Godkendelse af beretning om revision af kommunens regnskab 2011

Behandling af Revisionens beretning til Borgerrepræsentationen vedrørende revision af regnskabet for 2011.

1. at Teknik- og Miljøudvalgets bemærkninger til revisionsberetningen vedrørende revision af regnskabet for 2011 videresendes til Økonomiudvalget med henblik på behandling og godkendelse i Borgerrepræsentationen.

Kommunens eksterne revisor Deloitte har den 9. august 2012 sendt Revisionens beretning til Borgerrepræsentationen (Revisionsberetningen).

Ifølge styrelsesloven § 42, stk. 4 skal kommunens revisor afgive en årsberetning om revisionen af kommunens årsregnskab. Af kommunens revisionsregulativ fremgår det, at Revisionsberetningen skal besvares af de stående udvalg snarest muligt og senest 4 uger efter modtagelsen. Udvalgenes besvarelse skal sendes til Økonomiudvalget, som afgiver en samlet revisionsbetænkning til Borgerrepræsentationen.

Teknik- og Miljøudvalget blev på udvalgets møde den 18. juni 2012 orienteret om de forhold, som revisionen forventede at inkludere i Revisionsberetningen vedrørende Teknik- og Miljøforvaltningen. Revisionsberetningen indeholder ikke andre bemærkninger, end de, som blev forelagt udvalget den 18. juni 2012, og den revisionsmæssige vurdering af de enkelte forhold er ligeledes uændret.

Teknik- og Miljøudvalget forelægges Revisionsberetningen den 24. september 2012, dvs. 2 uger senere end den tidsfrist, som fremgår af kommunens revisionsregulativ.

Teknik- og Miljøudvalgets bemærkninger til Revisionsberetningen skal behandles på Økonomiudvalgets møde den 25. september 2012, inden der afgives en samlet revisionsbetænkning til behandling og godkendelse på Borgerrepræsentationens møde den 15. november 2012.

Udvalget skal i følge revisionsregulativet besvare revisionsbemærkningerne i den del af Revisionsberetningen, som vedrører Teknik- og Miljøudvalget.

Der er i alt tre revisionsbemærkninger vedrørende Teknik- og Miljøforvaltningen, hvoraf den sidste bemærkning også omfatter andre udvalg. De tre områder er af revisionen vurderet som ”mindre betryggende, hvor der er behov for opmærksomhed fra ledelsen, da der er behov/mulighed for forbedringer”.

Afsnit 3.3 Indtægter

Administration af affaldsgebyrer - Revisionsbemærkning 4

Revisionens bemærkninger
Revisionen har konstateret følgende mangler ved administrationen af affaldsgebyrer i 2011:

• Takstbilaget i kommunens budget 2011, hvor revisionen har anbefalet en supplerende hjemmelshenvisning og en præcisering af prisfastsættelsesprincip og kalkulationsprincip.
• Omkostningskalkulationerne ved udskillelsen af for få omkostninger fra det skattefinansierede område til det takstfinansierede område 
• Manglende efterkalkulationer 
• Manglende kriterier for fastlæggelsen af, hvad der forstås ved en affaldsordning 
• Manglende ajourføring af forvaltningens forretningsgangsbeskrivelse, som blandt andet også bør indeholde en beskrivelse af valg og anvendt dokumentation for de benyttede fordelingsnøgler ved omkostningskalkulationerne, af principperne for beregningen af overhead pr. medarbejder samt af principperne for indregningen af udlægskontoens saldo for hver affaldsordning i efterfølgende budget, jf. den af kommunen efter vores anmodning indførte interne styringsregel om, at en "årrække" betyder en løbende 4-årig periode.

Revisionen anbefaler, at Teknik- og Miljøforvaltningen fremover tilrettelægger systemer og processer, der sikrer, at administrationen af affaldsgebyrerne fuldt ud lever op til gældende bestemmelser, og samtidig sker på en betryggende og hensigtsmæssig måde.

Udvalgets kommentarer og tiltag
Teknik- og Miljøforvaltningen er enig i revisionens vurderinger, og er allerede i gang med at implementere alle Revisionens anbefalinger til forbedring af administrationen af gebyrerne:

• Takstoversigtens rubrikker vedrørende hjemmel, prisfastsættelsesprincip og kalkulationsprincip er opdateret for budget 2013 og vil blive gennemgået igen for budget 2014.

•  Beregningerne vedrørende administrationsgebyret blev revideret i 2011. Efterkalkulationen er gennemført således, at der i forbindelse med halvårsregnskabet for 2012 er konteret korrektioner for 2011, samt administrationsgebyr for første halvår 2012.
•  Endvidere vil der blive udarbejdet et notat angående ”Prisfastsættelsen pr. ordning i 2012” indeholdende de kriterier, der anvendes ved fastlæggelse af, hvad der forstås ved en affaldsordning og dermed en selvstændig overholdelse af ”hvile i sig selv” princippet. Deadline for udarbejdelsen er 31.december 2012.
• Forretningsgangsbeskrivelsen om ”takstfinansieret drift” vil blive ajourført i henhold til Revisionens anbefalinger med udgangspunkt i de nye regler i affaldsbekendtgørelsen. Deadline for ajourføringen er 31.december 2012

Administration af byggesagsgebyrer - Revisionsbemærkning 5

Revisionens bemærkninger
Revisionen har konstateret, at administrationen af byggesagsgebyrer har vist følgende mangler:

• Takstbilaget i kommunens budget 2011, hvor revisionen har anbefalet en supplerende hjemmelshenvisning og en præcisering af prisfastsættelsesprincip og kalkulationsprincip. 
• Usikre omkostningskalkulationer 
• Tydeliggørelse af kontrolhandlingerne i forretningsgangsbeskrivelsen for opkrævningen af byggesagsgebyrer 
• Tilvejebringelse af et nyt politisk beslutningsgrundlag om gebyrstrukturen efter de nye gebyrbestemmelser fra april 2009, herunder stillingtagen til opnåelse af merprovenu i forholdet mellem indtægter og omkostninger samt effektivisering af gebyrbestemmelserne. ´

Revisionen anbefaler, at Teknik- og Miljøforvaltningen indarbejder revisionens observationer og forslag ved den fremtidige tilrettelæggelse af kommunens ordning for byggesagsgebyrer.

Udvalgets kommentarer og tiltag
Teknik- og Miljøforvaltningen har taget revisionens anbefalinger om de enkelte mangler til efterretning, og er allerede i gang med at implementere alle anbefalingerne til forbedring af administrationen af gebyrerne:

• Takstoversigtens rubrikker vedrørende hjemmel, prisfastsættelsesprincip og kalkulationsprincip er opdateret for budget 2013 og vil blive gennemgået igen for budget 2014. 
• Der er igangsat en større, kvalitativ undersøgelse af ressourceforbruget til byggesagsbehandlingen med henblik på at afklare, i hvilket omfang kommunens fællesudgifter og andre indirekte omkostninger skal indgå i omkostningskalkulationen. Det er hensigten, at der hvert år skal foretages nye beregninger af udgifterne til byggesagsbehandling. 
• Forretningsgangsbeskrivelsen for opkrævningen af byggesagsgebyrer er opdateret, herunder i forhold til kontrolhandlinger til sikring af fuldstændigheden af indtægterne. 
• Teknik- og Miljøudvalget, Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen har godkendt en indstilling om ændring af opkrævningen af byggesagsgebyrer med virkning fra 1. januar 2013. Teknik- og Miljøforvaltningen vil endvidere udarbejde indstilling om opdatering af gebyrbestemmelser for byggesagsgebyrerne, der ligeledes har virkning fra 1. januar 2013.

Afsnit 3.6 Bevillingssystemet

Afvigelser mellem bevillings- og regnskabsbeløb - Revisionsbemærkning nr. 9

Revisionens bemærkninger
Revisionen har konstateret, at flere forvaltningers økonomistyring ikke har været tilstrækkelig til at hindre væsentlige afvigelser mellem bevillings- og regnskabsbeløb, ligesom der er tilfælde, hvor der ikke er blevet indhentet tillægsbevilling hos Borgerrepræsentationen. Revisionen indskærper, at der sikres overholdelse af bevillingerne.

Punktet vedrører Økonomiudvalget, Kultur- og Fritidsudvalget, Socialudvalget samt Teknik- og Miljøudvalget, hvor der ikke har været indhentet fornødne tillægsbevillinger til afholdelse af udgifter.

Bemærkningen, der vedrører Teknik- og Miljøudvalget, omhandler bevillingen Parkering, hvor merforbruget var på 8,7 mio. kr. ud fra et samlet budget på 356 mio. kr. eller en afvigelse på 2,4 %. Merforbruget skyldes dels 3,6 mio. kr. i øgede udgifter til afskrivning af parkeringsafgifter dels, at indtægter fra parkeringsafgifter på 5,1 mio. kr. først blev bogført i 2012 som følge af omlægning af debitorsystemet på baggrund af krav fra SKAT.

Udvalgets kommentarer og tiltag
Teknik- og Miljøforvaltningen er enig i revisionens bemærkning, men bemærker samtidig, at forvaltningen løbende har vurderet risikoen for afskrivninger som ved årets afslutning var højere end forudset. Gennem året og frem til 3. kvartalsprognose vurderede forvaltningen, at bevillingen havde en negativ risiko på omkring 20 mio. kr. Teknik- og Miljøudvalget blev i Økonomiudvalgets 2. kvartalsprognose bedt om at håndtere udfordringen indenfor udvalgets servicerammer. Til 3. kvartalsprognose blev fremlagt, at Teknik- og Miljøforvaltningen ville finde kompenserende besparelser på andre af udvalgets bevillinger og håndtere et merforbrug på 20,4 mio. kr. på bevillingen parkering.

Merforbruget ud over håndteringen fra 3. kvartalsprognose på 8,7 mio. kr. var først synligt i januar 2012, hvor det ikke var muligt at håndtere udfordringen ved nye bevillingsmæssige ændringer. Baggrunden for merforbruget var dels 3,6 mio.kr. i øgede udgifter til afskrivning af parkeringsafgifter og dels, at indtægter fra parkeringsafgifter for 5,1 mio.kr. pålagt i december 2011, først blev bogført i regnskabsåret 2012 som følge af omlægning af debitorsystemet på baggrund af krav fra SKAT.

Ved 3. kvartalsprognose forventede forvaltningen, at parkeringsafgifter for 17 mio. kr. ville falde for forældelsesfristen på 3 år. Der var hele året en usikkerhed omkring, hvor meget SKAT ville kunne inddrive, hvilket gjorde det endelige afskrivningsbeløb risikobetonet. Ved regnskabsårets slut i januar 2012 var der samlet 20,6 mio. kr. i afgifter, der var forældede, hvilket gav 3,6 mio. kr. højere afskrivning end forventet. Forvaltningen vil også fremhæve, at merforbruget på bevillingen parkering var modsvaret af mindreforbrug på udvalgets andre driftsbevillinger således, at udvalgets samlede servicemåltal blev overholdt.

Denne indstilling har ingen selvstændige økonomiske konsekvenser.

På baggrund af udvalgenes besvarelser udarbejder Revisionsudvalgets en samlet revisionsbetænkning for hele kommunen til Borgerrepræsentationen. Revisionsbetænkningen behandles af Økonomiudvalget den 30. oktober 2012 og af Borgerrepræsentationen den 15. november 2012, hvor revisionen af årsregnskabet afsluttes med beslutning om decision af regnskabet.

         Hjalte Aaberg

                                                                  /Martin Nordrup Andersen