Drøftelse af forretningsorden

Indstilling

Det indstilles,

1. at Vesterbro Lokaludvalg drøfter og godkender input til forretningsordenen, der ses i bilaget, med de tilføjelser, der er nævnt i afsnittet ”Løsning”.

Problemstilling

Lokaludvalget skal have en forretningsorden for sit virke. Forretningsordenen sikrer, at arbejdet i lokaludvalget forløber på en hensigtsmæssig måde.

Forretningsordenen skal tage udgangspunkt i Forvaltningsloven og Lov om Kommuners Styrelse samt i Regulativet af 23. marts 2023 for lokaludvalg i Københavns Kommune.

Løsning

Normalforretningsordenen for lokaludvalg, der ses i bilaget, er udarbejdet af lokaludvalgenes sekretariater. Den tager udgangspunkt i Forvaltningsloven og Lov om Kommuners Styrelse samt i Regulativet af 23. marts 2023 for lokaludvalg i Københavns Kommune.

For at sikre lokal relevans og kontinuitet er det vurderet hensigtsmæssigt at supplere denne med elementer fra den tidligere forretningsorden for Vesterbro Lokaludvalg samt enkelte inspirationer fra Borgerrepræsentationens forretningsorden.

Det fremlagte forslag til forretningsorden tager altså udgangspunkt i normalforretningsordenen og er suppleret med følgende centrale elementer fra tidligere praksis i Vesterbro Lokaludvalg:

• Arbejdsgrupper og organisering:
  Lokaludvalget kan nedsætte faste og ad hoc arbejdsgrupper, udvalg og projektgrupper m.v. For hver gruppe udarbejdes vision, kommissorium og tidsplan, og der vælges en tovholder blandt medlemmer eller suppleanter, som løbende afrapporterer til lokaludvalget.
• Puljeudvalg:
  Der nedsættes et puljeudvalg bestående af minimum 4 medlemmer eller suppleanter. Puljeudvalget forbehandler ansøgninger og udarbejder indstillinger med begrundelser til lokaludvalget.
  Den endelige beslutning træffes af lokaludvalget, dog således at sekretariatet for lillepuljen kan træffe beslutning i dialog med puljeudvalget. Sekretariatet understøtter arbejdet administrativt og juridisk.
• Valgperioder:
  Valg til forperson, næstforperson(er) og øvrige tillidsposter gælder for ét år ad gangen og foretages hvert år i april på et ordinært møde.
• B-sager på dagsordenen:
  Sager kan optages som B-sager uden forventning om politisk behandling. Disse godkendes samlet ved dagsordenens godkendelse, medmindre et medlem anmoder om, at sagen eller dele heraf behandles som A-sag.
• Borgerinddragelse:
  Dagsordenen indledes med punktet "Input fra vesterbroere til Vesterbro Lokaludvalg", hvor borgere samlet set i op til 30 minutter kan komme med input. Der træffes ikke beslutninger under punktet.
• Adfærdskodeks:
  Lokaludvalget tilslutter sig Borgerrepræsentationen i Københavns Kommune’s adfærdskodeks for politisk arbejde: https://borgerrep.kk.dk/sites/default/files/2022-05/Adf%C3%A6rdskodeks%20for%20det%20politiske%20arbejde%20i%20Borgerrepr%C3%A6sentationen%20i%20K%C3%B8benhavns%20Kommune.pdf.
• Mødeledelse og orden:
  Forpersonen kan bortvise deltagere eller afslutte mødet ved overtrædelse af adfærdskodekset. Forpersonen kan endvidere afslutte forhandlinger, hvis det vurderes nødvendigt.
• Aflysning af møder:
  Forpersonen kan aflyse et møde, hvis der ikke er sager på dagsordenen, eller hvis tungtvejende forhold – såsom vejr eller trafikale udfordringer – gør det vanskeligt at gennemføre mødet.
• Hastekompetence:
  Forpersonskabet kan i særlige tilfælde fungere som midlertidigt beslutningsforum i uopsættelige sager frem til næste lokaludvalgsmøde.

Disse tilføjelser skal sikre en smidig organisering af arbejdet, tydelig rollefordeling samt en praksisnær og velfungerende mødeafvikling.

Økonomi

Intet.

Videre proces

Sekretariatet indarbejder drøftleser og beslutninger i en forretningsorden, som forelægges lokaludvalget på lokaludvalgets møder i maj og endelig i juni måned. Lokaludvalget skal godkende sin forretningsorden i to møder. Dvs. at sagen kommer på dagsordenen for lokaludvalgsmødet den 20. maj 2026.