Hjælpemiddelområdet - projektplan

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 20. juni 2002

9. Hjælpemiddelområdet - projektplan

SOU 163/2002 J.nr. 14/2002

Sundhedsforvaltningen indstiller,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender projektplanen for hjælpemiddelområdet.

Sundheds- og Omsorgsudvalget fik den 4. april 2002 (SOU 55/2002) forelagt resultaterne af en konsulentundersøgelse på hjælpemiddelområdet. Sundhedsforvaltningen indstillede samtidig, at Sundheds- og Omsorgsudvalget tiltrådte en organisatorisk udviklingsproces på baggrund af rapportens anbefalinger.

Sundheds- og Omsorgsudvalget tiltrådte indstillingen med den tilføjelse, at Sundhedsforvaltningen skulle udarbejde en projektplan for implementering med angivelse af tidsforløb.

Sundhedsforvaltningen har nu udarbejdet en projektplan med indsatsområderne, som hermed forelægges for Sundheds- og Omsorgsudvalget. Indsatsområderne er beskrevet i otte projekter: Etablering af en hjælpemiddelfaglig enhed i centralforvaltningen, to projekter der skal skabe en bedre sagsbehandling på de enkelte Pensions- og Omsorgskontorer, udvikling af Hjælpemiddelcentrets interne strukturer og projekter til forbedring af den økonomiske styring, en afklaring af forholdet mellem hjælpemidler og arbejdsredskaber, samt et IT-projekt.

Projekterne iværksættes i efteråret 2002 og er afsluttet medio 2003. IT-projektet vil dog først være afsluttet medio 2004.

Projekterne forventes at føre til en generel forbedret ressourceanvendelse og en øget genanvendelse af hjælpemidler.

En konsulentundersøgelse på hjælpemiddelområdet blev iværksat i foråret 2000 af konsulentfirmaet Lundgaard, som var blevet bedt om at vurdere hjælpemiddelområdets overordnede struktur, samt at gennemføre en række delarbejder og -analyser. Undersøgelsen blev afsluttet den 28. januar 2002, hvorefter undersøgelsens resultater blev sendt i høring til interne interessenter.

Konsulentrapporten indeholder anbefalinger til indsatser og ændringer på følgende områder:

• Den samlede organisering af hjælpemiddeladministrationen, hvor der bl.a. foreslås oprettelse af en hjælpemiddelfaglig enhed i den centrale administration bl.a. med henblik på at sikre en politik- og målformulering, et ensartet serviceniveau på området og et analyseberedskab til løbende at følge udviklingen på området, herunder også evalueringer. Der foreslås etablering af en kontrakt mellem den centrale bestillerenhed og Hjælpemiddelcentret (HMC), hvor ansvar for forvaltningen af en indkøbspolitik med leveranceaftaler, lagerstyring, mv., beskrives.

• Kerneområder i administrationen på hjælpemiddelområdet, hvor der peges på problemstillingerne omkring arbejdsredskaber, samt om der fortsat skal opretholdes en skelnen mellem arbejdsredskaber og tekniske hjælpemidler. Der peges på en udvikling af mere fintmaskede servicemål, udarbejdelse af mere differentierede sagsbehandlingsfrister med udgangspunkt i de faktiske forhold mv. og en udarbejdelse af en klarere definition af akutbegrebet.

• HMC's indre forhold, hvor der bl.a. peges på en udvikling af den organisatoriske struktur, herunder ledelsesstrukturen, forretningsgangs- og arbejdsgangsbeskrivelser bl.a. som forarbejde til beskrivelse af et nyt hjælpemiddelsystem, kompetenceudvikling, mv.

• De decentrale forhold, hvor der peges på iværksættelse af en vurdering af de decentrale hjælpemiddelressourcers anvendelse, herunder en vurdering af, hvorledes samarbejdet mellem de forskellige grupper i Pensions- og Omsorgskontorer kan fremmes for at understøtte udviklingen mod en tværgående visitationsfunktion i de enkelte kontorer. Der peges på overvejelser om at etablere hensigtsmæssige lokale depoter, en forbedring af sagsbehandlingen og dermed en bedre kvalitet overfor borgeren, mv.

Den 4. april 2002 blev konsulentrapporten forelagt Sundheds- og Omsorgsudvalget (SOU 55/2002).

Sundheds- og Omsorgsudvalget tiltrådte indstillingen med den tilføjelse, at Sundhedsforvaltningen skulle udarbejde en projektplan for implementering med angivelse af tidsforløb.

Centralforvaltningen i Sundhedsforvaltningen har derefter i samarbejde med HMC, de decentrale enheder og Lundgaard udarbejdet en projektplan med indsatsområderne, som hermed forelægges for Sundheds- og Omsorgsudvalget.

Der er i projekterne lagt vægt på at inddrage de berørte parter, samt at tiltagene er i overensstemmelse med Sundhedsforvaltningens BUM-model og IT-strategi. Indsatsområderne er beskrevet i projekter, og planen skal sikre, at alle anbefalingerne bliver behandlet i det kommende arbejde.

Indsatsområderne er beskrevet i otte projekter, hvor projekt et er opdelt i tre delprojekter. Projekternes tidsforløb og indhold kan ses i bilag 1, og en grafisk fremstilling af projekternes tidsforløb kan ses i bilag 2. Oversigt og resume af anbefalingerne er vedlagt som bilag 3. Projekternes indhold og tidsforløb er kort beskrevet som følger:

I det første delprojekt vil der blive etableret en hjælpemiddelfaglig enhed i den centrale forvaltning i efteråret 2002 med henblik på at sikre en politik- og målformulering. Denne enhed vil samarbejde med de decentrale bestillere og HMC om at udarbejde et ensartet og mere fintmasket serviceniveau. Enheden baseres på de medarbejdere, der i dag er ansat i den centrale ergoterapeutfunktion på HMC.

Endvidere vil indsatsområder under de to øvrige delprojekter medvirke til at skabe en bedre sagsbehandling og dermed en bedre kvalitet for borgerne ved at forbedre sagsbehandlingen på det enkelte Pensions- og Omsorgskontor samt ved at forbedre samarbejdet mellem alle de parter, som er involveret i visitation til hjælpemidler.

Indsatsområderne skal bl.a. sikre, at anbefalingerne vedr. udarbejdelse af kvalitetsstandarder, politikformulering inden for hjælpemiddelområdet (f.eks. genbrugspolitik) og boligændringer, udarbejdelse af differentierede sagsbehandlingsfrister, samarbejdet mellem de forskellige aktører og en ensliggørelse af serviceniveauet for hjælpemidler behandles.

Den centrale Bestillerfunktion skal forestå opgaven, at etablere de nødvendige dialogfora, herunder etablere brugergrupper til sikring af viden og sammenhæng mellem behov og muligheder. Indsatsen skal også sikre, at den centrale Bestillerfunktion er i stand til at analysere og beskrive behovene for hjælpemidler og boligindretning samt udviklingstendenserne heri.

Derudover behandles i indsatsområderne anbefalingerne om,

• at den centrale Bestillerfunktion bør indgå aftaler med hver af de lokale bestillerkontorer om, hvorledes den lokale forvaltning af hjælpemiddelområdet etableres
• en med jævne mellemrum gennemførsel af stikprøvevise opfølgninger på, om de centralt fastlagte retningslinier implementeres i praksis
• gennemførsel af brugerevalueringer
• sikring af sammenhæng mellem besluttede politikker, servicemål, standarder og det , der sker i den praktiske hverdag hos borgeren.

I forbindelse hermed er det endvidere nødvendigt, at forberede forskellige typer plejehjem (plejehjem, forsøgsplejehjem og private plejehjem) til en ensartet sagsbehandling, således som indsatsområderne i projekt 8 skal sikre.

Dette projekt skal afklare forholdet mellem hjælpemidler og arbejdsredskaber samt sagsbehandlingen vedr. arbejdsredskaber. Endvidere skal der tages stilling til administrationen af arbejdsredskaber mv.

Dette projekt skal forbedre den økonomiske styring af hjælpemiddelområdet, herunder bevillingskompetence, ledelsesinformation, dokumentation og opkrævning fra fremmede kommuner.

Et projekt med henblik på udvikling af HMC's interne strukturer og arbejdsforhold vil også blive iværksat.

Indsatsområderne i dette projekt skal bl.a. sikre, at anbefalingerne vedr. en udviklingsproces omkring den organisatoriske opbygning af HMC bliver udmøntet. Ledelsesstrukturen inddrages i disse overvejelser. Endvidere skal der her eksempelvis arbejdes med

• initiativer til bedre samarbejder og fælles processer om udvikling af samarbejde, arbejdsgange, medansvarliggørelse, etc.
• at de meget dybe og grundige overvejelser om analyser af arbejds- og forretningsgangene sker i sammenhæng med oplæg og beslutning om fremtidigt hjælpemiddelsystem og andre IT-systemer, som er beskrevet i indsatsområde 6.
• at der i 2002 fokuseres væsentligt på udvikling af de indre samspilsstrukturer på HMC omhandlende bl.a. uddannelses- og kompetenceudvikling og arbejde med delegations- og kompetenceforholdene.

Det er meget væsentligt, at de iværksatte tiltag understøttes af relevante IT-redskaber. IT-projektet, der koordineres med de øvrige projekter, skal via analyser og planlægning medvirke til, at sagsforløb og arbejdsgange bliver tydelige og tilgængelige, således at det effektive sagsforløb og de besluttede sagsbehandlingstider løbende er i fokus. Projektet indeholder desuden udarbejdelse af kravspecifikation til et nyt indkøbs- og lagersystem til HMC, samt indkøb og implementering af dette.

Bestillerkontoret og Hjælpemiddelcentret skal udarbejde en kontrakt, der dels omhandler Hjælpemiddelcentret som virksomhed og dels omhandler hjælpemiddelopgaven. Kontrakten skal bl.a. fastlægge opgaver – herunder rådgivning, information, uddannelse, indkøb. Derudover skal den omhandle udviklingsmuligheder – herunder forretningsområder, rationaliseringer, afvikling og finansiering af udvikling. Indsatsområderne skal bl.a. sikre, at resultaterne fra arbejdet med anbefalingerne fra konsulentundersøgelsen kommer til at indgå i en kontrakt mellem HMC og Bestillerkontoret.

Projektet omhandler sagsbehandling og bevillingspraksis på plejehjem. Sagsbehandlingen foregår i dag forskelligt afhængigt af, om en borger bor på plejehjem eller på et forsøgsplejehjem. Arbejdsgruppen skal udarbejde et forslag til, hvordan man forbereder etablering af en ensartet sagsbehandling for kommunens borgere i plejehjemsregi. Indsatsområdet har som nævnt sammenhæng med indsatsområde 1.

Alle projekterne iværksættes i efteråret 2002 og er afsluttede medio 2003. IT-projektet har dog et væsentlig længere tidsforløb. Dette projekt afsluttes medio 2004.

En af rapportens anbefalinger retter sig imod genanvendelsesfrekvensen på kommunens hjælpemidler og dermed en bedre ressourceanvendelse. Det vil alt andet lige mindske miljøbelastningen i forhold til produktion af nye hjælpemidler.

Samlet set forventes omstillingerne at forbedre ressourceanvendelsen og at øge omfanget af genanvendelse af hjælpemidler, og dermed samlet føre til såvel kvalitetsforbedringer som effektiviseringer. På denne baggrund er der indarbejdet et sparemål på 1,5 mill. kr. i budget 2002 og yderligere 3,5 mill. kr. i budgetforslag 2003, i alt svarende til ca. 5 pct. af de samlede udgifter på området. Der må dog på kort sigt påregnes investeringer, specielt i forbindelse med indkøb af nyt IT-system. Økonomien herved beskrives nærmere, når indstilling herom forelægges Sundheds- og Omsorgsudvalget.

Projektplanen er ikke sendt i høring. De nævnte interessenter i hvert projekt forudsættes inddraget ved den endelige projektformulering og gennemførelse.

1. Projektplan – Implementering af hjælpemiddelundersøgelsens anbefalinger
2. Projekt hjælpemidler - Grafisk oversigt over projekternes tidsforløb
3. Oversigt over hjælpemiddelundersøgelsens anbefalinger

Lau Svendsen-Tune

/Lars Bo Bülow