Revisionsberetning årsregnskab 2020

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller,

1. At Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender de anførte handleplaner og at disse frem­sendes til Øko­nomifor­valtningen.

Problemstilling

Kommunens revisionsselskab, Deloitte, har i samarbejde med Intern Revision, udarbejdet Revisi­onsberetning vedrørende årsregnskabet for 2020. Beretningen indeholder enkelte be­mærkninger der retter sig mod ’forvaltningerne’, og som Økonomiforvaltningen derfor har anmodet alle for­valtninger om at udarbejde handleplaner i forhold til. Der er ikke i beretningen anført bemærk­ninger, som vedrører specifikke forhold i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen. 

Løsning

Revisor anfører følgende bemærkninger i beretningen:

1. Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller
2. Generelle IT-kontroller
3. Revision af balancen
4. Debitorområdet
5. Igangværende anlægsprojekter
6. Momsrefusionsordningen
7. Kommunens regler for indkøb
8. Takster TMF (Teknik- og Miljøforvaltningen)
9. Tilskudsadministration
10. Indtægter
11. Revisionserklæringer

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen er anmodet om at udarbejde handleplaner i forhold til be­mærkningerne 3 og 7.

Bemærkning 3 – Revision af balancen:

Revisor bemærker:

Der er stadig forhold vedrørende kvaliteten i de foretagne afstemninger og dermed kommunens evne til at aflægge et retvisende regnskab, der skal forbedres. Der er således stadig klassifikations­fejl og mangler, som skal berigtiges og iagttages fremover, inden regnskabet aflægges. 

Der er konstateret væsentlige fejl på grund af manglende kvalitetssikring af afstemningerne vedrø­rende kommunens tilbagekøbsrettigheder, som har givet anledning til korrektioner i regnskabet, samt rettelser i den obligatoriske oversigt vedrørende eventualrettigheder efter Borgerrepræsentationens godkendelse i april 2021. 

Samlet medfører disse forhold en potentiel driftsmæssig påvirkning på i netto 3,3 mio.kr. 

Forhold, der ikke korrigeres i regnskabet, er også anført i afsnit 7.2 som ”Ikke-korrigerede fejl i regnskabet”. 

Det er vurderet at forholdene ikke er væsentlige i forhold til den samlede vurdering.

Forslag til handleplan: 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningens 30 selvejende institutioner indgår i kommunens samlede regnskab.

Efter overgangen til kommunens nye økonomisystem Kvantum har det vist sig, at de ikke er regi­streret korrekt i Kvantum i overensstemmelse med reglerne for Budget- og Regnskabssystem for kommuner. I forbindelse med udarbejdelse af årsregnskabet foretager Koncernservice derfor en række korrektioner.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Koncernservice har aftalt at det skal undersøges, om det er muligt at etablere en selvstændig regnskabskreds for Sundheds- og Omsorgsforvaltningens 30 selv­ejende institutioner. 

Bemærkning 7 – Kommunens regler for indkøb: 

Revisor bemærker: 

Vi henstiller i lighed med tidligere år, at forvaltningerne og CFI (Center for Indkøb og Forsikring) sikrer et ledelsesmæssigt fokus på at de vedtagne målsætninger realiseres, således at gældende regler for konkurrenceudsættelse overholdes, og at kommunen får realiseret de økonomiske gevinster (sparsommelighed) gennem konkurrenceudsættelse og indkøb via de indgående aftaler gennem indkøbsløsningen i Kvantum. Det skønnes, at 5,2 mia.kr. mest hensigtsmæssigt kan indkøbes via rekvisition i indkøbssystemet (af­talecompliance). 

Det skal bemærkes, at det er forventeligt, at de første målinger på aftale-compliance i 2021 vil vise en nedgang i forhold til de tidligere compliancemålinger. Når aftalecompliance er blevet implemen­teret i kommunen, forventes indeværende bemærkning at blive fjernet som kritisk bemærkning.

Forslag til handleplan:

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen vil arbejde aktivt med at følge op på aftale– og procescompli­ance ved at sikre nye rammeindkøbsordrer på forvaltningens største leverandører, og gå i dialog om udeladelse/procesafklaring for f.eks. fakturaer på tomgangsleje for ældreboliger og tilskudsbevil­linger til borgernes anskaffelser hos frit valgs-leverandører.

Forvaltningens enheder er generelt gode til at købe ind på kommunens indkøbsaftaler, men der vil i 3. og 4. kvartal 2021 blive sat fornyet fokus på IO-compliance efter en lang periode, hvor COVID-beredskab har fyldt det meste.

Der har gennem det seneste halve år været arbejdet med at aftalesupplere, opdatere og kvalitetssikre kvantumkatalogerne på sygeplejeartikler, så enhederne kan dække deres fulde indkøbsbehov gen­nem kvantum. Der er fokus på vejledning af de enheder som herefter køber ind via telefon eller le­verandørside.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces