Generel information om fakturering

Krav til e-fakturering

I Københavns Kommune (KK) modtager vi kun e-fakturaer i det elektroniske format OIOUBL.

Fik du et ordrenummer ved bestilling?

Så skal din e-faktura indeholde EAN-nummer og ordrenummer.

Fik du ikke et ordrenummer ved bestilling?

Så skal din e-faktura i stedet indeholde EAN-nummer og brugerID på den person, som skal godkende e-fakturaen – du får brugerID oplyst af den person, som har bestilt varen eller ydelsen.

Krav om sigende varelinjebeskrivelse og udspecificering af ydelse.

Når du sender en faktura til Københavns Kommune, skal du sørge for at der er en sigende varelinjebeskrivelse og at ydelsen er udspecificeret.

Der stilles følgende krav til fakturaen: 

• De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der måtte være angivet i Aftalen.
• Varelinjebeskrivelsen skal være på dansk og skal gøre den/de købte Ydelse(r) identificerbare med de i Aftalen/bilag 2 ”tilbudslisten” angivet Ydelser.
• Den fakturerede mængde skal udspecificeres og angives således, at der er fuld overensstemmelse med antallet af bestilte Ydelser, dvs. ikke som bestillingsmængden i alt.

Fakturerer du i PEPPOL format?

Hvis du fakturerer i PEPPOL format, skal du benytte det EAN/GLN nummer, du har fået oplyst på indkøbsordren.

Du kan finde hjælp til PEPPOL format her

Hvor hurtigt betaler Københavns Kommune sine leverandører?

Økonomiudvalget besluttede på deres møde den 23. maj 2023, at Københavns Kommune i en midlertidig periode frem til maj 2024 ændrer frist for betaling, så fakturaer bliver betalt, så snart de er godkendt, jf. kommunens regler for fakturagodkendelse. Det vil ske uanset, hvilke betalingsbetingelser som står på fakturaen.

For din virksomhed betyder det, at der kan gå minimum fem arbejdsdage, fra vi modtager jeres faktura, til den bliver betalt. Fakturaen bliver betalt, så snart vores interne godkendelsesproces er gennemført.

Hvis perioden for fremrykning af betaling bliver forlænget igen efter maj 2024, vil vi fortsat betale jeres fakturaer tidligere. Hvis ikke perioden forlænges vil vi fra maj 2024 betale jeres fakturaer jf. betalingsbetingelserne, som vi har stående i vores system.

Hvad er et EAN-nummer og hvor finder jeg det?

Et EAN-nummer er en 13-cifret identifikation, som alle offentlige institutioner skal have. Det bruges primært, når en virksomhed skal foretage e-fakturering til det offentlige. EAN-nummeret fortæller, hvilken enhed i Københavns Kommune, der er ansvarlig for indkøbet. Det er vigtigt, at det korrekte EAN-nummer står på din e-faktura, så den kan blive betalt til tiden.

EAN-nummeret fremgår af den elektroniske ordre under EAN-lokationsnummer.

Hvis du ikke har modtaget en elektronisk ordre, skal du have EAN-nummeret oplyst af den medarbejder i Københavns Kommune, som bestiller varen eller tjenesteydelsen.