Mindre labyrint i SUF - midtvejsstatus

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller,

1. at Sundheds -og Omsorgsudvalget tager status på Mindre Laby­rint til efterretning.

Problemstilling

På møde i Sundheds- og Omsorgsudvalget den 20. april 2016 god­kendte udvalget et medlemsforslag fra Socialdemokraterne, Radikale Venstre, Ventre og SF, som pålagde forvaltningen at ud­arbejde forslag til kommissorium og tidsplan for en medarbejder – og lederindsats til at håndtere kontrol – og regelforenkling i forvaltnin­gens arbejdsgange.

På møde den 18. august 2016 blev kommissoriet for organisering af arbejdet vedtaget. I henhold til kommissoriet skal ordningen evalueres pr. 31. december 2017 med henblik på eventuel justering.

Samtidig med godkendelse af kommis­soriet bestilte Sundheds- og Omsorgsudvalget en midtvejsstatus vedrørende ordningen i foråret 2017. Denne fremlægges her til udvalgets orientering.

Løsning

Der blev i oktober 2016 etableret mulighed for, at medarbejdere og ledere fra alle enheder i Sundheds – og Omsorgsforvaltningen kunne indmelde forslag til regler og arbejdsgange, der ville kunne forenkles eller fjernes. Der er mulighed for at indmelde forslag direkte fra en side på KKintra og via fremsendelse af fysisk skema. Der blev gjort opmærksom på muligheden via KKintra og ’Ugepakken’, med mulig­hed for print af plakater. Der er via de nævnte kanaler også blevet op­fordret til drøftelser i de lokale arbejdsplads-MED.

I marts 2017 blev Mindre Labyrint relanceret via KKintra og Ny­hedsmail.

Der har i perioden fra lancering af Mindre Labyrint den 17. oktober 2016 til den 1. april 2017 været otte henvendelser med forslag til for­enkling af procedurer. Alle henvendelserne er blevet forelagt styre­gruppen (Direktionen og Fællestillidsrepræsentanterne).

Status er, at tre af forslagene er blevet lukket, mens to fortsat undersøges og tre er blevet løst/arbejde er sat i værk.

Henvendelserne har omhandlet følgende for­hold (bilag 1)

1. Behov for terapeutfaglig udredning inden eventuel ansøgning om genoptræningsforløb.

2. Manglende korrespondance mellem Centralforvaltningens tids­registreringssystem og Vagtplansystemet.

3. Dokumentationskrav i forbindelse med livslange behandlinger.

4. Udfordringer i forbindelse med nyt telefonsystem.

5. Vilkårene i Omsorgstandplejens overenskomst.

6. Krav om underskrift på flextidsskemaer.

7. Regler for opkrævning af visse af borgernes indkøb.

8. Reduktion i antallet af arbejdsgange i forhold til terapeutfaglig udredning og genoptræning efter Serviceloven.

Ad 1) Behov for terapeutfaglig udredning inden eventuel ansøgning om genoptræningsforløb
Forvaltningen har efter en analyse af problematikken orienteret om, at der på baggrund af forslagene vil ske en forenkling af arbejdsgangene i forbindelse med implementeringen af CURA ”go-live”.

Ad 2) Manglende korrespondance mellem Centralforvaltningens tids­registreringssystem og Vagtplansystemet
Henvendelsen blev undersøgt og tilbagevist med den begrundelse, at de to systemer er lavet til forskellige formål og da tidsregistreringssystemet ikke kan dataudveksle med andre systemer. Tidsregistreringssystemet holder øje med flekssaldo og justerer dem i forhold til de lokalaftaler, der er lavet, mens indberetning af ferie og sygdom sker via selvbetjeningssystemet, hvor dataene overføres til kommunens samlede arbejdstidssystem.

Den problematik, der fremgår af henvendelsen, vedrører alene ansatte i Centralforvaltningen, som er ansat på nedsat tid.

Ad 3) Dokumentationskrav i forbindelse med livslange behandlinger
Henvendelsen blev undersøgt og tilbagevist med henvisning til, at et sådant krav til dokumentation ikke er beskrevet i instrukssamlingen for medicinhåndtering i SUF. Der var således ikke et krav om, at der bliver foretaget den omtalte dokumentation.

Ad 4) Udfordringer i forbindelse med nyt telefonsystem
Henvendelsen blev undersøgt af den telefoniansvarlige i Afdeling for Digital Service og lukket, da problemet med det ny telefonsystem blev løst. Der holdes løbende øje med systemet.

Ad 5) Vilkårene i Omsorgstandplejens overenskomst
Henvendelsen blev tilbagevist, da der er tale om en overenskomstmæssig problematik, som ligger udenfor forvaltningens kontrol.

Ad 6) Krav om underskrift på flextidsskemaer
Henvendelsen er videresendt til centerchefen det pågældende sted for uddybende bemærkninger og intern drøftelse på enheden.

Ad 7) Regler for opkrævning af visse af borgernes indkøb
Henvendelsen er videresendt til Økonomisekretariatet til udtalelse.

Ad 8) Reduktion i antallet af arbejdsgange i forhold til terapeutfaglig udredning og genoptræning efter Serviceloven.
Forvaltningen har efter en analyse af problematikken orienteret om, at der på baggrund af forslagene vil ske en forenkling af arbejdsgangene i forbindelse med implementeringen af CURA ”go-live”.

Et samlet antal henvendelser på otte over et halvt år kan virke beskedent – ikke mindst set i lyset af den ret omfattende lancering af konceptet overfor forvaltningens medarbejdere og ledere. Det er forvaltningens opfattelse, at det er udtryk for, at der på arbejdspladserne og i MED-udvalgene er en god og løbende dialog om mulighederne for at for­bedre og effektivisere arbejdsgange m.v.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Ordningen evalueres endeligt pr. 31. december 2017 med henblik på eventuel justering.

Hanne Baastrup

                                                                    /Lars Matthiesen