Møder i Borgerrepræsentationen

Det fremgår af Borgerrepræsentationens forretningsorden, hvordan møderne i Borgerrepræsentationen afvikles, herunder taletidens længde. 

Medlemmerne taler fra talerstolen eller sin plads.

Før i tiden fik medlemmerne tilsendt dagsordenen til Borgerrepræsentationen (og til udvalgene) på papir. I dag har medlemmer en iPad, hvorfra de kan læse dagsordenen.

Dagsorden og det fornødne materiale udsendes til Borgerrepræsentationens medlemmer senest 4 hverdage inden Borgerrepræsentationens møder. Det betyder, at dagsordenen skal være udsendt senest om lørdagen i ugen forud for et ordinært møde om torsdagen i Borgerrepræsentationen. 

I praksis udarbejdes og udsendes den foreløbige dagsorden om torsdagen forud for et ordinært møde om torsdagen ugen efter i Borgerrepræsentationen.

Et møde i Borgerrepræsentationen følger naturligvis den dagsorden, som der er for mødet. Dagsordenen vil som regel indeholde disse punkter:

• Godkendelse af dagsordenen, herunder indkaldelse af stedfortrædere grundet et medlems sygdom
• Indstillinger fra fagudvalgene, herunder eventuelle standsningssager
• Forespørgsler
• Medlemsforslag - du kan læse mere under punktet: 'Medlemsforslag'
• Fortrolige sager

Sager udenfor dagsordenen indplaceres på dagens dagsorden, der hvor det er relevant. Eksempler på sager udenfor dagsordenen kan være medlemmers rokering i udvalg eller indkaldelse af en stedfortræder i forbindelse med et medlems orlov.

Medlemmer af Borgerrepræsentationen har ret til at få et medlemsforslag optaget på udkastet til Borgerrepræsentationens dagsorden.

Et ændringsforslag kan stilles til en sag, som behandles på et møde i Borgerrepræsentationen. Et ændringsforslag er et forslag, som efter sit indhold ikke kan stå alene, men som forudsætter tilstedeværelsen af et andet forslag (hovedforslaget), hvis indhold ændringsforslaget tilsigter at ændre.

Der træffes beslutning i hver enkelt sag på dagsordenen. Flere sager kan dog behandles under et. Når overborgmesteren har sat afstemningen i gang, stemmer medlemmerne ved at trykke på den afstemningsboks, som findes på deres pladser. Stemmeafgivning kan ske, indtil overborgmesteren tilkendegiver, at afstemningen er slut. Medlemmerne kan stemme for, imod, eller undlade at stemme. Hvert medlems stemme – også de undladte stemmer noteres, og hvert medlems stemmeafgivning kan undervejs ses på to storskærme i salen.

Borgerrepræsentanterne er ikke fritaget for ansvar - herunder erstatningsansvar, selvom de undlader at stemme i en sag. Det betyder i praksis, at stemmer man for eller undlader at stemme i en sag, hvor beslutningen udløser et tab for kommunen, kan tilsynsmyndigheden vælge at gøre medlemmet personligt erstatningsansvarlig for de økonomiske konsekvenser af beslutningen.

Et medlem og en gruppe har altid ret til kort at få anført i protokollen, hvorfor man har stemt imod et flertal eller har undladt at stemme. Det kaldes en protokolbemærkning. Protokolbemærkningen skal meddeles med det samme eller i umiddelbart i forlængelse af afstemningen.

På Borgerrepræsentationens møder føres der en protokol, hvor Borgerrepræsentationens beslutninger skrives ned. I beslutningsprotokollen står, hvilke medlemmer der har været til stede under behandlingen af en sag, og hvordan de har stemt. Afstemningerne i beslutningsprotokollen anføres med et "for", "imod" eller "undlader". Såfremt et medlem kommer efter mødets start, eller går inden mødets afslutning, bliver dette også noteret i beslutningsprotokollen.