Revision af årsregnskabet for 2013 - Direktionsnotat

Sundheds- og Omsorgsudvalget skal orienteres om Revisionsfirmaet Deloittes bemærk­ninger, observa­tioner, risikovurderinger og anbefalinger som følge af revisionen af regnskabet for 2013 samt om forvaltningens kommentarer til de enkelte punkter.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller,

1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager Deloittes bemærkninger, observationer, risikovurderin­ger og anbefalinger til efterretning, og
2. at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager forvaltningens kommentarer til de enkelte punkter til efterretning.

Som led i revisionen af årsregnskabet for 2013 for Københavns Kommune har Deloitte udarbejdet et såkaldt Direktions­notat, som sammenfatter revisionens bemærkninger, observationer, risikovurderinger og anbefalinger i forhold til regnskabsføringen og øko­nomistyringen i Sundheds- og Omsorgsforvaltnin­gen.

I henhold til proceduren for revisionsrapportering, som er besluttet af Borgerrepræ­sen­tationen den 11. februar 2010, skal Direktionsnotatet fremsendes til fagudvalget med direktionens kommentarer. Direktionsnotat er vedlagt som bilag 1. Direktionens be­mærkninger fremgår af løsningsafsnittet i denne indstilling.

Det er direktionens opfattelse, at forvaltningens grundlæggende regnskabsføring og økonomistyring er i orden og i 2013 har befundet sig på samme høje niveau som i 2012; hvilket findes tilfredsstillende. Denne vurdering skal ses i lyset af, at forvaltnin­gen i sommeren 2013 overdrog en lang række medarbejdere og regnskabsmæssige op­gaver til Koncernservice, hvilket har medført en række betydelige udfordringer i forhold til den løbende regnskabsføring i forvaltningen.

Deloitte perspektiverer de gjorte observationer gennem anvendelse af følgende skala:  

Revisionsbemærkninger - 2013
I Direktionsnotat af 30. maj 2014 har Deloitte anført, at der ikke er konstateret nye for­hold i 2013, der giver anledning til revisionsbemærkning. Sundheds- og Omsorgsforvaltningens direktion finder dette særdeles tilfredsstillende.

Revisionsbemærkninger for tidligere år der videreføres
I Direktionsnotat af 30. maj 2014 har Deloitte anført, at der ikke er nogen revisionsbe­mærkninger fra tidligere år, der videreføres. Forvaltningens direktion finder dette særdeles til­fredsstillende.

Observationer fra årsregnskabsrevisionen for 2013
I Direktionsnotat af 30. maj 2014 har Deloitte redegjort for tre observationer fra års­regnskabsrevisionen for 2013 samt for fire revisionsopgaver udført af Intern Revision i løbet af 2013. Af disse i alt syv observationer kan de to observationer henføres til kategori 5, hvor revi­sionsområdet ikke har givet anledning til bemærkninger. De øvrige fem observatio­ner er:

1. Regnskabsgennemgang af selvejende institutioner med driftsoverenskomst.
2. Brugerbetaling på institutioner.
3. Løn- og tjenestemandspensioner.
4. Servicebesøg.
5. Udbetalinger til medarbejdere foretaget uden om lønsystemet.

Disse fem observationerne er alle i kategori 4, hvor der alene vurderes at være behov for forbedringer af mindre væ­sentlig karakter. I forhold til tre af disse observationer vil forvaltningens direktion gerne knytte en kommentar til Deloittes bemærkning:

ad 1. Regnskabsgennemgang af selvejende institutioner med driftsover­enskomst. 
Her påpeger Deloitte det problematiske i, at forvaltningens enheder siden overflytning af løn- og personaleadministrative opgaver til Koncernservice i juni 2013 ikke har haft direkte adgang til egne personalesager. Direktio­nen er fuld­kommen enig med Deloitte og har i dialogen med Kon­cernser­vice søgt at vinde forståelse for at en sådan adgang skal sikres.

ad 4. Servicebesøg.
Her anfører Deloitte, at de er enige i Intern Revisions konklusioner og an­befalinger vedrørende forbedringsmuligheder i forhold til godkendelses­proces og funktionsadskillelse ved håndtering af kreditorfakturaer i Work-flow. På baggrund heraf er der udarbejdet en fælles forretningsgang, der præciserer ledelsestilsynet på dette område.

ad 5. Udbetalinger til medarbejdere foretaget udenom lønsystemet.
Her påpeger Deloitte, at der er risiko for, at SKAT i en konkret sag - iden­tificeret af Intern Revision – ved et eventuelt kontrolbesøg vil kon­kludere, at et honorar burde have været udbetalt som A-indkomst med til­hørende A-skattetræk. Deloitte anbefaler, at forvaltningens ledelse præci­serer over­ for enhederne, at reglerne for udbetaling af løn m.v. skal følges. Dette, vil direktionen sikre, sker.

Opfølgning på ikke afsluttede observationer fra tidligere år
Deloitte påpeger, at forretningsgangsbeskrivelser vedrørende interne kontroller endnu ikke er færdigudarbejdet. Forvaltningens udarbejdel­se af disse har afventet den over­flytning af en række regn­skabsopgaver til Koncernservice, som fandt sted i sommeren 2013. Forretningsgangsbeskrivelserne vil blive færdiggjort i løbet af 2. halvår 2014. Deloitte gør opmærksom på, at Sundheds- og Omsorgsforvaltningens ledelse har indført midlertidige kontroller og anbefaler, at disse kontroller opretholdes, indtil de endelige forretningsgange er på plads. Forvaltningens ledelse er enig heri.

Behandling af Direktionsnotatet vedrørende revisionen af regnskab for 2013 afsluttes med Sundheds- og Omsorgsudvalgets behandling af denne indstilling. På udvalgsmøde i efteråret 2014 vil Sundheds- og Omsorgsudvalgets del af den samlede revisi­onsberet­ning for kommunens regnskab for 2013 blive forelagt udvalget.

Hanne Baastrup                                       

                                                                  /Lars Matthiesen