Høring af forslag til "Borgerindgange" og "Masterplan for lokalisering af centralforvaltningerne"
Høring af forslag til "Borgerindgange" og "Masterplan for lokalisering af centralforvaltningerne"
Teknik- og Miljøudvalget
DAGSORDEN
for onsdag den 5. april 2006
Sager til beslutning
5. Høring af forslag til "Borgerindgange" og "Masterplan for lokalisering af centralforvaltningerne"
TMU 187/2006 J.nr. 1211.0002/03
INDSTILLING
Teknik- og Miljøforvaltningen
indstiller over for Teknik- og Miljøudvalget,
at
forslaget til høringssvar til Københavns Ejendomme, der fremgår af sagsbeskrivelsen,
tiltrædes
RESUME
Københavns Ejendomme har 3.
marts 2006 fremsendt ovennævnte forslag i høring.
Da lokaleøvelsen vedrørende
borgerindgange ikke berører Teknik- og Miljøforvaltningen er denne ikke
kommenteret i besvarelsen.
Vedrørende masterplanen for
lokaliseringen af centralforvaltningerne er der for Teknik- og
Miljøforvaltningen som den eneste forvaltning opstillet 2 scenarier: Enten en
samlet lokalisering i nyt byggeri på Amager Boulevard 6 eller en delvis samling af forvaltningen i
Njalsgade 13-15.
I høringssvaret tilslutter
Teknik- og Miljøforvaltningen sig fuldt ud intentionerne i den fremsendte masterplan
om samling af de centrale dele af forvaltningerne i centralt placerede
forvaltningshuse
Der har siden fremsendelsen
af masterplanen i høring været løbende drøftelser mellem Økonomiforvaltningen,
Københavns Ejendomme og Teknik- og Miljøforvaltningen om mulighederne for at
realisere nybyggeriet på Amager Boulevard 6. Efter møde den 30. marts 2006
mellem de 3 parter må det konstateres, at der ikke kan findes en løsning på
finansieringen af dette byggeri.
I høringssvaret understreger
forvaltningen, at det fortsat anses for overordentligt vigtigt at arbejde på,
at forvaltningens administrative og sagsbehandlende funktioner samles i ét
forvaltningshus. Det er derfor forvaltningens opfattelse, at andre
lokaliseringsmuligheder fortsat skal undersøges. Hvis en målrettet indsats for
at finde en lokalisering ikke lykkes, er forvaltningen enig i, at
lokaliseringen i Njalsgade realiseres.
SAGSBESKRIVELSE
Baggrund
I
forbindelse med den ændrede forvaltningsstruktur har Københavns Ejendomme fået
til opgave at fremkomme med et oplæg til den fremtidige lokalisering af
kommunens centrale forvaltninger. Dette forslag foreligger nu i form af
rapporten "Masterplan for lokalisering af de centrale forvaltninger i
Københavns Kommune".
Københavns
Ejendomme har sendt masterplanen i høring i forvaltningerne med frist 1. april
2006.
Teknik-
og Miljøforvaltningen foreslår, at følgende høringssvar fremsendes til Københavns
ejendomme:
"Kultur-
og Fritidsforvaltningen
Københavns
Ejendomme
Københavns
Ejendomme har den 3. marts 2006 fremsendt forslag til "Borgerindgange" og
"Masterplan for lokalisering af centralforvaltningerne" i høring i forvaltningerne.
Da lokaleøvelsen vedrørende
borgerindgange ikke berører Teknik- og Miljøforvaltningen er denne ikke
kommenteret i besvarelsen.
Vedrørende masterplanen for lokaliseringen af centralforvaltningerne er der for
Teknik- og Miljøforvaltningen som den eneste forvaltning opstillet 2 scenarier:
Enten en samlet lokalisering af de administrative og sagsbehandlende funktioner
(undtagen Københavns Kirkegårde) i nyt byggeri på Amager Boulevard eller en
delvis samling af forvaltningen i Njalsgade 13-15.
Teknik- og Miljøforvaltningen
kan fuldt ud tilslutte sig intentionen i masterplanen om at samle de centrale
dele af forvaltningerne i centralt placerede forvaltningshuse.
Som det er Københavns
Ejendomme bekendt, blev det på møde den 30. marts 2006 mellem
Økonomiforvaltningen, Københavns Ejendomme og Teknik- og Miljøfor
valtningen afgjort, at der
ikke kunne findes en løsning på finansiering af køb af ejendommen Amager
Boulevard 6..
Overordnet er det Teknik- og
Miljøforvaltningens opfattelse, at der fortsat bør arbejdes på, at alternativet
med samling af forvaltningens administrative og sagsbehandlende funktioner i ét
hus kan blive realiseret. Forvaltningen vil derfor tage initiativ til, at Økonomiforvaltningen,
Københavns Ejendomme og Teknik- og Miljøforvaltningen fortsætter samarbejdet
herom. Argumenterne herfor er kort ridset op nedenfor.
I forhold til borgerne vil
samling i ét hus indebære en klar og entydig indgang til forvaltningen. Det vil
samtidig blive muligt at samle en række faciliteter og aktiviteter rettet mod
borgerne ét samlet sted – som eksempelvis mødefaciliteter og udstillinger.
I forhold til forvaltningen
vil en samling i ét hus på bedste vis understøtte de organisationstiltag, der
for øjeblikket er i gang. Overordnet er målsætningen, at forvaltningen skal
udvikles til en egentlig enhedsforvaltning, hvor de forskellige opgaver i
forvaltningen løses ud fra et helhedssyn og hvor uhensigtsmæssige snitflader og
skel fjernes. Den ny forvaltning skal
sikre borgere, brugere, politikere og medarbejdere en veldreven forvaltning,
der formår at møde borgere, brugere og samarbejdspartnere effektivt i åben
dialog og med én indgang til forvaltningen. En fortsat spredt fysisk
lokalisering vil ikke på samme måde kunne understøtte dette mål.
Samling i ét forvaltningshus
vil desuden indebære de mest smidige muligheder for at arbejde på tværs internt
i forvaltningen og ligeledes være en særdeles vigtig faktor i forhold til at
udvikle en ny fælles kultur, der kan løfte forvaltningens opgaver mere effektivt.
Endelig er det forvaltningens
opfattelse, at en samling i ét hus vil indebære meget væsentlige muligheder for
en øget effektivitet på en række punkter. Som eksempler kan nævnes fælles
reception, mulighed for administrative fællesskaber (økonomi, HR,
kommunikation, IT support m.v.), ingen transport uden for huset ved interne
møder i forvaltningen og samlet kantinedrift etc. En delvis samling i Njalsgade
vil ikke kunne forventes at give samme effektiviseringspotentiale.
Arbejdet med
organisationsudvikling i forvaltningen har en tidsplan, der indebærer, at der
først på efteråret foreligger en rapport med forslag til ny struktur, der
herefter vil kunne påbegyndes implementeret ultimo 2006. Det er i særdeles god
overensstemmelse med denne tidsplan, at der først ved årets udgang træffes en
evt. endelig beslutning om delvis indflytning i Njalsgade, og at der i perioden
frem til da arbejdes målrettet på at finde en optimal lokalisering, hvor hele
forvaltningen kan samles.
Dette indebærer ligeledes, at
den endelige beslutning om indflytning i Njalsgade først skal tages, når det er
kendt, om organisationsudviklingsprojektet i Økonomiforvaltningen indebærer konsekvenser
for nogle dele af fagforvaltningernes centrale administrationsområder.
I forhold til økonomien ved
samling i ét hus har forhandlingerne om ejendommen Amager Boulevard 6 vist, at
der er en række udfordringer.
Det er Teknik- og
Miljøforvaltningens klare vurdering, at
de effektiviseringsmuligheder, der er nævnt ovenfor sammen med andre positive
synergieffekter, vil indebære besparelsesmuligheder, der vil kunne finansiere
den øgede huslejeudgift, der må forventes ved etablering i et samlet forvaltningshus.
Men dette forhold må selvfølgelig belyses konkret i forbindelse med at konkrete
ejendomme undersøges.
Hvis det ikke lykkes at finde
en samlet bygning, er Teknik- og Miljøforvaltningen enig i, at forvaltningen
herefter må vælge den næstbedste løsning i form af en delvis samling i
Njalsgade.
Teknik- og Miljøudvalget har
drøftet og tiltrådt dette høringssvar på sit møde den 5. april 2006. Kopi af
beslutningsprotokol vedlægges.
Med venlig hilsen
Klaus Bondam"
Økonomi
Der henvises
til de bemærkninger, der er anført i høringssvaret
Miljøvurdering
Sagstypen er ikke omfattet af Teknik- og Miljøforvaltningens
positivliste over sager, der skal miljøvurderes
BILAG VEDLAGT TIL GENNEMSYN I BORGMESTERENS FORKONTOR, RÅDHUSET, 1. SAL
VÆRELSE 36
Masterplan for lokalisering
af de centrale forvaltninger i Københavns Kommune, Københavns Ejendomme 6.
marts 2006