Krav til cirkulære indkøb og mindre forbrug
I Københavns Kommune arbejder vi for at gøre vores udbud og indkøb så cirkulære som muligt. Forbrugs- og indkøbshierarkiet nedenfor viser, hvilke overvejelser man skal gøre sig, for at sikre et så cirkulært indkøb som muligt. Det mest cirkulære er at bruge de ting, vi allerede har, så længe som muligt. Herefter skal vi så vidt muligt reparere, genbruge og istandsætte, inden vi køber brugt eller nyt. Hvis vi køber nyt, skal det være produkter, der kan holde længe og samtidigt kan genbruges eller genanvendes.
Det er ikke obligatorisk at stille krav til cirkularitet i Københavns Kommune, men der er flere frivillige krav som indkøbere kan stille. Disse krav kan deles op alt efter om de knytter sig til produktions, brugs eller bortskaffelsen af et produkt.
Hvornår kan man stille krav til cirkularitet?
Det kan være en fordel af stille cirkulære krav i samtlige faser i et udbud. Fx er cirkulære krav relevante for
- Egnethedsvurdering af leverandørens tekniske og faglige formåen
- Minimumskrav i kravspecifikationen
- Konkurenceparameter i tildelingsfasen
- Kontraktstyringen fx som en bonusordning eller som et kontraktvilkår.
Du kan læse mere om, hvilke frivillige krav du kan stille i dit udbud nedenfor. Du kan læse mere om, hvordan du implementerer disse krav i dit udbud på Den Ansvarlige Indkøbers Cirkulære Indkøbsguide.
Forbrugs- og indkøbshierarki
Fold alle ud
Forebyggelse: Behovsafdækning og behovsreduktion
Før udbuddet overhovedet går i gang, bør man stille spørgsmålet:
"Har vi reelt brug for dette produkt/ydelse – og i så stort omfang?"
"Hvad er vores reelle behov? Er der behov for anskaffelsen?"
Eksempler på handlinger:
- Gennemgå forbruget i tidligere kontrakter og identificer overforbrug.
- Undersøg muligheder for deleordninger, fælles ejerskab, eller leje frem for køb.
- Brug "design thinking" til at gentænke behov – fx kan man reducere behovet for fysiske møbler ved at indrette mere fleksibelt.
Reparation
Kan vores behov dækkes af reparation af eksisterende produkter?
Genbrug
Kan vores behov dækkes af genbrug af elementer, der allerede findes i Københavns Kommune?
Istandsættelse
Kan vores behov dækkes ved at istandsætte og opgradere produkter, der allerede findes i Københavns Kommune?
Køb brugt
Kan vi købe brugte produkter fra leverandører?
Indkøb af nyt (med og uden cirkulære overvejelser)
Kan vi købe nye produkter, der egner sig til at indgå i cirkulære kredsløb?
Sidste mulighed: Indkøb af nyt uden cirkulære overvejelser. Indkøb af konventionelle produkter.
Indkøbshierarki- Inspireret af Heidi Simone Kristensen, Aalborg Universitet
Frivillige krav til øget cirkularitet
Fold alle ud
Strategier og tildelingskriterier
I udbudsmaterialet kan man indarbejde strategier, der understøtter mindsket forbrug:
Eksempler:
- Kræv, at leverandøren foreslår løsninger, der minimerer materialeforbrug.
- Brug krav om produktlevetid, modularitet, reparationsevne, og genbrug.
- Tilskynd leverandøren til at tilbyde servicebaserede løsninger (fx leasing eller "produkt som service").
Tildelingskriterier
Sæt krav eller brug pointgivning, der fremmer løsninger med lavt forbrug.
Tildelingskriterier der belønner lavt ressourceforbrug og lav miljøpåvirkning over hele produktets livscyklus.
Markedsdialog
Brug markedsdialog til at:
- Finde ud af, hvordan man bedst kan opnå behovsdækning med lavt forbrug.
- Undersøge innovative løsninger, der fx inkluderer produktdesign med lavt materialeinput.
- Give leverandørerne mulighed for at præsentere cirkulære og bæredygtige løsninger.
5.1 Krav til produktionsfasen
5.1.1 Krav om nem reparation og let adskillelse
Du kan stille krav om, at et produkt har en kvalitet og et design, der muliggør nem reparation og let adskillelse. I udbuddet af IT- og teleudstyr kan det f.eks. sikres, at det er muligt at udskifte produkternes indbyggede batterier.
5.1.2 Krav om genbrugte produkter
Du kan stille krav om, at en vis andel af produkterne på en aftale er genbrugte. Dvs. at de for eksempel har været brugt af en anden kommune tidligere.
Dette har Høje-Taastrup Kommune fx gjort med stor succes i udbuddet af vask og leje af arbejdstøj.
Læs mere på Den ansvarlige indkøbers hjemmeside.
5.1.3 Krav om brug af genanvendt materiale
Du kan stille krav om, at produkterne består af en vis andel af genanvendt materiale.
5.2 Krav til brugsfasen (med teksteksempel)
5.2.1 Krav om alternativer til eje
Overvej at købe funktion eller resultat (ydelser) frem for produkt.
Du kan afdække muligheden for alternativer til at Københavns Kommune ejer produkterne på aftalen. På den måde kan produktets komponenter eller materialer komme tilbage til producenten og derved udnyttes til ny produktion eller gensalg.
Eksempler på alternativer til eje:
- Abonnementsordning: Køb af adgang til en pakke af produkter og/eller services (leverandøren ejer og vedligeholder udstyret og har incitament til at minimere forbruget.)
- 'Pay per use'-aftale: Centreret omkring enkeltbetaling for brug af en service.
- Leasing: Køb af adgang/brug af varen i en længere fastsat kontraktperiode.
- Leje: Køb af kort periodevis adgang/brug af varen
- Deleordning: Sikre at flere brugere har adgang og kan benytte produkt og/eller service.
5.2.2 Krav om reservedele, serviceaftale eller opgradering frem for udskiftning
Du kan stille krav om, at leverandøren kan tilbyde en serviceaftale for produktet og kan sikre, at væsentlige reservedele er tilgængelige i hele kontraktperioden. Dette krav er en vigtig forudsætning for at kunne reparere et produkt.
5.2.3 Krav om udvidet garanti (m. tekst eksempel)
Det anbefales, at det vægtes positivt, hvis leverandøren kan tilbyde en udvidet garanti (og serviceaftale) ud over minimumsperioden og opstiller følgende model til pointtildeling:
Tekst eksempel:
Der kan tildeles point for garanti ud over minimumsgarantiperioden. Pointene kan tildeles afhængigt af den periode, hvormed garantien overstiger minimumskravene (højst X point), som følger:
- Mindstekrav +1 år: 0,2X point
- Mindstekrav +2 år: 0,4X point
- Mindstekrav +3 år: 0,6X point
- Mindstekrav +4 år: 0,8X point
Mindstekrav +5 år eller derover: X point.
5.2.4 Krav om energieffektivitet
Du kan stille krav til energieffektivitet i udbud, der inkluderer energiforbrugende produkter. Her kan du tage udgangspunkt i Energistyrelsens indkøbsanbefalinger. Anbefalingerne har bl.a. til formål at sikre, at de produkter, der indkøbes, er energieffektive, så der spares penge på energiregningen i hele produktets levetid.
På Energistyrelsens hjemmeside kan du læse om indkøbsanbefalingerne til:
5.3 Krav til bortskaffelsesfasen
5.3.1 Krav om ansvarlig bortskaffelse
Du kan stille krav om, at leverandøren redegør for en ansvarlig bortskaffelse af produkter. Fx kan der stilles krav til, at varen afsættes til behandling og efterfølgende optimal genbrug eller genanvendelse.
5.3.2 Krav om tilbagebetalingsordning
Det anbefales at afdække ved markedsdialog, om det er muligt at etablere en tilbagetagningsordning med leverandøren. Dette indebærer at leverandøren tilbagekøber eller tilbagetager varen efter endt brug mhp. at sikre genbrug/istandsættelse eller genanvendelse.
En tilbagetagningsordning kan være relevant for mange forskellige varetyper, fx tekstiler, IT- og teleudstyr og emballage. Ordningen kan se forskellig ud afhængigt af produkttypen, kontraktens størrelse, mulighederne for genanvendelse mm.
5.4 Krav til monitorering og opfølgning
- Indarbejd KPI’er for forbrug og ressourceeffektivitet i kontrakten.
- Sørg for, at kontraktstyring inkluderer opfølgning på forbrugsdata, affaldsmængder, reparationsrate osv.
Totalomkostninger (TCO)
Totalomkostningsberegninger, også kaldet Total Cost of Ownership (TCO), er økonomiske beregninger, der viser de samlede udgifter ved at anskaffe og bruge et produkt. Du kan anvende TCO som økonomisk tildelingskriterie i forbindelse med evaluering af tilbud.