Beslutning om elektronisk udsendelse af materiale

Vesterbro Lokaludvalg

 

DAGSORDEN

fra ordinært møde torsdag den 6. september 2007

 

 

Åbne punkter

 

15.      Beslutning om elektronisk udsendelse af materiale

VES  43/2007

 

BESLUTNING

Formanden indstiller til Vesterbro Lokaludvalg, at Lokaludvalget beslutter, hvilke retningslinier der skal gælde for udsendelse af materiale til udvalgets ordinære møder.   Vesterbro Lokaludvalg besluttede på mødet den 6. september, at medlemmer af Lokaludvalget fremover får tilsendt mødemateriale i papirform, samt at alle medlemmer og suppleanter får tilsendt mødematerialet elektronisk. Det er muligt at indgå individuelle aftaler med sekretariatet. Vesterbro Lokaludvalgs sekretariat vil fremover have et eksemplar af mødematerialet liggende til gennemsyn og kopiering.

 

 

PROBLEMSTILLING

I lokaludvalgets opstartsfase har Rådhusets sekretariat for lokaludvalg valgt at sende alt dagsordensmateriale til Vesterbro Lokaludvalgs ordinære møder, ud i papirform med PostDanmark. Der er sendt både til medlemmerne, 1. og 2. suppleanten.

 

Flere medlemmer har i den forgangne periode givet udtryk for, at det er ressourcespild at sende materialet ud i papirform. Endvidere har flere stillet spørgsmålstegn ved nødvendigheden af, at både medlemmer og suppleanter modtager materialet.

 

 

LØSNING

Det foreslås, at Vesterbro Lokaludvalg drøfter retningslinier for udsendelse af materiale til udvalgets ordinære møder.

 

Der er i princippet følgende muligheder:

• Alle medlemmer og suppleanter får tilsendt materialet elektronisk
• Alle medlemmer får tilsendt materialet i papirform og alle suppleanter får tilsendt materialet elektronisk
• Alle medlemmer samt 1. suppleanterne får tilsendt materialet i papirform og 2. suppleanterne får tilsendt materialet elektronisk

 

Selvom Vesterbro Lokaludvalg vælger en af ovenstående løsninger, kan den enkelte indgå en særlig aftale med sekretariatet, hvis der er behov for dette.

 

Afhængigt af hvilke retningslinier udvalget vælger, kan det besluttes at sekretariatet i Valdemarsgade 4 altid har et sæt af det seneste materiale liggende klar til gennemlæsning og kopiering.

 

 

ØKONOMI

Hvis lokaludvalget vælger at sende materiale til møder ud i elektronisk form helt eller delvist vil der kunne opnås en besparelse i form af færre udgifter til papir, kuverter og porto, ligesom sekretariatet vil kunne bruge den sparede tid til andre opgaver.