Mødedato: 14.04.2015, kl. 18:30
Mødested: Valby Kulturhus, 5. sal

Orientering om Valby Kulturdage

Indstilling og beslutning

Formanden indstiller
1) at Valby Lokaludvalg tager orienteringen til efterretning
2) at Valby Lokaludvalg godkender PR budgettet

Problemstilling

Området som kulturdagene breder sig over er i år afkortet, så det strækker sig fra hjørnet Valby Langgade/Annexstræde og op til Søndre Fasanvej. Derudover kan kulturdagene brede sig til sidegader og pladser, der ligger i tilknytning til området. Aktiviteterne inddeles i temaer, så lignende aktiviteter og foreninger placeres samlet.

Deltagerne på kulturdagene opfordres til at lave aktiviteter på deres områder, i som de kan søge penge til i kulturdage-puljen. Så hvor cafeer og restauranter tidligere år skulle betale for at sælge på gaden, kan de i år i stedet organisere underholdning, som trækker publikum til. Dette kan de søge penge fra kulturdage-puljen til, hvis det foregår på et offentligt tilgængeligt område.

Der har været en del modstand imod den nye afspærring fra de handlende op mod Gl. Jernbanevej. En del af dem sidder også i Valby Handels- og Cityforeningens bestyrelse, så engagementet herfra bliver sandsynligvis ikke så stort i år.

Inspirationsmøde 17. marts 2015
Over 35 borgere var mødt op til inspirationsaften i Valby Kulturhus. Deltagere var fra blandt andre Lokaludvalget, Kultur Valby, Valby Jazzklub, Valby Kunstforening, Teater V, Valby Kino, Dansk Folkehjælp, Copenhagen Tomahawks, SF Valby, Valby Pelshus, Bondestuen og mange flere. Man kunne måske have ønsket sig flere nye ansigter, men alt i alt var fremmødet godt, og deltagerne var aktive. Der kom mange ideer på banen i løbet af aftenen, som styregruppen er i gang med at følge op på.
 
Repræsentanterne fra butikslivet var mødt for at diskutere den nye afspærring. Det blev slået fast, at der ikke bliver ændret på beslutningen, og de blev opfordret til at deltage på markedstorvet, ligesom de jo er velkomne til at lave aktiviteter på deres del af gaden, udenfor afspærringen. Der er en stor opgave med at få handelslivet om bord på de nye tanker, og det bliver måske ikke i år det lykkes.

Styregruppen
Styregruppen har sidst afholdt møde den 19. marts 2015. Styregruppen fungerer godt, og er aktivt opsøgende i forhold til at få kulturdagene til at blive en succes. På sidste møde samlede vi alle ideer, der er opstået indtil videre i processen, og fordelte tovholdere og ansvar for at følge op med relevante foreninger og aktører.

Styregruppen organiserer selv et børneområde, som vil ligge i Skolegade. Derudover arbejder styregruppen opsøgende, for at få lokale foreninger og aktører til selv at tage ansvar for aktiviteter, der gør kulturdagene levende og spændende. Den opsøgende indsats er gået i gang, og responsen på ændringerne er god.  Sanne og Anders går en stor indsats med henholdsvis at få handelslivet engageret og arrangere musik og idræt på kulturdagene.

Kultur- og idrætsudvalget har budt ind med at stå for den opsøgende indsats til idrætsforeninger, for at organisere et idrætstorv med kunstgræs, hvor foreningerne kan vise hvad de har at byde på.

Nyhedsbrev
Nyhedsbrevet Kulturdage Nyt har i skrivende stund 226 abonnenter, og er blevet sendt ud tre gange. Responsen har været fin, der er mange der åbner og læser det. I nyhedsbrevet kommer der løbende informationer om tilmelding, pris, hvordan man søger penge, og hvordan kulturdagene er organiseret i år.
 
Handel
Der indrettes i år et markedstorv på en central placering. Her kan handlende leje et telt, få adgang til strøm, og skabe et hyggeligt strøg med underholdning og musik. Den præcise placering af torvet besluttes når der er et overblik over hvor mange butikker, der ønsker et telt.

Foreninger
Alle tilmeldte foreninger får tildelt et område på 3*3 meter. Aktiviteter kan dog sagtens brede sig over et større område, gerne i samarbejde med de øvrige foreninger på det torv, man er placeret. Det er i år muligt at søge kulturdagepuljen om støtte, og alle tilmeldte bliver opfordret til at tænke over, hvordan de bidrager til et par festlige og aktivitetesspækkede dage.

PR
Udover traditionel annoncering fokuseres der i år på at videreudvikle program-app’en, som kan findes på www.kulturdage.dk, på at øge tilstedeværelsen på sociale medier og på at gøre kulturdagene synlige i bybilledet med plakater og bannere på et tidligere tidspunkt end tidligere år. Derudover hænger vi banner på Valby Kulturhus.

Indtil videre er der kommunikeret via nyhedsbrev, hjemmeside, sociale medier, lokalaviser og direkte henvendelser til foreninger og aktører.

Økonomi
Handlende på kulturdagene i år tilbydes en plads på et handelstorv. De har mulighed for at leje et telt og betale for strøm. Hvis de medbringer eget telt og ikke skal bruge strøm, er deltagelsen gratis.
 
Butikker og handlende, der ikke ønsker at stå på handelstorvet, tilbydes at støtte Valby Kulturdage med 1000 kr. For det beløb får de enten et klistermærke eller et flag, som de kan sætte op for at gøre støtten synlig. De bliver også synlige i markedsføring på hjemmeside og sociale medier.
 
Deltagende foreninger har også mulighed for at leje telt og at betale for strøm.
 
Derudover opfordres alle deltagere til at arrangere aktiviteter og bidrage til, at Valby Kulturdage bliver en succes i år. 


 

Løsning

Valby Lokaludvalg tager orienteringen til efterretning

Valby Lokaludvalg godkender PR budgettet for Valby Kulturdage 2015

Økonomi



Valby Lokaludvalg afsatte ved vedtagelse af puljebudget kr. 330.000,- til Valby Kulturdage.
Sekretariatet og styregruppen har udarbejdet følgende budget:

Budgetpost Beløb
Afspærring/lukning af Valby Langgade             50.000
Oprydning             30.000
Toiletter               7.000
Vagt             15.000
Scene og telte             35.000
Strøm             50.000
Lyd             20.000
Praktisk planlægning og afvikling             35.000
Lokaludvalgets egne aktiviteter             25.000
PR              60.000
            327.000





Herunder udmøntes PR budgettet således:



Udgiftspost  Beløb
Udvikling af App med log-in og personligt program  kr. 10.000,00
Udvikling af App med kortfunktionalitet  kr. 5.000,00
Layout og tryk af program  kr. 15.000,00
Tryk og opsætning af A2 plakater  kr. 2.000,00
Annoncering i aviser  kr. 20.000,00
Bannere kr. 5.000,00
Annoncering på Facebook kr. 1.000,00
Diverse/buffer kr. 2.000,00
   
Total kr. 60.000,00


Valby Lokaludvalg skaber således rammerne for afholdelsen af Valby Kulturdage og lægger op til at foreninger, forretninger osv. skaber indholdet på kulturdagene. Til at støtte dette arbejde har lokaludvalget afsat kr. 100.000,- af lokalpuljen til aktiviteter der afholdes i forbindelse med kulturdagene.

Beslutning

Anders Jørgensen orienterede om de konkrete planer, der er allerede nu.
Katrine og Dorthe supplerede med information om hvordan aktiviteterne gennemføres og samarbejdet med caféerne.
Til top