Evaluering af Økonomiudvalgets mødeafvikling

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at afviklingen af møderne i Økonomiudvalget drøftes og evalueres.

Problemstilling

Indeværende valgperiode er halvvejs, og Økonomiforvaltningen foreslår derfor, at Økonomiudvalget drøfter og evaluerer mødeafviklingen samt sekretariatsbetjeningen af udvalget.

På baggrund af drøftelsen får forvaltningen og udvalget mulighed for at justere i processerne omkring Økonomiudvalget og udvalgets arbejdsvilkår på baggrund af udvalgets erfaringer i den første del af valgperioden.

Løsning

Forvaltningen foreslår, at drøftelserne om mødeafviklingen i Økonomiudvalget samt sekretariatsbetjeningen af udvalget kan tage udgangspunkt i følgende emner:

• Mødernes længde.
• Antal indstillinger pr. møde.
• Indstillingernes længde.
• Aflæggerbordet.
• Temamøder, herunder antal og indhold.
• Ekstern deltagelse på udvalgsmøderne.
• Mødeforplejning.
• Mødeledelsen.
• Sekretariatsbetjeningen af Økonomiudvalget.

Den gennemsnitlige mødelængde for Økonomiudvalgets møder i 2023 har været 2 t. og 30 min.

I 2023 har der været afholdt 19 ordinære Økonomiudvalgsmøder, hvilket er en stigning på to møder fra 2022. I 2024 er der planlagt yderligere to møder, så der i alt vil være 21 økonomiudvalgsmøder.

Der har i 2023 været mellem 9 og 45 indstillinger pr. møde, svarende til gennemsnitligt 25 indstillinger på hvert møde.

Indstillingerne til Økonomiudvalgets møder har i 2023 i gennemsnit været 3,5 sider, hvilket er 0,5 sider fra Borgerrepræsentationens beslutning om, at indstillinger maximalt må være 3 sider. Ved seneste opgørelse (1. halvår 2018) var sagerne i gennemsnit 4,5 sider.

Der har i 2023 været afholdt fem temamøder om hhv. ”Københavns Kommunes kommende megaeventstrategi”, ”Det specialiserede socialområde”, ”Koncernenhederne under Økonomiforvaltningen”, ”Administration samt gæld og opsparing” og ”Evaluering af budget 2024”.

Derudover har der været afholdt i alt tre fællesmøder med hhv. CSO og Handicaprådet i januar og august 2023. Der er også i 2024 planlagt tre fællesmøder. 

Økonomiudvalget har i forbindelse med godkendelse af mødeplanen for 2024 truffet beslutning om, at temamøder i 2024 afvikles før Økonomiudvalgsmøderne fra kl. 14.30-15.30.

Mødeforplejningen leveres fra Meyers kantine på Rådhuset. 

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Økonomiforvaltningen vil på baggrund af Økonomiudvalgets drøftelser gå videre med de bemærkninger udvalget giver ifm. drøftelsen. Afhængig af drøftelsen vil Økonomiforvaltningen udarbejde en samlet opfølgning på drøftelserne, som vil blive vedlagt på aflæggerbordet på et senere møde.