Revisionsrapport om Risikobaseret ledelsestilsyn for Økonomiforvaltningen 2025

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Intern Revisions rapport om Risikobaseret Ledelsestilsyn for Økonomiforvaltningen 2025 (bilag 1) tages til efterretning,
2. at handleplanerne for indsatsområderne (bilag 2) godkendes.

Problemstilling

Økonomiforvaltningen har udarbejdet ledelsestilsyn for 2025 efter det koncept, som blev udarbejdet og implementeret af Intern Revision (IR) i 2023. Konceptet er udarbejdet med afsæt i Standard for offentlig revision (SOR 6) og tager udgangspunkt i en række plantemaer. Et plantema (typisk finansielle processer) er en bestemt type af dispositioner, der er omfattet af et bestemt regelsæt, som ledelsen er ansvarlig for overholdes.

På baggrund af Økonomiforvaltningens udarbejdede ledelsestilsyn har Intern Revision udarbejdet en selvstændig rapport (bilag 1). Målet med undersøgelserne er at give et over- og indblik i forvaltningens nuværende modenhed på væsentlige finansielle processer. Derudover skal undersøgelserne være med til at belyse konkrete indsatsområder, hvor der er eller på sigt kan være behov for at styrke modenheden og/eller complianceniveauet på konkrete områder. 

Løsning

Økonomiforvaltningen har udarbejdet handleplaner til de indsatsområder, der prioriteres i 2025. Handleplanerne er rettet mod de processer, hvor det vurderes, at modenhedsniveauet er lavere end målet for modenhed, samt for processer, hvor procesejer har tilkendegivet, at udarbejdede retningslinjer og interne kontroller ikke er implementeret eller efterleves i tilstrækkeligt omfang. Intern Revision konkluderer i deres rapport, at såfremt handleplanerne gennemføres som planlagt, vil håndteringen af risikoområderne være hensigtsmæssig og betryggende. Handleplanerne fremgår af bilag 2.

Indkøb via andre betalingsformer (betalingskort, medarbejderudlæg, taxakort og købekort)

Som en del af projektet Brugerfokus og Procesoptimering på indkøbsområdet, arbejdes der med at sikre en bedre systemunderstøttelse af processen for dokumentation af køb med betalingskort og udlæg. En bedre systemunderstøttelse har desuden et særligt fokus på at gøre det nemmere for brugerne.

Administration af forsikringsordninger

På baggrund af IRs særlige undersøgelse af forsikringsområdet i april 2025 igangsættes arbejde med at lave to fællesadministrative forretningsgange. Herudover er der igangsat omlægning af Risikostyringspolitik til forretningscirkulære samt opdateret IT-understøttelse på området.

Interne takster, KEJD

Der er beregnet og implementeret kostægte priser i Københavns Ejendomme (KEJD). Der er behov for at revurdere elementer i modellen samt få lavet en egentlig driftsmodel for vedligeholdelse af kostægte priser. Det er forventningen at principper og driftsmodel vil være implementeret i 2025 og tages i brug fra primo 2026.

Afstemning og kvalitetssikring af balancekonti, KEJD, Rådhuset og KS

Koncernenderne afstemmer løbende alle balancekonti i henhold til kommunens regler i samarbejde med Koncernservice (KS). KEJD afventer fortsat udskiftning af systemet Vitec. Det er planen at det nye system EG bolig skal implementeres primo 2026.  Det vil forventeligt have en bedre integration med Kvantum, hvilket vil løse de nuværende udfordringer med afvigelser mellem Kvantum og fagsystemet.

Debitorstyring - opfølgning på betalinger private lejemål

KEJD arbejder på en BI-rapporteringsløsning, der har til formål at afstemme de forskellige processer på tværs af økonomisystem og fagsystemer. Løsningen fjerner en del manuelle processer og gør afstemningsprocessen strømlinet og automatiseret.

Udover ovenstående er der en række shared service risiko-processer der indgår i plan for onboarding til Gældsstyrelsens nye inddrivelsessystem PSRM. Disse processer er en del af en samlet handleplan for debitorområdet. Det drejer sig om:

• Inddrivelse og afskrivning
• Opkrævning og indbetaling
• OPUS Debitor

Af bilag 3 fremgår en oversigt over alle de finansielle processer der har været genstand for vurdering til orientering.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Økonomiforvaltningen vil arbejde videre med at implementere handleplanerne.