Beslutning vedr. omdeling af dagsordner til ordinære møder

Indstilling

Formanden foreslår,

1. at Vesterbro Lokaludvalg beslutter, at man som hovedregel henter papirudgaven af dagsordnen til de ordinære møder selv. Enkelte der ikke har den mulighed, kan få den omdelt med bud.

Problemstilling

Den ordning, som har været benyttet til omdeling af dagsordner til de ordinære møder, har været udfordret, hvorfor lokaludvalget skal træffe beslutning om en ny løsning.

De fleste lokaludvalgsmedlemmer har tilkendegivet, at de har mulighed for at hente dagsordnen selv. Sekretariatet forsøger at lave en aftale med biblioteket om, at de ligger tilgængeligt på biblioteket. De vil ligge uden følgebrev, da følgebrevet indeholder personoplysninger. Såfremt lokaludvalget har et fortroligt punkt på dagsordnen, vil dagsorden blive leveret med bud.

De medlemmer, der ikke selv kan hente dagsordnen, vil kunne få den leveret med bud.

Dagsordnen er også altid tilgængelig online: https://www.kk.dk/dagsordener-og-referater

Løsning

Lokaludvalget træffer beslutning om, at man fra næste ordinære møde selv henter dagsordnen på biblioteket.

Såfremt man ønsker at få dagsordnen leveret med bud, skal dette noteres på den seddel, der omdeles på mødet.

Økonomi

Eventuel økonomi forbundet med beslutningen tages fra sekretariatsbudgettet.

Videre proces

Beslutningen effektueres ved næstkommende ordinære møde