Principper, procedurer og retningslinier for tildeling af puljemidler

Vanløse Lokaludvalg

DAGSORDEN

fra ordinært møde torsdag den 21. juni 2007

Åbne punkter

9. Principper, procedurer og retningslinier for tildeling af puljemidler

VAN 78/2007

BESLUTNING

Formanden indstiller til Vanløse Lokaludvalg,

1. at udvalget tager notat fra Center for Borgerservice om de formelle rammer for lokaludvalgenes tildeling af puljemidler til efterretning.

2. at udvalget drøfter de gældende retningslinier for tildeling af puljemidler og træffer beslutning om eventuelle ændringer.

3. at udvalget drøfter og træffer beslutning om udvalgets overordnede holdning til generelle aspekter af tildeling af puljemidler, fx udvalgets overordnede holdning til tildeling af puljemidler til aflønning af projektkonsulenter.

4. at udvalget træffer beslutning om en fremtidig konkret procedure for behandling af ansøgninger om puljemidler.

Vanløse Lokaludvalgs beslutning på mødet den 21. juni 2007:

1. Vanløse Lokaludvalg tog notatet til efterretning

2. Vanløse Lokaludvalg henstiller til, at retningslinierne følges. Arbejdsgrupperne opfordres til at præcisere puljernes formål og bemyndiger Henrik Svendsen, Bent Christensen og sekretariatet til at formulere præciseringer i retningslinierne til næste møde i lokaludvalget.

3. Vanløse Lokaludvalg er desuden enige i, at;

§ der kan normalt ikke søges midler til projekter med tilbagevirkende kraft

§ hovedreglen er, at projektansøgere selv finansierer en del af projektet og/eller deltager med frivillig arbejdskraft

§ ansøgningsfristen på 1 mdr. skal overholdes

§ mangelfulde projektansøgninger skal ikke behandles

4. Vanløse Lokaludvalg drøftede den fremtidige procedure og et flertal besluttede, at der etableres en forsøgsordning, hvor ansøgninger først behandles af en repræsentant fra hver arbejdsgruppe samt formandsskabet. Dernæst kan ansøgningerne gå videre til behandling i de enkelte arbejdsgrupper. Forsøgsordningen skal evalueres på lokaludvalgets seminar i 2008.

PROBLEMSTILLING

Vanløse Lokaludvalg har nu høstet de første erfaringer med behandling af ansøgninger om tilskud samt tildeling af puljemidler. I den forbindelse indstiller formanden at udvalget evaluerer på erfaringerne og træffer beslutning om eventuelle ændringer af retningslinier for tildeling af puljemidler eller ændringer i proceduren for udvalgets behandling af ansøgninger.

Ad. 1: På baggrund af behandling af ansøgninger om puljemidler på sidste ordinære udvalgsmøde den 24. maj 2006, gav medlemmer af Vanløse Lokaludvalg udtryk for usikkerhed omkring de formelle rammer for tildeling af puljemidler. Derfor har Center for Borgerservice udarbejdet vedhæftede notat, hvori de formelle retningslinier for tildeling af puljemidler gennemgås. Med de formelle retningslinier menes de krav der udstikkes via lov om kommuners styrelse, kommunalfuldmagten samt regulativ for Vanløse Lokaludvalg.

Ad. 2: På det ordinære møde i Vanløse Lokaludvalg den 18. januar 2007 vedtog udvalget retningslinier for kulturpuljen. På det efterfølgende møde i Vanløse Lokaludvalg den 22. februar 2007 vedtog udvalget retningslinier for dialog- og netværkspuljen. Samtlige bilag vedlægges indstillingspunktet som bilag. Formanden indstiller at udvalget drøfter de gældende retningslinier for hver pulje, og træffer beslutning om eventuelle rettelser.

Ad. 3: På sidste møde i Vanløse Lokaludvalg den 24. maj 2007 blev det af medlem Peter Askjær bemærket, at trods klarhed over de formelle rammer samt udvalgets retningslinier for tildeling af puljemidler, er nogle forhold omkring tildeling af puljemidler, som udvalget ikke kan nedsætte håndfaste retningslinier for. Enhver beslutning om tilsagn eller afslag på en ansøgning beror på en selvstændig vurdering af den enkelte ansøgning. Samtidig blev det dog bemærket, at lokaludvalget udmærket kan drøfte og nå til enighed om overordnede, generelle holdningstilkendegivelser til hvilke typer af projekter man vil være særlig villig til at støtte frem for andre. Det kan også være en afklaring af udvalgets overordnede holdning til projekter, hvor ansøgningsbeløbet helt eller delvist går til løn. Formanden indstiller til udvalget, at dette spørgsmål drøftes med henblik på at udvalget får en fælles forståelse af de overordnede formål med tildelingen af puljemidler.

Ad. 4: Der er en række udfordringer ved den eksisterende procedure for behandling af ansøgninger. For det første er ansøgningerne ikke fordelt jævnt imellem arbejdsgrupperne, hvilket har givet enkelte arbejdsgrupper et betragteligt arbejde med gennemlæsning og vurdering af de enkelte ansøgninger. Dernæst har det været vanskeligt for alle arbejdsgrupper, at nå at afholde møde, hvorpå de indkomne ansøgninger, kan blive grundigt beha ndlet. Endelig betyder opdelingen i arbejdsgrupper, at den enkelte arbejdsgruppe har svært ved at holde sig orienteret om de økonomiske konsekvenser for de enkelte puljer, for hver given ansøgning.

For at imødekomme ovenstående foreslås det, at Vanløse Lokaludvalg drøfter følgende forslag til procedure for behandling af ansøgninger.

Der nedsættes en arbejdsgruppe for puljemidler, bestående at arbejdsgruppernes tovholdere samt formandskabet. Denne arbejdsgruppe får til opgave, at gennemlæse ansøgningerne og fremsætte indstilling til 1. de(n) relevante arbejdsgruppe(r), hvis tovholderne skønner, at dette er ønskeligt og sagen og 2. til lokaludvalgets afgørelse. Arbejdsgruppen for puljemidler skal samtidig vurdere, hvorvidt de af Vanløse Lokaludvalg opstillede regler om budget, ansøgningsskema og tidsfrister, er overholdt.

Denne procedure foreslås udelukkende anvendt ved ansøgninger over kr. 10.000.

Ved ansøgninger under kr. 10.000 inddrages arbejdsgruppen for puljemidler ikke. I stedet fremsendes ansøgningen til formandsskabet og tovholderen for de(n) relevante arbejdsgruppe(r), med henblik på, at der udarbejdes en indstilling. Arbejdsgruppen kan stadig behandle indstillingen.

Sekretariatets behandling af ansøgninger fortsætter som hidtil.

Løsningen kan eventuelt afprøves som forsøgsordning.

Endvidere har arbejdsgruppen for børn og unge foreslået at Vanløse Lokaludvalg fremover, mere aktivt søger at udbrede kendskabet til puljemidlerne. Dette for at opnå en så bred ansøgerskare som muligt.

LØSNING

Vanløse Lokaludvalg drøfter de fire indstillingspunkter og træffer beslutning herom.

Vanløse Lokaludvalg drøfter hvorvidt der bør gøres en særlig indsats for at udbrede kendskabet blandt Vanløseborgerne til puljemidlerne.

BILAG

Bilag 1: Notat fra Center for Borgerservice om de formelle rammer for tildeling af puljemidler
Bilag 2: Retningslinier for Kulturpuljen
Bilag 3: Retningslinier for Dialogpuljen
Bilag 4: Retningslinier for Netværkspuljen
Bilag 5: Generelle retningslinier for Vanløse Lokaludvalg

Til top