Procedure for samarbejde mellem skoler og forvaltning i forbindelse med byggeri

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 13. september 2000

2. Procedure for samarbejde mellem skoler og forvaltning i forbindelse med byggeri

UUU 242/2000 J.nr. U128/00

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget

at orienteringen vedrørende start på Helhedsprocessen tages til efterretning

Sagen blev udsat til næste møde i udvalget.

På baggrund af Uddannelses- og Ungdomsudvalgets tilkendegivelser om at styrke samarbejdsprocessen omkring udbygning af skolerne har Uddannelses- og Ungdomsforvaltning fra i år iværksat et omfattende introduktionsprogram ved opstart af nye Helhedsplaner med henblik på at højne informationsniveauet og afklare ansvars- og kompetencefordelingen i byggesager.

Ved start af byggeprocesser i medfør af forslag til Handleplan 2001 har forvaltningen forestået en del nye tiltag.

Helhedsplanprocessen sættes i gang på de enkelte skoler med et startmøde, hvor skolebestyrelsen, repræsentanter for skolens ledelse og personale, arkitekter, repræsentanter fra forvaltningens bygnings- og planlægningsafdelingen samt folkeskoleafdeling deltager. Endvidere deltager repræsentanter for fritidshjem, der er direkte involverede i processen. Ved mødet gennemgås byggeprocessen, herunder nedsættelse af byggeudvalg, Uddannelses- og Ungdomsudvalgets principper for ud- og ombygning, planoplægget for udbygningen, særlige myndighedsforhold i forbindelse med den pågældende byggesag, den enkelte skoles og det enkelte fritidshjems udviklingsplan m.v.

Startmødet tjener dels til at højne det gensidige informationsniveau, og dels til at afklare de roller og forventninger, som de forskellige interessenter i byggeprocessen har. Skoletilknyttede fritidshjem får også tilsendt et eksemplar af introduktionsmappen og ved etablering af KKFO udpeger de skoletilknyttede fritidshjem et associeret medlem til byggeudvalget. Endvidere bliver hver skolebestyrelse tilbudt at afholde en pædagogisk dag, hvor skolens pædagogiske grundlag kan klarlægges forud for den egentlige byggeproces. Er der fritidshjem involveret i helhedsplanen omfatter temadagen også dem.

Der vedlægges et eksemplar af en introduktionsmappe. Eksemplaret omhandler Helhedsplanarbejdet vedrørende Hillerødgades Skole (basisskole). Om skolens arbejde med Helhedsplanen - som er forløbet i foråret 2000 - kan kort oplyses følgende:

• skolen har afholdt et fremtidsværksted, hvor en række pædagogiske og bygningsmæssige forhold er blevet behandlet
• der har været afholdt et inspirationsmøde for skolens byggeudvalg på arkitektfirmaets tegnestue, hvor forskellige projekter er blevet fremvist og drøftet
• byggeudvalget har afholdt 5 møder, hvor der i en løbende og gensidig proces er sket en drøftelse af skolens ønsker og en bearbejdning af arkitektfirmaets forslag
• der foreligger en af skolen godkendt Helhedsplan for omdannelse af skolen til en 3 spors basisskole.

Forløbet af den videre byggeproces på skolerne vil afhænge af den politiske behandling af Helhedsplanerne og muligheden inden for det årlige anlægsbudget. Efterfølgende vil der i samarbejde med byggeudvalget foregå en bearbejdning af Helhedsplanen med henblik på at udarbejde et egentligt byggeprogram, som danner grundlag for licitationsudbud. Processen kan vare ½-1 år og giver ofte anledning til justeringer i forhold til Helhedsplanen - enten som følge af præciserede brugerønsker, myndighedskrav eller afledt af mere tekniske forhold. Ligeledes kan de økonomiske forudsætninger ændre sig.

Det skal bemærkes, at den enkelte skoles helhedsplan og ændringer heri skabes på baggrund af enighed i byggeudvalget. Ændringer i den enkelte skoles helhedsplan kan godt give anledning til uenighed, når f.eks. økonomiske rammer eller byggetekniske forhold ikke giver mulighed for at imødekomme byggeudvalgets ønsker.

Ingen

Ingen

Ingen

• "Hillerødgades Skole, Start på helhedsplan. Baggrundsmateriale for byggeudvalg og Skole-/fritidshjemsbestyrelser", August 2000 (tidligere udsendt)

Peter Rasmussen

Jørn Larsen