Revisionsrapport og handleplaner vedrørende regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller over for Teknik- og Miljøudvalget,

1. at revisionsrapporten vedrørende regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller med tilhørende handleplaner tages til efterretning.

Problemstilling

Kommunens revisionsselskab Deloitte og Intern Revision har som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab foretaget revision af udvalgte områder i kommunens regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller på økonomiområdet.

Rapporten indeholder en rød bemærkning til alle forvaltninger på grund af den samlede størrelse af fakturapuljen (kreditor). Derudover er der en gul bemærkning vedrørende status på Intern Handel i Økonomiforvaltningen, Socialforvaltningen og Teknik- og Miljøforvaltningen.

Teknik- og Miljøforvaltningen har modtaget rapporten den 14. november 2018, og har afleveret handleplaner til Økonomiforvaltningen med frist den 19. november 2018. Handleplanerne vedrører Kreditor og Intern Handel til behandling i Økonomiudvalget den 4. december 2018. Den korte proces skyldes, at revisionsrapporter med røde bemærkninger skal forelægges udvalgene senest tre uger efter modtagelse. 

Løsning

Kreditor – Leverandørfakturaer og indkøbsordre

Revisionen har konstateret, at der samlet set i kommunen er en meget stor fakturapulje af ikke-bogførte fakturaer og indkøbsordrer. Det henstilles, at forvaltningerne hurtigst muligt igangsætter en proces, der sikrer at håndteringen af indkøbsløsningens indkøbsvogne, indkøbsordrer og fakturaer i Kvantum sker løbende.

Fakturapuljen er udtryk for, at kommunen har modtaget fakturaer, som ikke er færdigbehandlet af kommunen. Kommunen modtager løbende fakturaer, og der vil derfor altid være ubehandlede fakturer i puljen. Der kan også være gamle fakturer i puljen, som skyldes uafklarede uoverensstemmelser med leverandørerne, som er under behandling. Endelig kan der være forsinkelser i kommunes behandling af fakturaerne, som kan skyldes prioritering af opgaver, tekniske udfordringer med mere.   

Teknik- og Miljøforvaltningen udsender dagligt en fakturaliste til enhederne og følger ugentligt op på udviklingen. Frem mod regnskabsaflæggelsen vil forvaltningen intensivere arbejdet med fakturapuljen ud fra konkrete mål for nedbringelsen.

I forhold til indkøbsordrerne vil forvaltningen indarbejde indkøbsopfølgningen i det eksisterende koncept for fakturaopfølgningen. Herudover er Teknik- Miljøforvaltningen i øjeblikket ved at planlægge en fælles workshop med Økonomiforvaltningen. Formålet med workshoppen er at få bedre indblik i rapporternes indhold og anvendelsesmuligheder.

Niveauet og omfanget af Teknik- og Miljøforvaltningens fakturapulje giver på nuværende tidspunkt ikke anledning til særskilt bekymring. Forvaltningen har fokus på nedbringelse af fakturapuljen, som en del af arbejdet med regnskabsafslutningen.

Intern Handel

En stor del af kommunens økonomi er baseret på intern handel mellem forvaltningerne. Intern handel finder typisk sted, når dele af kommunen løser opgaver for andre dele af kommunen. For eksempel varetager Økonomiforvaltningen dele af ejendomsdriften for alle forvaltninger, og opkræver de øvrige forvaltninger for dette via intern handel. Det var oprindeligt meningen, at intern handel skulle være understøttet af et særskilt modul i Kvantum. Der har dog vist sig at være fejl i dette og processen i 2018 er derfor foregået via manuelle omposteringer. Revisionen anbefaler, at forvaltningerne i samarbejde med Økonomiforvaltningen påbegynder en særlig indsats for at opnå sikkerhed for, at området er i sikker drift forud for årsafslutningen 2018.

En stor del af Teknik- og Miljøforvaltningens udeståender vedrørende intern handel skyldes, at der afventes modtagelse af oplysninger til bogføringen fra de opkrævede forvaltninger. Forvaltningen vil derfor rykke de relevante forvaltninger for konteringsoplysninger og følge op på tilbagemeldingerne derfra.

Teknik- og Miljøforvaltningen har også selv været bagud med udfyldelsen af konteringsoplysninger i de udsendte masseposteringsark fra Økonomiforvaltningen. Dette skyldes at øvelsen har været meget omfattende, og har krævet en stor decentral koordinering. Forvaltningen har nu oparbejdet erfaring med metoden og forventer fremover at være ajour med afregningen.

Teknik- og Forvaltningens indmelding af handleplaner til Økonomiforvaltningen er vedlagt som Bilag 2. Den fulde revisionsrapport er vedlagt som Bilag 3.

Økonomi

Indstillingen i sig selv har ingen økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.

Videre proces

Økonomiforvaltningen forelægger revisionsrapporten og alle handleplanerne på Økonomiudvalgets møde den 4. december 2018.

Pernille Andersen

                                                 /Anna Schou Johansen