Beslutning om midlertidig organisering

Indstilling

Forpersonen indstiller,

1. at Vanløse Lokaludvalg beslutter at nedsætte tre midlertidige fagudvalg under lokaludvalget, der skal fungere frem til et seminar i oktober 2026.
2. at Vanløse Lokaludvalg beslutter at nedsætte et puljeudvalg, og at det første møde i puljeudvalget holdes som et åbent møde for alle interesserede medlemmer.
3. at Vanløse Lokaludvalg beslutter at afholde et seminar i oktober 2026 og nedsætter en seminargruppe på ca. 3-4 medlemmer til at stå for planlægningen af seminaret.

Problemstilling

Midlertidig organisering 
For at kunne komme i gang med det lokale arbejde og give nye medlemmer indblik i lokaludvalgsarbejdet, foreslås følgende midlertidige organisering af lokaludvalgsarbejdet, der skal fungere frem til et seminar i oktober 2026, hvorefter der tages endelig beslutning om organisering på det ordinære møde i oktober eller november 2026.

Fagudvalg
Vanløse Lokaludvalg har mulighed for at nedsætte en række fagudvalg, der arbejder med forskellige emner eller specifikke projekter. Fagudvalg under lokaludvalget har ingen beslutningskompetence, men kan forbehandle sager og projekter, som herefter forelægges til beslutning i lokaludvalget. Medlemmer, suppleanter og interesserede borgere kan deltage i fagudvalgene, og udvalgenes arbejde afhænger af medlemmernes ressourcer og interesser. 

Det foreslås at oprette tre midlertidige fagudvalg, hvorunder man kan have projektgrupper. De endelige fagudvalg under lokaludvalget kan med fordel organiseres, så de understøtter de emner, der arbejdes med i den kommende bydelsplan, men da dette arbejde først opstartes i august 2026, vil det tage tid, før den endelige organisering kan besluttes.

Fagudvalgsmøder ligger i udgangspunktet to uger før et lokaludvalgsmøde, så emner fra fagudvalgene kan nå at komme på dagsordenen, som skrives og udsendes ugen før det ordinære lokaludvalgsmøde.

De tre midlertidige fagudvalg følger nedenstående mødeplan frem til sommerferien. Mødeplanen er lavet med udgangspunkt i fagudvalgenes tidligere mødedage, dog med den ændring at Byplan og Trafik har byttet mødedag med Kultur og Idræt i maj måned, for at Byplan- og Trafikmødet kan afholdes sammen med det halvårlige besøg af Klima-, Miljø- og Teknikforvaltningens afdelinger for hhv. plansager og byggesager.

Maj 2026 (uge 19 og 20)

• Tirsdag den 5. maj kl. 17-19: Fagudvalg for Byplan og Trafik 
• Onsdag den 6. maj kl. 17-19: Fagudvalg for Kultur og Idræt
•  Mandag den 11. maj kl. 17-19: Fagudvalg for Klima og Miljø

Juni 2026 (uge 23)

• Mandag den 1. juni kl. 17-19: Fagudvalg for Klima og Miljø
• Tirsdag den 2. juni kl. 17-19: Fagudvalg for Kultur og Idræt
• Onsdag den 3. juni kl. 17-19: Fagudvalg for Byplan og Trafik

Da det er meget kort frist for mødeindkaldelse vil sekretariatet stå for det første møde i de tre fagudvalg, hvor det drøftes hvilke emner medlemmerne ønsker at arbejde med og hvordan, samt ønsker til mødeplan frem til endelig beslutning om organisering i efteråret.

Hvis man ikke har mulighed for at deltage i de første møder, men er interesseret i at deltage i fagudvalget, bedes man skrive til sekretariatet om ens interesser og mulige mødedage.
Sekretariatet udarbejder herefter en mødeplan med udgangspunkt i tilbagemeldingerne fra de tre udvalg under hensyn til, at flest mulige lokaludvalgsmedlemmer kan deltage i fagudvalgsmøderne. Lokaludvalget orienteres om mødeplan på det ordinære lokaludvalgsmøde den 18. juni 2026.

Alle fagudvalg skal have en forperson, der er medlem af Vanløse Lokaludvalg. Det har været kutyme, at forpersonen sammen med sekretariatet har udarbejdet og udsendt dagsordenen for de faste fagudvalgsmøder. Fagudvalget vælger selv sin forperson i forbindelse med fagudvalgsmødet i juni med efterfølgende orientering af lokaludvalget på det ordinære lokaludvalgsmøde den 18. juni 2026. Det vil derfor også være sekretariatet, der står for udarbejdelse af dagsorden og indkaldelse til det fagudvalgsmødet i juni.

De tre forpersoner for fagudvalgene indgår herefter i et forretningsudvalg sammen med forpersonskabet og er med til at planlægge lokaludvalgsmøderne.

Puljeudvalg
Vanløse Lokaludvalg kan vælge at nedsætte et puljeudvalg, der forbehandler puljeansøgningerne til lokaludvalget og laver indstillingerne til lokaludvalgets beslutninger, samt en saglig begrundelse herfor på baggrund af de gældende retningslinjer. Da der kan være personfølsomme oplysninger og andre fortrolige oplysninger i ansøgningerne, er det kun lokaludvalgsmedlemmer og suppleanter, der kan deltage i puljeudvalget. Medlemmer og suppleanter er, som del af lokaludvalgsarbejdet, underlagt tavshedspligt.
Der skal som minimum være 5-6 medlemmer af puljeudvalget, så sagsbehandlingen sikres et minimum af kontinuitet på trods af evt. sygdom/fravær.

Det foreslås, at oprette et puljeudvalg, og at det første møde i puljeudvalget er et åbent møde, hvor alle medlemmer der har lyst til at prøve kræfter med at behandle puljeansøgninger kan deltage. Det første (og åbne) møde i puljeudvalget afholdes:

• Mandag den 18. maj kl. 17-19.

På det første møde i puljeudvalget drøftes desuden forslag til mødeplan for resten af året. Lokaludvalget orienteres om mødeplan på det ordinære lokaludvalgsmøde den 28. maj 2026.

Om sekretariatsbetjening
De tre fagudvalg og puljeudvalget har fast sekretariatsbetjening.

Lokaludvalget har også mulighed for at nedsætte projektgrupper, der arbejder med et enkeltstående projekt eller emne, f.eks. i forbindelse med bydelsplanarbejdet. Disse kan få sekretariatsbetjening efter aftale.

Sekretariatet har mulighed for at betjene et vist antal faste fagudvalg og projektgrupper i forhold til de givne medarbejderressourcer. I vurderingen af, om der kan ydes sekretariatsbetjening vil der derfor også blive lagt vægt på, at der i projektgruppen er de fornødne medlemsressourcer tilstede til at drive arbejdet.

Seminar
Det foreslås at afholde et seminar i oktober, hvor lokaludvalget skal drøfte sin endelige organisering med henblik på arbejdet med en bydelsplan for Vanløse for 2027-2030. På seminaret færdigbehandles desuden spilleregler for Vanløse Lokaludvalg, der blev opstartet på samarbejdsseminaret den 9. april 2026.

Seminaret afholdes på en weekenddag i uge 40 eller uge 43 2026. Der er udsendt fire datoforslag til afstemning på mail, som man gerne må besvare inden mødet. Seminaret afholdes på den dag, hvor flest lokaludvalgsmedlemmer har mulighed for at deltage, og den endelige dato meldes ud på lokaludvalgsmødet.

Vanløse Lokaludvalg nedsætter en seminargruppe på ca. 3-4 medlemmer til at stå for planlægningen af seminaret i samarbejde med sekretariatet.

Løsning

Vanløse Lokaludvalg beslutter at nedsætte tre midlertidige fagudvalg under lokaludvalget, der skal fungere frem til et seminar i oktober 2026, og beslutter en dato for et seminar i oktober, hvor organiseringen endeligt besluttes.
Lokaludvalget beslutter desuden, at der skal nedsættes et puljeudvalg, hvor det første møde holdes som et åbent møde, og en seminargruppe, der planlægger det kommende seminar.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser for Vanløse Lokaludvalgs puljemidler.

Videre proces

Vanløse Lokaludvalg arbejder i en midlertidig organisering frem til et seminar i oktober, hvorefter en endelig organisering besluttes. Lokaludvalgets organisering kan altid ændres, hvis der opstår nye behov eller temaer i bydelen.