Teknik- og Miljøudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 22. februar 2006

 

 

Sager til beslutning

 

17.      Revisionsprotokollat 2/2005 Kommunens kontrakt- og aftaleforhold på decentralt niveau

 

TMU 114/2006  J.nr. 1430.0012/06

 

 

INDSTILLING

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

at nærværende indstilling fremsendes til Økonomiforvaltningen som udvalgets høringssvar på Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat nr. 2/2005 af 16. december 2005

 

 

RESUME

Teknik- og Miljøforvaltningen har modtaget Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat nr. 2/2006 fra Økonomiforvaltningen til høring i de stående udvalg.

Ved fremsendelse af revisionsprotokollater i høring er der en 4 ugers høringsfrist. Forvaltningen har modtaget protokollatet hhv. d. 10. og 18. januar, hvorfor nærværende materiale er fremsendt til Økonomiforvaltningen med forbehold for udvalgets godkendelse.

Revisionsprotokollatet indeholder resultatet af en større temaundersøgelse om kommunens kontrakts- og aftaleforhold på decentralt niveau gennemført i 2005. Formålet med undersøgelsen var, at vurdere om kontrakterne i Københavns Kommune som helhed har været indgået efter gældende regler (legalitet) og at de indholdsmæssigt har indeholdt de forventede hovedelementer (fyldestgørende).

Konklusionen fra Revisionsdirektoratets er, at mange kontrakter er korrekt indgået og fyldestgørende beskrevet, men at arbejdet med indgåelse af kontrakter og aftaler kan forbedres yderligere, hvilket bør ske via en mere direkte central styring af området, da der ofte efterspørges specialkompetencer. Det er Revisionsdirektoratets opfattelse, at en mere direkte central styring vil tilgodese såvel kommunens økonomi som kvaliteten af erhvervede varer og tjenesteydelser.

Af revisionsprotokollatet fremgår det blandt andet, at undersøgelsen har omfattet 285 kontrakter, og at ud af dem er der 12 kontrakter, der efter Revisionsdirektoratets opfattelse burde have været i EU-udbud. Hertil kommer, at Revisionsdirektoratets vurderer at en række kontrakter var ufyldestgørende.

 

Det er samlet Teknik- og Miljøforvaltningen opfattelse, at de tiltag der anbefales i det fremlagte protokollat er velegnet til praktisk anvendelse i et fremadrettet perspektiv. Herudover er revisionsprotokollatet selvstændigt anvendeligt, da det indeholder en god og overskuelig gennemgang af gældende regler. Der er endelig henvisninger til en række støttematerialer, der med fordel kan anvendes i det fremadrettede arbejde.

Der er i protokollatet en række konkrete anbefalinger, som Teknik- og Miljøforvaltningen forholder sig til i indstillingen i det følgende.

 

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

I protokollatet, der vedlægges som bilag, er en detaljeres beskrivelse af baggrunden for temaundersøgelsen.

 

Kort beskrevet skal undersøgelse ses i sammenhæng med to andre undersøgelser gennemført i 2005. Dels undersøgelsen af det manglende udbud af administrationsaftalen mellem De Gamles By og KAB (Revisionsprotokollat 3/2004) samt undersøgelsen af de generelle kontrakts- og aftaleforhold på kommunens plejehjemsområde (Revisionsprotokollat 1/2005). Disse to sager har i 2005 været genstand for selvstændig behandling og indgår altså i denne undersøgelse.

 

Formålet har været, at fremlægge fremadrettede anbefalinger. Derfor er gennemgangen alene sket på kommuneniveau. I gennemgangen er vurderet om kontrakterne i Københavns Kommune som helhed har været indgået efter gældende regler (legalitet) og at de indholdsmæssigt har indeholdt de forventede hovedelementer (fyldestgørende). Endelig er kommunens samlede organisering af indkøbsområdet vurderet.

 

Revisionsdirektoratets anbefalinger og Teknik- og Miljøforvaltningens kommentarer

Med baggrund i den gennemførte undersøgelse kommer Revisionsdirektoratets med en række anbefalinger, der er opdelt i tre områder. Dels de to tidligere nævnte, legalitet og fyldestgørende, dels anbefalinger vedrørende den fremtidige organisering af området. Af de samlede bemærkninger og anbefalinger vil Teknik- og Miljøforvaltningen særligt fremhæve og kommentere følgende (kommentarer i kursiv):

 

1. Det bør overvejes at indføre tilsvarende regler som i statens udbudscirkulære.

Anbefalingen betyder, at udbudsgrænsen nedsættes til 500 tkr. mod  nuværende ca. 1,8 mio.kr. Teknik- og Miljøforvaltningen er enig i at mulighederne for at opnå de bedst mulige priser, kvaliteter og vilkår øges via anvendelse af udbud. Omvendt er gennemførelse af udbud en ikke ubetydelig arbejdsopgave, hvorfor det er Teknik- og Miljøforvaltningen opfattelse af en nedsat grænse kan betyde at indsatsen ikke står i korrekt forhold til potentialet. Teknik- og Miljøforvaltningen opfordrer derfor til at de øvrige forslag om øget brug af rammekontrakter, ajourføring af vejledninger, standardkontrakter og øget vidensdeling forud for en diskussion om ændring af udbudsgrænserne.

 

2. Direktoratet anbefaler generelt, at der i hver forvaltning sker en overvejelse af hensigtsmæssigheden af at etablere en formel juridisk funktion.

Teknik- og Miljøforvaltningen vil inddrage dette aspekt i den igangværende vurdering af den optimale fremtidige organisering af forvaltningen.

Det er Teknik- og Miljøforvaltningen umiddelbare opfattelse at der bør etableres en formel juridisk indkøbsrådgivning, men for at sikre den fornødne volumen og ekspertise bør der være tale om en fælles kommunal støttefunktion, der ideelt kunne etableres i tilknytning til enheden Strategisk indkøb i Økonomiforvaltningens 11. kontor. Rådgivningen herfra kunne evt. ske efter en betalingsmodel som konsulentfunktionen i Økonomiforvaltningen 3. kontor. I dag har Teknik- og Miljøforvaltningen anvendt ekstern rådgivning når der har skullet gennemføres komplicerede EU-udbud. En intern funktion bør kunne løfte denne opgave billigere.

 

Økonomi

-

 

Miljøvurdering

Sagstypen er ikke omfattet af Teknik- og Miljøforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

BILAG VEDLAGT

1. Revisionsprotokollat 2/2005 - Kommunens kontrakt- og aftaleforhold på decentralt niveau. 

 

 

Mette Lis Andersen