Totalomkostninger (TCO) som evalueringsparameter

Hvad er totalomkostninger (TCO)?

TCO står for Total Cost of Ownership og kan bruges som en økonomisk evalueringsparameter fremfor indkøbsprisen. Sammenligner man to produkter udelukkende på indkøbspris, kan man risikere at vælge et produkt der til at starte med virker som det billige valg, men som på lang sigt er dyrere. Fx hvis produktet har et højt strømforbrug eller vandforbrug, eller en kort garantiperiode. 

Totalomkostninger inkluderer derfor også de udgifter der fremkommer i et produkts indkøbs-, brugs- og afskaffelsesfase (omkostningerne ved at eje et produkt). Derudover tager TCO også højde for et produkts klimaeffekt, ved at omregne produktets CO2 udledning til kr. Resultatet er en samlet udregnet pris som man kan bruge som økonomisk evalueringsparameter i sit udbud. 

Hvordan udregner man TCO?

Det varierer fra produkt til produkt, hvilke parametre der skal tages med når man beregner TCO. Miljøstyrelsen har udviklet værktøjer til de mest hyppigt brugte kategorier, herunder hårde hvidevarer, IT-udstyr, transport, tekstiler og andre elektriske apparater. Værktøjet et skruet sammen så det eneste du skal gøre er at indsætte data, som du får udleveret fra leverandører, og så beregner værktøjet prisen. Alternativt vedhæfte TCO-værktøjet som bilag til dit udbud og bede leverandøren om at udfylde data. 

Hvis du er interesseret i at bruge TCO i dit udbud, så kan du kontakte Miljømæssigt Bæredygtige Indkøb, som kan hjælpe dig med at udregne TCO. 

Du kan også følge nedenstående guide: 

Trin 1: Find værktøjet der svarer til din produktkategori 

Gå ind på Miljøstyrelsens hjemmeside og find det rigtige TCO værktøj (hvis de har det). I værktøjet er CO2 prissat til 1.500 kr., hvilket også er hvad Københavns Kommune anbefaler.

Finde Miljøstyrelsens TCO-værktøjer på Den Ansvarlige Indkøbers hjemmeside.

Trin 2: Vedhæft TCO værktøjet som bilag i dit udbud og indsaml data

Vedhæft TCO værktøjet som bilag i dit udbud, og fortæl tilbudsgiver at de skal udfylde fanen 'dataindsamlingsseddel' for de produkter de gerne vil byde ind med.

Trin 3: Saml indsendt data i ét ark og sammenlign priser

Når tilbudsgiver returnerer arket med udfyldt data, kan du selv samle dataen i den tredje fane i arket ved navn '[produktkategori] (1-200 produkter)'

I toppen af arket kan du nu se de forskellige produkter sammenlignet, og værktøjet vil angive, hvilket produkt er billigst når brugsfasen, afskaffelsesfasen, service og CO2 er medregnet. 

Se en 4 minutters video guide lavet af miljøstyrelsen her

Hvordan skriver man et krav om TCO ind i sit udbud? 

Det er oplagt at bruge totalomkostningsprisen (TCO prisen) som økonomisk tildelingskriterie fremfor den rene indkøbspris. Nedenfor kan du se et eksempel på, hvordan du kan skrive et krav om TCO ind i dit udbud. 

Kravteksteksempel: 

"For udvalgte produkter [indsæt et eller flere produkter] benyttes TCO-beregninger som et selvstændigt økonomisk kriterium således, at de forventede brugs-omkostninger i produktets levetid indgår i evalueringen af tilbuddet. Tilbudsgiver skal udfylde og sende TCO-værktøjet vedlagt i bilag 1 [angiv bilag] og i overensstemmelse med retningslinjerne i bilag 2 [angiv bilag]. Alle priser skal angives i danske kroner ekskl. moms, men inkl. eventuelle øvrige afgifter."