede hændelser, hvorfor der er tegnet ekstern forsikring.

Årsentrepriseforsikring

Formålet er at dække kommunens samarbejdspartnere bl.a. mindre københavnske håndværkere ved entrepriseprojekter. Dette er en forudsætning for, at mindre leverandører har mulighed for at entrere med Københavns Kommune. Ved større byggeprojekter tegner bygherre særskilt entrepriseforsikring efter konkret behov.

Med indstillingen og det foreslåede forretningscirkulære er der ikke ændringer til den nuværende eksterne forsikringsdækning.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser. 

Videre proces

Forsikring af kommunens fysiske aktiver er særskilt beskrevet i afsnit 14.3 i kasse- og regnskabsregulativet. Det nye forretningscirkulære giver anledning til en afledt opdatering af beskrivelsen, så det afspejler det nye forretningscirkulære, jf. bilag 2. Dette vil blive forelagt Borgerrepræsentationen til godkendelse.