Sammenlægning af Borgerrådgiveren og Intern Revision

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at godkende vedlagte funktionsbeskrivelse for den nye samlede enhed benævnt Den Uafhængige Kontrol- og Rådgivningsfunktion, jf. bilag 2,
2. at godkende den beskrevne proces for sammenlægning af Borgerrådgiverfunktionen, herunder whistleblowerordningen, og Intern Revision, herunder Databeskyttelsesrådgiverfunktionen,
3. at godkende at Økonomiforvaltningen, når den fornødne dispensation til sammenlægningen foreligger, kan igangsætte processuelle skridt for så vidt angår nedlæggelse af stillingerne som Borgerrådgiver og Revisionschef,
4. at godkende at lederen af Den Uafhængige Kontrol- og Rådgivningsfunktion ansættes på åremål, jf. Rammeaftale om åremålsansættelse. Lederens samlede embedsperiode kan ikke overstige 9 år,
5. at godkende, at der iværksættes en evaluering af Den Uafhængige Kontrol- og Rådgivningsfunktion efter 1. januar 2027.

Problemstilling

Der er den 7. maj 2025 indgået en politisk aftale mellem Socialdemokratiet, Enhedslisten, Det Konservative Folkeparti, Socialistisk Folkeparti, Radikale Venstre, Venstre, Alternativet, Liberal Alliance og løsgængerne Helle Jønch og Finn Rudaizky om ressortopdelingen mellem kommunens forvaltninger. Uddrag af aftalen vedr. sammenlægning af Borgerrådgiveren og Intern Revision fremgår af bilag 1. 

Der henvises i øvrigt til dagsordenspunktet om Principbeslutning om ressortændringer i Københavns Kommune, som ligeledes behandles på Økonomiudvalgets dagsorden den 3. juni 2025 og Borgerrepræsentationens dagsorden den 19. juni 2025.

Løsning

Funktionsbeskrivelse

Som opfølgning på den politiske aftale har Økonomiforvaltningen udarbejdet en funktionsbeskrivelse for den nye samlede interne kontrol- og rådgivningsfunktion, som benævnes Den Uafhængige Kontrol- og Rådgivningsfunktion, jf. bilag 2.

Funktionsbeskrivelsen er en sammenskrivning af Vedtægt for Borgerrådgiverfunktionen af 17. december 2021 og Funktionsbeskrivelse for Intern Revision og Databeskyttelsesrådgiveren godkendt af Borgerrepræsentationen den 5. maj 2022 med enkelte nye bestemmelser, som gennemgås i denne indstilling. Se også paragrafnøgle, jf. bilag 3.

Revisionschefen og Borgerrådgiveren har haft et udkast til funktionsbeskrivelse i høring. Revisionschefen er kommet med en række tekstnære bemærkninger, som primært vedrører opmærksomhedspunkter, der vil indgå i den kommende evaluering efter 1. januar 2027. Borgerrådgiveren er kommet med et egentligt høringssvar, som er vedlagt som bilag 4 til indstillingen.

Kapitel 1 beskriver formålet og organiseringen af de fire funktioner, som samles i den nye enhed:

1. Borgerrådgiverfunktionen (kapitel 3)
2. Whistleblowerenheden (kapitel 4)
3. Intern Revision (kapitel 5)
4. Databeskyttelsesrådgiverfunktionen (kapitel 6)

Formålet med funktionerne er at understøtte Borgerrepræsentationen i dens opgave med at drage omsorg for og føre tilsyn med, at forvaltningen af kommunens anliggender fungerer tilfredsstillende samt at leve op til reglerne i lov om beskyttelse af whistleblowere og databeskyttelseslovgivningen.

De fire funktioner organiseres i en samlet enhed, som administreres direkte under Borgerrepræsentationen og således ikke henhører under kommunens udvalg, borgmestre eller forvaltninger og derfor i sin virksomhed fungerer uafhængig af disse.

Der oprettes et § 17, stk. 4-udvalg, som benævnes Kontrol- og Rådgivningsudvalget, som vil blive sekretariatsbetjent af Den Uafhængige Kontrol- og Rådgivningsfunktion.

Kapitel 2 indeholder bestemmelser om ledelse og personale. Bestemmelserne er nye i den forstand, at indholdet er ensrettet i forhold til de funktioner, som tidligere har været organiseret i to enheder, som nu slås sammen til en.

Borgerrepræsentationen ansætter og afskediger lederen af Den Uafhængige Kontrol- og Rådgivningsfunktion efter indstilling fra Økonomiudvalget efter forudgående erklæring fra Kontrol- og Rådgivningsudvalget.

Lederen får titel af Borgerrådgiver, Revisionschef og Databeskyttelsesrådgiver.

Lederen skal have en relevant faglig uddannelse, kompetencer og erfaringer for at kunne bestride stillingen. Som noget nyt skal lederen ansættes på åremål, jf. nedenfor.

Kapitel 3 indeholder bestemmelser om Borgerrådgiverfunktionen, som er en videreførelse af de gældende bestemmelser i Vedtægt for Borgerrådgiverfunktionen af 17. december 2021.

Kapitel 4 indeholder bestemmelser om Whistleblowerenheden, som er en videreførelse af de gældende bestemmelser i Vedtægt for Borgerrådgiverfunktionen af 17. december 2021.

Den eneste indholdsmæssige ændring er, at det nu fremgår udtrykkeligt i § 26, stk. 4, hvordan sager om indberetninger vedrørende kommunens administrerende direktører og lederen af Den Uafhængige Kontrol- og Rådgivningsfunktion skal behandles. De vil blive behandlet på linje med sager om borgmestre.

Kapitel 5 indeholder bestemmelser om Intern Revision, som er en videreførelse af de gældende bestemmelser i Funktionsbeskrivelse for Intern Revision og Databeskyttelsesrådgiveren godkendt af Borgerrepræsentationen den 5. maj 2022.

Der er dog foretaget følgende ændringer, som ikke er udtryk for en ændring i praksis, men alene er udtryk for en mere tydelig beskrivelse af de nuværende procedurer:

• I § 37, stk. 3, nr. 2, fremgår det nu udtrykkeligt, at undersøgelserne kan rapporteres som enten særlige undersøgelser eller revisionsrapporter. Rapporttypen vil blive vurderet i hvert enkelt tilfælde.
• I § 38, stk. 1, fremgår det nu udtrykkeligt, at rapporteringen kan ske enten som en revisionsrapport eller særlig undersøgelse. Det er nu tydeliggjort, at § 38, stk. 2, omfatter rapporteringen af revisionsrapporter.
• I § 38, stk. 5 og 6, som er nye bestemmelser, er rapporteringen af særlige undersøgelser nu beskrevet.

Kapitel 6 indeholder bestemmelser om Databeskyttelsesrådgiverfunktionen, som er en videreførelse af de gældende bestemmelser i Funktionsbeskrivelse for Intern Revision og Databeskyttelsesrådgiveren godkendt af Borgerrepræsentationen den 5. maj 2022.

Kapitel 7 indeholder en række fælles bestemmelser for funktionerne om budget og regnskab samt om tavshedspligt, habilitet og sagsbehandling.

Bestemmelserne er nye i den forstand, at indholdet er ensrettet i forhold til de funktioner, som tidligere har været organiseret i to enheder, som nu slås sammen til en. Bestemmelserne gælder således for alle fire funktioner.

Bestemmelsen om budget og regnskab (§ 53) er en videreførelse af en tilsvarende bestemmelse i funktionsbeskrivelsen for Intern Revision og Databeskyttelsesrådgiveren. En tilsvarende bestemmelse findes ikke i Vedtægt for Borgerrådgiverfunktionen. Dertil kommer, at der er indsat en bestemmelse í § 53, stk. 4, om regnskab.

Bestemmelsen om habilitet (§ 55) er en videreførelse af en tilsvarende bestemmelse i funktionsbeskrivelse for Intern Revision og Databeskyttelsesrådgiveren. En tilsvarende bestemmelse findes ikke i Vedtægt for Borgerrådgiverfunktionen.

Bestemmelsen om sagsbehandling (§ 56, stk. 1) er en videreførelse af en tilsvarende bestemmelse i funktionsbeskrivelse for Intern Revision og Databeskyttelsesrådgiveren. En tilsvarende bestemmelse findes ikke i Vedtægt for Borgerrådgiverfunktionen.

Bestemmelsen om, at anmodninger om aktindsigt skal behandles af Den Uafhængige Kontrol- og Rådgivningsfunktion, når anmodningen vedrører sager i funktionerne, er ny (§ 56, stk. 2). Dette har været praksis hos Borgerrådgiverfunktionen, mens anmodninger om aktindsigt i Intern Revision til en vis grad er blevet behandlet i forvaltningerne.

Kapitel 8 indeholder en bestemmelse om, at funktionsbeskrivelsen træder i kraft den 1. januar 2026.

Proces for sammenlægning

Sammenlægning af Borgerrådgiverfunktionen og Intern Revision kræver ændringer i Københavns Kommunes styrelsesvedtægt. En sag herom vil blive forelagt Borgerrepræsentationen i 2. halvår 2025. Ændringer i Københavns Kommunes styrelsesvedtægt skal behandles i Borgerrepræsentationen ad to omgange.

Økonomiforvaltningen vil forud herfor indhente en fornyet dispensation fra indenrigs- og sundhedsministeren, jf. § 65 c, stk. 2, i lov om kommunernes styrelse, da der ved etablering af henholdsvis Intern Revision, Databeskyttelsesrådgiverfunktionen og Whistleblowerenheden direkte under Borgerrepræsentationen sker en fravigelse fra reglerne om kommunens styreform.

Økonomiforvaltningen vil, når dispensationen foreligger, igangsætte processuelle skridt for så vidt angår nedlæggelse af stillingerne som Borgerrådgiver og Revisionschef.

Det følger af § 3 i Vedtægt for Borgerrådgiverfunktionen af 17. december 2021, at Borgerrepræsentationen ansætter og afskediger Borgerrådgiveren efter indstilling fra Økonomiudvalget efter forudgående erklæring fra Borgerrådgiverudvalget.

Da nedlæggelsen af den nuværende stilling som Borgerrådgiver ikke beror på tjenstlige eller personlige forhold, men derimod på en politisk aftale om ændringer af den nuværende ressortopdeling indgået af en samlet Borgerrepræsentation, findes det ikke fornødent at indhente en forudgående erklæring fra Borgerrådgiverudvalget, og det foreslås, at denne proces fraviges. Beslutning om nedlæggelsen af den nuværende stilling som Borgerrådgiver træffes herefter af Borgerrepræsentationen.  

Åremålsansættelse

Det følger af den politiske aftale om ressortopdelingen i Københavns Kommune, at lederen af den nye samlede enhed Den Uafhængige Kontrol- og Rådgivningsfunktion skal ansættes på åremål.

Det er politisk vedtaget, at der i Københavns Kommune ikke ansættes medarbejdere i åremålsstillinger, medmindre Økonomiudvalget eller Borgerrepræsentationen konkret beslutter noget andet.

Det er Borgerrepræsentationen, der som ansættelsesmyndighed for lederen af Den Uafhængige Kontrol- og Rådgivningsfunktion kan beslutte at ansætte denne på åremålsvilkår.

Åremålsansættelse skal ske for mindst 3 år og højst 6 år. Åremålsansættelsen kan forlænges på uændrede vilkår og uden stillingsopslag. Den samlede ansættelse på åremål kan maksimalt udgøre 9 år. Det foreslås derfor, at den samlede embedsperiode for lederen af den nye samlede enhed ikke kan overstige 9 år.

Ansættelsesforløbet forventes at foregå i efteråret 2025. Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen forelægges særskilt sag med henblik på fastlæggelse af proces for ansættelsen og de konkrete vilkår mv.

Evaluering

Det er aftalt i den politiske aftale om ressortopdelingen, at sammenlægningen skal evalueres, når den har været i funktion i ét år og herefter evalueres med en fast kadence fx hvert fjerde år.

Økonomiforvaltningen vil iværksætte en evaluering af Den Uafhængige Kontrol- og Rådgivningsfunktion efter 1. januar 2027 i samarbejde med lederen af Den Uafhængige Kontrol- og Rådgivningsfunktion. I arbejdet vil indgå en vurdering af behovet for ændringer i funktionsbeskrivelsen for Den Uafhængige Kontrol- og Rådgivningsfunktion.

Økonomi

Det forudsættes, at implementeringen af ressortændringerne som udgangspunkt sker inden for de allerede afsatte budgetrammer med udgangspunkt i korrigeret budget for 2025. I Overførselssagen 2024- 2025 afsatte parterne bag overførselssagen en ramme til implementering. Midler herfra kan også bringes i anvendelse i forhold til sammenlægningen af Borgerrådgiveren og Intern Revision.

Videre proces

Der vil ske særskilt forelæggelse af ændringer i Københavns Kommunes styrelsesvedtægt som følge af sammenlægningen i 2. halvår 2025.

Der vil være behov for at foretage konsekvensrettelser i øvrige regulativer, vejledninger mv., herunder Revisionsregulativet for Københavns Kommune. Økonomiforvaltningen vil følge op på dette i efteråret.