Samarbejde mellem sekretariat og Vesterbro Lokaludvalg

Indstilling

Forpersonen foreslår,

1. at Vesterbro Lokaludvalg tager nedenstående principper for samarbejdet mellem lokaludvalgets arbejdsfællesskaber - de initiativer, der er sat i søen. og sekretariatet til efterretning.

Problemstilling

Vesterbro Lokaludvalg har med den nye organisering lagt op til en arbejdsform, hvor medlemmerne i højere grad samler sig om konkrete sager, opgaver og dagsordener, som de har motivation for at arbejde med.

I denne indstilling bruges arbejdsfællesskaber som en fælles betegnelse for de tre organiseringsformer, som lokaludvalget har besluttet at arbejde med: udvalg, taskforces og arbejdsgrupper.

Herudover kan lokaludvalget sætte initiativer i gang. Et initiativ kan være forankret i et arbejdsfællesskab, men kan også være en mere afgrænset aktivitet eller indsats, som ikke kræver en egentlig organisering.

Den nye arbejdsform gør det relevant at tydeliggøre, hvordan lokaludvalget og sekretariatet arbejder sammen om arbejdsfællesskaber og initiativer, og hvad de forskellige parter bringer ind i arbejdet. Desuden blev det aftalt på Lokaludvalgets møde i august, at sekretariatet på indeværende møde holder et oplæg om samarbejdet.

Udgangspunktet er, at lokaludvalget og sekretariatet har forskellige roller, kompetencer og muligheder, som bringes sammen omkring den fælles opgave.

I som medlemmer sætter retning og tager ejerskab. I bringer lokalkendskab, forskellige perspektiver, engagement, relationer og netværk ind. I har en central rolle i at inddrage, engagere og mobilisere vesterbroerne og er samtidig ambassadører for lokaludvalget og dets arbejde.

Sekretariatet sikrer det administrative og formelle fundament, skaber overblik og sammenhæng og bringer faglig viden, procesforståelse, forbindelser og kendskab til kommunen i spil. Administrationen sker inden for de af Borgerrepæsentationens besluttede rammer jf. Kommissorium og regulativ.

Det giver mening at skelne mellem rollerne, fordi medlemmerne og sekretariatet kan noget forskelligt. Men rollerne er ikke altid skarpt adskilte. Nogle opgaver har en tydelig placering, mens andre løses bedst i et tæt samspil. Arbejdsdelingen afhænger derfor af den konkrete opgave og kan ændre sig, efterhånden som en sag eller et initiativ udvikler sig.

Udgangspunktet er det, I vil lykkes med
Når et arbejdsfællesskab etableres, eller et større initiativ sættes i gang, tilbyder sekretariatet som udgangspunkt en fælles opstart, når det giver mening.

Her er det centrale spørgsmål: Hvad vil I gerne lykkes med – og hvad skal der til for at komme derhen?

Det kan fx handle om:

1. Hvad vil I gerne opnå eller forandre?
2. Hvad ved I allerede, og hvad har I brug for at blive klogere på?
3. Hvilke borgere, aktører, forvaltninger eller beslutningstagere er relevante?
4. Hvad kan I som medlemmer bringe i spil?
5. Hvor kan sekretariatets kompetencer, viden og forbindelser gøre en forskel?
6. Hvad er de næste skridt, og hvem tager dem?

Formålet er at få blik for opgaven, før arbejdsformen fastlægges. Et udvalg, en taskforce eller en arbejdsgruppe kan arbejde på den måde, der giver bedst mening for det, man vil opnå. Nogle gange er der brug for møder. Andre gange handler arbejdet om fx at opsøge aktører, undersøge en sag, skabe politisk dialog, udvikle et projekt, mobilisere vesterbroerne, gennemføre en konkret aktivitet eller noget helt andet.

Det afgørende er derfor ikke formen, men hvad I vil lykkes med, og hvad der bringer arbejdet fremad.

Sekretariatet skaber overblik og sammenhæng

Sekretariatet understøtter lokaludvalgets samlede arbejde og har derfor blik både for den enkelte sag og for sammenhænge på tværs.

En væsentlig del af sekretariatets arbejde foregår derfor også uden for de enkelte arbejdsfællesskaber og initiativer. Sekretariatet følger relevante kommunale sager, processer og beslutninger, har løbende kontakt til dele af kommunens organisation og lokale aktører og har overblik over lokaludvalgets forskellige aktiviteter og forpligtelser.

Det betyder, at sekretariatet kan bringe viden, muligheder, forbindelser og opmærksomhedspunkter ind i arbejdet, når de er relevante. Sekretariatet kan fx gøre opmærksom på en kommende politisk beslutning, koble et initiativ til en relevant forvaltning eller lokal aktør eller se en sammenhæng mellem forskellige dele af lokaludvalgets arbejde.

Det er vigtigt, fordi sekretariatets rolle ikke alene er knyttet til de enkelte arbejdsfællesskaber og initiativer. Sekretariatet skal samtidig holde sammen på helheden og sikre kontinuitet på tværs af lokaludvalgets arbejde.

Seks funktioner i samarbejdet
Samarbejdet mellem lokaludvalget og sekretariatet kan beskrives gennem seks funktioner. De er ikke seks adskilte opgaver, men forskellige sider af arbejdet.

Funktionerne tydeliggør samtidig, at rollefordelingen kan være forskellig. På nogle områder har sekretariatet et klart ansvar. På andre er medlemmernes rolle central. Og flere steder opstår værdien netop ved, at forskellige kompetencer og positioner bringes sammen.

1. Administrerer
Sekretariatet sikrer det administrative og formelle fundament under lokaludvalgets arbejde. Det omfatter bl.a. politisk betjening, økonomi og puljer, aftaler, dokumentation, arkivering og øvrige faste administrative opgaver. 

administrationen sker inden for de af Borgerrepæsentationens besluttede rammer jf. Kommissorium og regulativ.

Det ligger hos sekretariatet, fordi lokaludvalget er en del af Københavns Kommune, og fordi økonomi, indkøb, aftaler og dokumentation skal håndteres inden for kommunens regler og procedurer.

Når et arbejdsfællesskab eller initiativ indebærer økonomi, indkøb eller aftaler med eksterne, inddrages sekretariatet derfor. Det sikrer både, at reglerne bliver fulgt, og at medlemmerne kan koncentrere deres kræfter om indhold, relationer og handling.

2. Kvalificerer
Sekretariatet henter og sammenstiller viden, skaber overblik og bidrager med faglig sparring, procesforståelse og kendskab til kommunen. Det kan fx være at undersøge en sag, skabe et datagrundlag, pege på handlemuligheder eller kvalificere et beslutningsgrundlag.

I bringer lokalkendskab, erfaringer, værdier og forskellige perspektiver ind og tager stilling til, hvad der er vigtigt, og hvilken retning lokaludvalget ønsker.

Det giver mening at kombinere de to blik. En sag bliver ikke nødvendigvis stærk af kommunal og faglig viden alene, ligesom det lokale perspektiv kan have brug for viden om rammer og muligheder for at kunne omsættes til handling. Kvalificeringen sker derfor i samspillet mellem sekretariatets faglige og administrative viden og jeres lokale og politiske blik.

3. Forbinder
Sekretariatet har og udvikler forbindelser til relevante forvaltninger, fagpersoner, institutioner, lokale aktører og samarbejdspartnere og kan hjælpe med at finde de relevante indgange til kommunen.

I har samtidig egne relationer til borgere, foreninger, erhvervsliv, institutioner, lokale netværk og nogle gange også medarbejdere i forvaltningerne. I kan også skabe politiske forbindelser og dialog, herunder til politikerne på Rådhuset.

De forskellige netværk kan noget forskelligt. Sekretariatet kan ofte skabe adgang til relevante faglige og administrative miljøer, mens medlemmerne har andre lokale og politiske relationer og positioner. Hvem der tager kontakten, afhænger derfor af sagen og formålet.

Når de forskellige forbindelser kobles, kan det både give bedre viden, stærkere samarbejder og større mulighed for at flytte en sag.

4. Navigerer
Sekretariatet følger kommunale sager, beslutningsgange og processer og hjælper med at skabe overblik over, hvad der er på spil, hvem der beslutter hvad, hvor mulighederne for indflydelse findes, og hvornår det er relevant at handle.

I sætter den lokale og politiske retning og tager stilling til, hvordan lokaludvalget ønsker at handle. Det kan fx være gennem politisk dialog, et høringssvar, kontakt til en forvaltning, mobilisering af lokale aktører, inddragelse, mobilisering eller et konkret initiativ.

Arbejdsdelingen giver mening, fordi kommunale processer kan være komplekse, og fordi mulighederne for indflydelse ofte afhænger af timing og af, hvem man går i dialog med. Sekretariatet kan bidrage med overblik over landskabet og handlemulighederne. I vurderer, hvad der er vigtigt for Vesterbro, hvilken retning lokaludvalget ønsker, og hvordan mulighederne skal bruges.

5. Inddrager og mobiliserer
I har en central rolle i at inddrage, engagere og mobilisere vesterbroerne. I kan være værter, ambassadører og samtalepartnere, invitere jeres netværk ind, skabe lokale relationer og være til stede i dialogen om Vesterbros udvikling.

Sekretariatet understøtter med de kompetencer og den praktik, der skal til. Det kan fx være metode og sparring, borgerpaneler og undersøgelser, kommunikation, administration samt planlægning og praktisk gennemførelse af arrangementer og andre inddragelsesaktiviteter.

Denne arbejdsdeling er vigtig, fordi lokaludvalgets styrke bl.a. ligger i forbindelsen til bydelen. Sekretariatet kan skabe gode rammer og metoder for inddragelsen, men medlemmernes relationer, tilstedeværelse og værtskab er afgørende for at skabe engagement og forankring.

Inddragelse og mobilisering lykkes derfor bedst, når medlemmernes lokale rolle spiller sammen med sekretariatets faglige og praktiske understøttelse.

6. Kommunikerer
Sekretariatet driver lokaludvalgets fælles kommunikationskanaler og understøtter planlægning, produktion og formidling. Det kan fx være at gøre en kompliceret sag forståelig, finde den rette kommunikationsform eller skabe synlighed omkring et initiativ.

I er samtidig lokaludvalgets stemmer og ambassadører i bydelen. I kan fortælle om lokaludvalgets arbejde, invitere andre med, dele gennem egne netværk og bringe lokale perspektiver og dagsordener begge veje mellem lokaludvalget og Vesterbro.

Det er vigtigt, fordi lokaludvalgets synlighed og kontakt til bydelen ikke alene skabes gennem hjemmesider, nyhedsbreve og sociale medier. Den skabes også gennem mennesker, relationer og tilstedeværelse. Sekretariatets kommunikationsfaglighed og fælles kanaler og medlemmernes lokale relationer og ambassadørrolle supplerer derfor hinanden.

Arbejdsdelingen følger opgaven
De seks funktioner vil ofte være i spil samtidig og med forskellig vægt gennem et forløb.

I en konkret sag kan sekretariatet fx først skabe overblik over en kommunal proces. Derefter kan medlemmerne tage dialogen med lokale aktører eller politikere. Senere kan medlemmer og sekretariat sammen tilrettelægge en inddragelse, hvor sekretariatet står for metode, kommunikation og praktik, mens medlemmerne er værter og mobiliserer deres netværk.

I en anden sag kan arbejdsdelingen se helt anderledes ud.

Pointen er derfor ikke at lave en fast grænse mellem medlemmernes og sekretariatets opgaver. Pointen er at være tydelige om, hvem der kan bidrage med hvad, og hvilken rolle der giver bedst mening på det pågældende tidspunkt.

Sekretariatet understøtter samtidig hele lokaludvalget og skal derfor prioritere sine ressourcer på tværs af arbejdsfællesskaber, initiativer, den formelle betjening og øvrige opgaver.

Understøttelsen tilrettelægges inden for sekretariatets samlede ressourcer og arbejdstidsmæssige rammer. Aktiviteter uden for almindelig arbejdstid skal derfor planlægges i god tid og under hensyntagen til sekretariatets samlede opgaver og bemanding, så aften- og weekendarbejde ikke medfører et omfang af afspadsering, der væsentligt reducerer sekretariatets tilstedeværelse og opgaveløsning i den almindelige arbejdsuge.

Den fælles arbejdsform kan sammenfattes sådan: Sekretariatet sikrer fundamentet og skaber overblik og sammenhæng. I sætter retning, tager ejerskab og bringer Vesterbro ind i arbejdet. Og omkring den konkrete opgave bringer I forskellige kompetencer, relationer og handlemuligheder sammen.

Løsning

Vesterbro Lokaludvalg tager orienteringen til efterretning.