Orientering om proces for suppleringsvalg 2020

Indstilling

Formanden forslår, 

1. at Vesterbro Lokaludvalg tager orienteringen om proces for suppleringsvalg til efterretning

Problemstilling

Retningslinjerne for suppleringsvalg til lokaludvalgene er nu på plads. Formålet med suppleringsvalget er at få fyldt tomme pladser ud, som bl.a. er opstået ved, at der løbende er medlemmer og suppleanter, der udtræder af lokaludvalget.

Retningslinjer for suppleringsvalg:

Alle medlemmer (også de der har orlov) og suppleanter orienteres via mail, at de kan udtræde af lokaludvalget, og har en frist på 14 dage til at svare på dette. Derefter danner sekretariatet et overblik over vakante pladser, og valgrupperne får efterfølgende besked om de pladser, der mangler. Valgruppen har 14 dage til at indstille nye medlemmer/suppleanter. Hvis der fortsat er vakante pladser, afholdes der et foreningssuppleringsvalg, med det formål at få udfyldt de vakante pladser. Sekretariatet indkalder til suppleringssvalg i det geografiske område for lokaudvalget. Suppleringsvalget afholdes mindst fire uger efter indkaldelse til suppleringsvalget. 

Krav til foreninger, der ønsker at opstille:

• En forening skal stå for eller deltage i lokale aktiviteter i den bydel, hvor den opstiller.
• En forening skal have mindst 2 medlemmer
• En forening skal fremsende dokumentation for sit grundlag i form af:
•   Vedtægter med beskrivelse af foreningens formål, og en kort beskrivelse af foreningens aktiviteter i bydelen
•   Referat fra sidste ordinære møde i generalforsamlingen, bestyrelsen ol.
• Den repræsentant, som foreningen opstiller, skal være fyldt 18 år, på dagen for valget.

Der er i processen for Vesterbro taget udgangspunkt i en kortere frist for indlevering af dokumentation, end beskrevet i retningslinjer for valg, hvor dokumentation skal være sekretariatet i hænde senest 14. dage før valget. I den herunder beskrevne proces er udgangspunktet, at foreningerne indleverer dokumentation indenfor tilmeldingsfristen til suppleringsvalget, der ligger 7 dage efter tilmeldingsfristen, da et evt. suppleringsvalg forventes at kunne afholdes onsdag den 22. april kl. 16-18. Suppleringsvalget skal som udgangspunkt være afholdt inden 1. maj.

Processen forventes for Vesterbro at blive som følgende:

7. februar - alle medlemmer og suppleanter - også de der har orlov, modtager en mail om, at man kan udtræde af lokaludvalget, med tilbagemeldingsfrist 21. februar.

26. februar får valgrupper besked om, hvilke pladser der er vakante, og kan indstille nye medlemmer/suppleanter frem til den 11. marts.

18. marts indkaldes der til suppleringsvalg i bydelen. 15. april er tilmeldingsfristen, samt frist for fremsendelse af dokumentation for foreningens virke, for foreninger der ønsker at stille en repræsentant.  

Det forventes, at suppleringsvalget kan holdes den 22. april kl. 16-18. Suppleringsvalget efterfølges af lokaludvalgets ordinære møde i april, der foreslås skubbet en halv time til 18.30. Formålet med at holde det inden et ordinært møde er, at det derved er muligt for nye og gamle medlemmer/suppleanter lige at veksle et par ord, nye medlemmer/suppleanter kan deltage i et ordinært møde og se, hvordan det foregår, og alle nuværende medlemmer har allerede datoen i kalenderen. 

Suppleringsvalg den 22. april er betinget af en forventning om, at det kun vil være få pladser, der skal holdes suppleringsvalg om, og at det vil være suppleantpladser, der står tomme.

Løsning

Vesterbro Lokaludvalg tager orienteringen til efterretning. 

Vesterbro Lokaludvalgs medlemmer og suppleanter opfordres til at sprede budskabet om suppleringsvalg i eget netværk.

Økonomi

Omkostninger i forbindelse med suppleringsvalget afholdes af sekretariatsmidler. Der anvendes digitale medier i forbindelse med annoncering af suppleringsvalget (e-mail, Facebook og hjemmeside). Der vil blive serveret te og kaffe til valget, og der vil være sandwich og kage til det efterfølgende ordinære møde.

Videre proces

Sekretariatet står for suppleringsvalget, men medlemmer og suppleanter må gerne dele i netværk samt indstille nye medlemmer og suppleanter, der lever op til kravene og har lyst til at være med i Vesterbro Lokaludvalg.