Information og dialog med borgerne

Valby Lokaludvalg

 

DAGSORDEN

fra ordinært møde tirsdag den 12. marts 2002

 

 

Åbne punkter

 

4.      Information og dialog med borgerne

VL  27/2002

Formanden indstiller,

 

at Valby Lokaludvalg tager sekretariatets orientering om information på kommunens intranet- og internetsider til efterretning,

 

at Valby Lokaludvalg godkender, at sekretariatet – i samarbejde med formanden - indenfor en ramme på 35.000,- kr. udarbejder og indrykker en helsidesannonce i ValbyBladet samt udarbejder og trykker et nyhedsbrev om Valby Lokaludvalg. 

 

at Valby Lokaludvalg pålægger sekretariatet at fremkomme med et oplæg til strategi for information og dialog med borgerne med henblik på, at lokaludvalget på næste møde kan drøfte den konkrete udmøntning af kommissoriets retningslinier for dialog og borgerinddragelse.

 

RESUME

 

I kommissoriet for Valby Lokaludvalg er opstillet en række krav til lokaludvalgets opgavevaretagelse for så vidt angår dialog og borgerinddragelse. Det foreslås, at sekretariatet pålægges at udarbejde et oplæg til strategi for information og dialog med borgerne med henblik på, at lokaludvalget på næste møde den 9. april 2002 drøfter, hvordan dialogen og borgerinddragelsen konkret kan udmøntes.

 

Sekretariatet har foreløbig iværksat information på Københavns Kommunes interne intranetside ("kknet") med en faktuel orientering om Valby Lokaludvalg målrettet samtlige ansatte i kommunen. Der informeres desuden på tilsvarende vis til borgerne via kommunens hjemmeside (www.kk.dk).

 

Så snart lokaludvalget får oprettet sin egen hjemmeside på det tidligere bydelsråds webadresse/domæne, vil der blive linket indbyrdes mellem kommunens og lokaludvalgets hjemmesider.

 

Det foreslås, at Valby Lokaludvalg tager sekretariatets orientering om information på kommunens intranet- og internetsider til efterretning.

 

Det foreslås endvidere, at Valby Lokaludvalg godkender, at sekretariatet – i samarbejde med formanden - indenfor en ramme på 35.000,- kr. kan tilrettelægge en lokal, borgerrettet informationskampagne med henblik på at informere borgerne om oprettelsen af Valby Lokaludvalg.

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

I kommissoriet for Valby Lokaludvalg er opstillet en række krav til lokaludvalgets opgavevaretagelse for så vidt angår dialog og borgerinddragelse, idet lokaludvalget skal:

·        "Være bindeled og sikre dialog mellem bydelens borgere og Borgerrepræsentationen/de faste udvalg i alle sager, der har særlig betydning for bydelen.

·        Forberede møder og høringer – i samarbejde med den kommunale forvaltning – mellem borgere og Borgerrepræsentationen/de faste udvalg, særligt i sager om lokal- og bydelsplaner.

·        Sikre dialog med bydelens borgere inden høringssvar m.v. afgives til Borgerrepræsentationen/de faste udvalg.

·        Medvirke til at sikre sammenhæng og koordinering i de bydelsrettede aktiviteter."

 

Særligt for så vidt angår bydelsplanen, som skal udarbejdes i samarbejde med Økonomiudvalget, fastslås det i kommissoriet, at:

 

"(…)Forslaget til bydelsplan tilvejebringes på grundlag af en arbejdsplan, der fastlægger plantemaer, overordnede mål for udviklingen, en strategi for dialog og borgerinddragelse samt procesforløbet, herunder Lokaludvalgets medvirken. Arbejdsplanen fastlægges af Økonomiudvalget efter udtalelse af Lokaludvalget."

 

I kommissoriet anføres desuden:

"Møder i Valby Lokaludvalg er offentlige (…).

 

Lokaludvalget kan nedsætte arbejdsgrupper, studiekredse, fokusgrupper, dialogfora.

 

I arbejdsgrupperne kan, ud over udvalgets medlemmer, indgå borgere, brugere, repræsentanter fra forvaltningerne og andre interessenter"

 

På denne baggrund foreslås det, at sekretariatet pålægges at udarbejde et oplæg til strategi for information og dialog med borgerne med henblik på, at lokaludvalget på næste møde den 9. april 2002 kan drøfte den konkrete udmøntning af kommissoriets retningslinier for dialog og borgerinddragelse.

 

Om de ovenfor fremhævede punkter i kommissoriet skal foreløbig bemærkes:

 

Bydelsplanen

Med hensyn til bydelsplanen følger det direkte af kommissoriets ordlyd, at der i denne afgrænsede sammenhæng skal lægges en konkret strategi for dialog og borgerinddragelse, hvorfor det umiddelbart må anbefales, at bydelsplanen drøftes som et særligt tema på lokaludvalgets møde den 14. maj 2002.

 

Forberedelse af møder og høringer

Opfyldelse af den del af kommissoriet, som vedrører lokaludvalgets forberedelse af møder og høringer for borgerne i samarbejde med forvaltningerne, særligt i sager om lokal- og bydelsplaner, vil nok primært komme til at udspringe af konkrete initiativer fra lokaludvalget eller fagforvaltningerne i tilknytning til aktuelle emner og sager, hvor det skønnes relevant at afholde sådanne arrangementer.

 

Hvis lokaludvalget kan tilslutte sig forslaget om, at der udarbejdes et oplæg til strategi for information og dialog med borgerne, synes det relevant med en nærmere belysning af bydelsrådenes og de enkelte fagforvaltningers erfaringer med sådanne arrangementer.

 

Afgivelse af høringssvar

At sikre dialog med bydelens borgere inden høringssvar afgives til Borgerrepræsentationen/de faste udvalg kan i praksis vise sig at være vanskeligt, da høringssvar ofte skal afgives indenfor korte tidsfrister.

 

Umiddelbart synes ordningen med faste observatører og nedsættelsen af arbejdsgrupper mv. i vidt omfang at kunne tilgodese denne del af kommissoriet.

 

Af andre muligheder kan nævnes, at borgere, interesseorganisationer mv. kan indkaldes til foretræde for lokaludvalget med henblik på oplysning af sagerne inden høringssvar afgives.

 

Praksis omkring lokaludvalgets afgivelse af høringssvar vil formentlig vise, hvilke andre former for inddragelse, der kan arbejdes med i denne sammenhæng, men det kunne i oplægget til strategi fo r information og dialog med borgerne være relevant at få en nærmere belysning af mulighederne på dette punkt.

 

"Være bindeled og sikre dialog"

Lokaludvalgets møder er offentlige og der er åbnet mulighed for observatører, foretræde mv. I kommissoriet anføres desuden, at der kan nedsættes "arbejdsgrupper / studiekredse / fokusgrupper / dialogfora" med deltagelse af forskellige typer interessenter.

 

Lokaludvalget har på sine første møder foreløbig vedtaget at nedsætte to arbejdsgrupper, og der er udpeget tovholdere for disse, bl.a. med henblik på udarbejdelse af kommissorier for arbejdsgrupperne.

 

I et oplæg til strategi for information og dialog med borgerne kunne det belyses nærmere, hvilke muligheder lokaludvalget i medfør af kommissoriet har for at "være bindeled og sikre dialog (…) i alle spørgsmål, der har særlig betydning for bydelen".

 

Orientering om den af sekretariatet iværksatte netbaserede informationskampagne

Sekretariatet har foreløbig iværksat information på Københavns Kommunes interne intranetside ("kknet") med en faktuel orientering om Valby Lokaludvalg, målrettet samtlige ansatte i kommunen. Informationen indeholder bl.a. oplysninger om kontaktadresse, medlemsfortegnelse, mødeplan, kommissorium, høringsprincipper samt – snarest muligt – links til lokaludvalgets dagsordener og beslutningsprotokoller.

 

Sekretariatet har desuden iværksat en nogenlunde tilsvarende information på Københavns Kommunes hjemmeside (www.kk.dk), hvor alle borgere ligeledes får adgang til faktuelle oplysninger om lokaludvalget samt – snarest muligt - dagsordener og beslutningsprotokoller.

 

Sekretariatet arbejder på - i samarbejde med Thomas Petersen - at lokaludvalget får oprettet sin egen hjemmeside på det tidligere bydelsråds webadresse/domæne. Der vil blive linket indbyrdes mellem kommunens og lokaludvalgets hjemmesider.

 

Med hensyn til kommunens intra- og internetsider er det sekretariatet, som sørger for at lægge faktuelle oplysninger ud og opdatere disse løbende. Oprettelse og teknisk vedligeholdelse af siderne forestås af Information & Kommunikation i Økonomiforvaltningen.

 

Med hensyn til lokaludvalgets egen hjemmeside er det Information & Kommunikation, som er behjælpelige med oprettelsen og vedligeholdelsen af siderne. Der vil blive lagt en række faktuelle informationer ud på siden, men medlemmerne skal i vidt omfang selv være med til at forme sidernes opbygning, herunder løbende komme med materiale, som ønskes lagt ud på hjemmesiden.

 

Sekretariatet vil være behjælpelig med at formidle kontakten mellem lokaludvalgets medlemmer og Information & Kommunikation. I oplægget til strategi for information og dialog med borgerne vil sekretariatet fremkomme med et forslag til struktur for lokaludvalgets hjemmeside.

 

Det foreslås, at lokaludvalget tager denne orientering om information på intra- og internettet til efterretning.

 

Forslag til en borgerrettet kampagne om oprettelsen af Valby Lokaludvalg

Der synes at være behov for en mere lokal og borgerrettet informationskampagne om oprettelsen af Valby Lokaludvalg udover den netbaserede information, som allerede er iværksat.

 

Det foreslås derfor, at lokaludvalget godkender, at sekretariatet - i samarbejde med formanden – indenfor en ramme på 35.000,- kr. tilrettelægger en lokal, borgerrettet informationskampagne via skrevne medier. Denne kampagne skal være en enkeltstående begivenhed med det formål at gøre bydelens borgere opmærksom på lokaludvalgets eksistens. Det foreslås, at kampagnen består i dels at udarbejde og indrykke en helsidesannonce i Valbybladet med faktuelle oplysninger om lokaludvalget, dels at udarbejde og trykke et "nyhedsbrev" om lokaludvalget med henblik på omdeling i nærområdet via biblioteket, medborgerhuset, institutioner mv.

 

Økonomiske konsekvenser

Vedtages forslaget om iværksættelse af en lokal, borgerrettet informationskampagne vil det have økonomiske konsekvenser.

 

Det kan oplyses, at den foreslåede ramme på 35.000,- kr. er beregnet på baggrund af konkret indhentede tilbud. Der forudsættes anvendt op til 22.000,- kr. ekskl. moms på en helsidesannonce i ValbyBladet og op til 13.000,- kr. ekskl. moms på trykning af et nyhedsbrev i 5500 eksemplarer.

 

Informationskampagnen finansieres via lokaludvalgets midler til sekretariatsbetjening.

 

 

Ejner Jensen

 

Dato: 7. marts 2002