Godkendelse af leje af lokaler på Valby Langgade (bilag)

Valby Lokaludvalg

DAGSORDEN

fra ordinært møde torsdag den 9. juni 2005

Åbne punkter

2. Godkendelse af leje af lokaler på Valby Langgade (bilag)

VL 10/2005

Formanden indstiller,

at Valby Lokaludvalg godkender vedlagte lejekontrakt vedr. leje af lokalerne på Valby Langgade 92 st. th., 2500 Valby, og samtidig opsiger lejemålet på 3. sal i Valby Medborgerhus.

at Valby Lokaludvalg anviser 33.200 kr. til depositum for lejemålet samt husleje incl. a'conto varme for marts måned. Pengene anvises på lokaludvalgets administrationskonto, kontonummer 4502 – 11048.

at Valby Lokaludvalg deler lejemålet med det nyetablerede Agenda 21 Center i Valby således, at Valby Lokaludvalg kan disponere over lokalerne 1 hverdag om ugen og Agenda 21 Centret 4 hverdage om ugen. Deling af lejemålet skal ske med tilbagevirkende kraft fra 1. april 2005.

at de månedlige faste udgifter deles mellem Valby Lokaludvalg og Agenda 21 Centret, således at Valby Lokaludvalg betaler 1/5 og Agenda 21 Centret betaler 4/5. De faste udgifter er husleje, el, vand og varme.

at Valby Lokaludvalg anviser 16.500 kr. til udgifter til husleje og løbende forbrugsudgifter for april-december 2005. Pengene anvises på lokaludvalgets administrationskonto, kontonummer 4502 – 11048.

at Valby Lokaludvalg anviser 50.000 kr. i rådighedsbeløb til etablering af arbejdspladser og møderum. Pengene anvises på lokaludvalgets administrationskonto, kontonummer 4502 – 11048.

at Valby Lokaludvalg afstår lejemålet til Agenda 21 Centret, hvis Valby Lokaludvalgs funktionsperiode ikke forlænges efter d. 31/12 2005.

at Valby Lokaludvalg godkender det reviderede forslag til sekretariatsbudget for 2005.

RESUME

Valby Lokaludvalg har fået tilbudt at leje en stuelejlighed på Valby Langgade 92 st. th., som kan bruges til udvalgets kontor- og mødelokale. Lejligheden er på 82 kvm og består af 2 rum samt et køkken med plads til spiseafdeling.

Lejligheden er efter overtagelsen blevet istandsat og den månedlige udgift udgør herefter ca. 10.200 kr. til husleje og løbende forbrugsudgifter.

Lejemålet deles med Agenda 21-centeret, så udgiften kan reduceres.

Formanden indstiller,

at Valby Lokaludvalg godkender vedlagte lejekontrakt vedr. leje af lokalerne på Valby Langgade 92 st. th., 2500 Valby, og samtidig opsiger lejemålet på 3. sal i Valby Medborgerhus.

at Valby Lokaludvalg deler lejemål et med det nyetablerede Agenda 21 Center i Valby således, at Valby Lokaludvalg kan disponere over lokalerne 1 hverdag om ugen og Agenda 21 Centret 4 hverdage om ugen. Deling af lejemålet skal ske med tilbagevirkende kraft fra 1. april 2005.

at Valby Lokaludvalg anviser 50.000 kr. i rådighedsbeløb til etablering af arbejdspladser og møderum. Pengene anvises på lokaludvalgets administrationskonto, kontonummer 4502 – 11048.

at Valby Lokaludvalg afstår lejemålet til Agenda 21 Centret, hvis Valby Lokaludvalgs funktionsperiode ikke forlænges efter d. 31/12 2005.

at Valby Lokaludvalg godkender det reviderede forslag til sekretariatsbudget for 2005.

SAGSBESKRIVELSE

Valby Lokaludvalg har igennem flere år arbejdet med tanken om at leje et lokale, som kan bruges som kontor- og mødelokale for Valby Lokaludvalg, og som samtidig kan gøre udvalget mere synligt for valbyborgerne.

Nu har der vist sig en sådan mulighed. Valby Lokaludvalg har fået tilbudt et lejemål på Valby Langgade 92 st. th.

Stuelejligheden er beliggende lige overfor Ny Valby Skole, og der er direkte indgang til lejligheden fra Valby Langgade. Selve lejligheden er på 82 kvm og består af 2 rum samt et køkken med plads til spiseafdeling.

Lejligheden er efter overtagelsen blevet istandsat.

Godkender Valby Lokaludvalg lejemålet på Valby Langgade 92 st. th. opsiges Valby Lokaludvalgs leje af mødelokale på 3. sal i Valby Medborgerhus. Hermed frigøres Valby Lokaludvalg for en budgetteret lejeudgift i juni-december 2005, på i alt 11.200 kr.

Rent formelt var formanden for Valby Lokaludvalg nødt til at underskrive lejekontrakten ultimo januar 2005 med henblik på leje pr. 1. marts 2005, for ikke at lejemålet skulle overgå til en anden. Ejner Jensen hæfter derfor personligt for indgåelse af lejekontrakten samt de faste udgifter som er blevet betalt indtil dato, indtil udvalget har godkendt lejemålet.

Lejemålet er uopsigeligt til og med 1/9 2006, men det kan inden da, om nødvendigt, afstås til Agenda 21 Centret.

Udgifter til lokaleleje

For leje af stueligheden skal Valby Lokaludvalg erlægge et depositum på 26.000 kr. Herudover forudbetales et måneds husleje på 6.500 kr. om måneden samt 700 kr. i a'conto varme, hvilket i alt udgør 33.200 kr.

Lokalerne var ved overtagelsen meget nedslidte. Derfor blev der mellem lejer og udlejer indgået en aftale om modernisering af lejemålet. Af aftalen fremgår det, at moderniseringen betales som et forbedringstillæg til lejeaftalen med 2000 kr. pr. måned. Pr. 1. maj udgør huslejen derfor 8.500 pr. måned samt 700 kr. i a'conto varme.

Ud over udgifter til husleje vil der være nogle faste udgifter til el, vand, og telefon. Forbrugsudgifter antages at udgøre 1000 kr. pr. måned, dvs. ca. 10.000 kr. for resten af 2005.

Ud over et depositum vil der være nogle udgifter til etablering af kontor- og møderum. Der vil bl.a. være udgifter til el-arbejde, kabling, borde, stole, telefoner og computere. Det indstilles, at der afsættes et rådighedsbeløb på 50.000 kr. til etablering af kontoret.

Deling af lejemålet

Stuelejligheden er rigelig stor til kun at rumme Valby Lokaludvalg. Tanken fra Ejner Jensens side er derfor, at Valby Lokaludvalg skal have kontorfællesskab med det nye Agenda 21 center i Valby, som i maj 2005 er blevet formelt godkendt som en fond. Et kontorfællesskab mellem Valby Lokaludvalg og Agenda 21 centret kan internt virke gensidigt inspirerende, og eksternt give indtryk af et levende og aktivt lokalforum.

Rent økonomisk vil det betyde, at udgifterne til lejemålet kan deles med Agenda 21 Centret. Fordeling af udgifterne må naturligvis tage udgangspunkt i den daglige brug af lokalerne.

Ejner Jensen foreslår i den forbindelse, at Valby Lokaludvalg fastholder, at det er lokaludvalget som står på lejekontrakten som lejer. Det betyder samtidig, at det er Valby Lokaludvalg, som betaler depositum for lejligheden.

I forhold til fordeling af de faste månedlige udgifter på lejligheden foreslår Ejner Jensen, at udgangspunktet skal være den daglige brug af lokalerne.

Valby Lokaludvalgs behov for brug af lokaler har erfaringsmæssigt ikke været stort og specielt ikke i dagtimerne. Ejner Jensen forudser, at der ikke vil være de store ændringer i behovet i 2005. I indstilling om brug af lokalerne på Valby Langgade på nærværende dagsorden lægges der op til, at Valby Lokaludvalg holder åbent for borgerne en dag i ugen. Situationen for Agenda 21 Centret i Valby er en anden. Centret har 2 faste medarbejdere, som har brug for lokalerne som fast base i dagtimerne.

Med udgangspunkt i forskellene i behovet og derfor også i brugen af lokalerne foreslår Ejner Jensen, at huslejen og de løbende forbrugsudgifter (varme, vand, el og telefon) deles mellem Valby Lokaludvalg og Agenda 21 Centret i forholdet 1/5 og 4/5 i 2005.

I relation til fælles etableringsudgifter foreslår Ejner Jensen, at hver forening betaler for sig selv. Dog vil der være nogle fællesetableringsudgifter såsom el-arbejde og kabling, som Ejner Jensen foreslår deles i forholdet 1:1.

Hvis Valby Lokaludvalg kan godkende en deleordning med Agenda 21 Centret i Valby efter ovenstående principper, vil der efterfølgende blive udarbejdet en skriftlig "deleordningsaftale" mellem Valby Lokaludvalg og Agenda 21 Centret, som gælder i 2005.

Af "deleordnings aftalen" skal det fremgå, hvordan de faste udgifter til leje af lokalerne skal fordeles mellem Valby Lokaludvalg og Agenda 21 Centret i Valby.

Hvis Valby Lokaludvalgs funktionsperiode ikke forlænges efter pr. 31. december 2005 eller udvalget ikke længere ønsker lejemålet fremgår det af lejekontrakten, at lejemålet kan afstås til Agenda 21 Centret i Valby. I deleordningsaftalen mellem Valby Lokaludvalg og Agenda 21 Centret i Valby kan det overvejes, om Agenda 21 Centret, i dette tilfælde, skal forpligtiges til at overtage lejemålet.

Hvis Valby Lokaludvalg derimod fortsætter i sin nuværende form efter 2005 og fortsat ønsker at gøre brug af lokalerne, skal aftalen genforhandles ved udgangen af 2005 i forhold til de to foreningers daglige behov og brug. Med udgangspunkt i det beslutningsforslag, som forelægger p.t. fra Demokrati- og Serviceudvalget om udviklingen af nærdemokratiet i København, lægges der op til, at lokaludvalget skal betjenes administrativt af et lokalt placeret sekretariat. Set i det lys kan Valby Lokaludvalg få et større behov for brug af lokalerne i 2006.

Valby Lokaludvalgs økonomi i 2005

Udgiften til leje af stuelejlighed på Valby Langgade 92 st. th. vil i 2005 udgøre følgende:

Depositum: 33.200 kr.

Etablerings udgifter: 50.000 kr.

Husleje (incl. forbrugsudgifter): 16.500 kr.

I alt 99.700 kr.

Opsiges lejemålet i Valby Medborgerhus pr. 1. juni 2005, vil der være en besparelse på lokaleudgifter på 11.200 kr.

Netto vil udgiften til lokalerne på Valby Langgade 92, st. th. udgøre 88.500 kr.

På lokaludvalgsmødet den 14. december 2004 godkendte udvalget følgende forslag til sekretariatsbudget:

Kategori	Kroner
PC-ordning	108.000
Lokale i medborgerhuset	25.000
Information til borgerne	75.000
Møder og konferencer	30.000
Valby Bydelsplan	100.000
Driftsudgifter – sekretariatet	25.000
Øvrige	11.000
I alt	374.000

Hvis lokaludvalget godkender leje af lokalerne på Valby Langgade 92, st. th., foreslår sekretariatet følgende reviderede sekretariatsbudget for 2005:

Kategori	Kroner
PC-ordning	108.000
Lokale på Valby Langgade	100.000
Information til borgerne	75.000
Møder og konferencer	30.000
Valby Bydelsplan	25.000
Driftsudgifter – sekretariatet	25.000
Øvrige	11.000
I alt	374.000

På den baggrund indstilles det,

at Valby Lokaludvalg godkender vedlagte lejekontrakt vedr. leje af lokalerne på Valby Langgade 92 st. th., 2500 Valby, og samtidig opsiger lejemålet på 3. sal i Valby Medborgerhus.

at Valby Lokaludvalg anviser 50.000 kr. i rådighedsbeløb til etablering af arbejdspladser og møderum. Pengene anvises på lokaludvalgets administrationskonto, kontonummer 4502 – 11048.

at Valby Lokaludvalg afstår lejemålet til Agenda 21 Centret, hvis Valby Lokaludvalgs funktionsperiode ikke forlænges efter d. 31/12 2005.

at Valby Lokaludvalg godkender det reviderede forslag til sekretariatsbudget for 2005.

ØKONOMI

Godkender Valby Lokaludvalg leje af stuelejlighed på Valby Langgade 92 st. th. vil udgifter hertil i 2005 udgøre følgende:

Depositum: 33.200 kr.

Etablerings udgifter: 50.000 kr.

Husleje (incl. forbrugsudgifter): 16.500 kr.

I alt 99.700 kr.

Godkender Valby Lokaludvalg, at lejemålet i Valby Medborgerhus opsiges pr. 1. juni 2005 vil der være en besparelse på lokaleudgifter på 11.200 kr.

Netto vil udgiften til lokalerne på Valby Langgade 92, st. th. udgøre 88.500 kr.

Pengene anvises på lokaludvalgets administrations konto 2005, kontonummer 4502 – 11048.

HØRING

MILJØMÆSSIG KONSEKVENSER

ANDRE KONSEKVENSER

BILAG

Bilag 1: La Cour og Lykke: "Lejeaftale vedrørende Valby Langgade 92, st. th.".

Bilag 2: Jop: Vedr. Valby Langgade 92 st. th. – forbedringsaftale, dateret den 8. februar 2005.

Ejner Jensen

Til top