Revisionsrapport - Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2018

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller,

1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender Sundheds- og Omsorgsforvaltningens handle­planer i forhold til revisors observationer vedrørende Kreditorområdet og Intern Handel.

Problemstilling

Kommunens eksterne revisor (Deloitte) har udarbejdet en revisionsrapport med ovenstående titel. Den in­deholder observationer vedrørende kommunens håndtering af kreditorer, Intern Handel, Bank, regnskabs­føring, økonomistyring og interne kontroller. Rapporten er vedlagt som bilag 1.

Da der er anmærkninger i rapporten af både gul og rød karakter, skal alle forvaltninger udarbejde handleplaner på de berørte områder og forelægge disse til godkendelse i deres respektive fagudvalg.

Løsning

Revisors anmærkninger gældes dels Kreditorer og dels Intern handel. Observationerne gælder kun i beskedent omfang eller slet ikke for Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF).

Revisionsrapporter med rød og gul markering skal behandles i relevante fagudvalg, og da disse observationer er rettet mod ’forvaltningerne’ skal sagen (herunder forvaltningens handleplan) be­handles i SOU – uagtet at det ikke fremgår, at observationerne er gjort i SUF.

Vedrørende kreditorer, så har revisor gjort den observation, at der pr. 18. september 2018 er 32.302 faktu­raer for i alt 1,12 mia. kr. som ikke er indregnet i kommunens driftsregnskab. Der er 3.752 ind­købsordrer for i alt 55 mio. kr. der afventer varemodtagelse, hvor de ældste er fra 10. marts. Revisor finder, at disse forhold er af en karakter, som gør det vanskeligere for kommunen at lave budgetopfølgning, hvorfor ob­servationen har fået en rød markering, og dermed indebærer en risiko, der er kritisk.

Af bilaget til revisionsberetning fremgår det, at SUF kun i beskedent omfang bidrager til problemet med ubetalte fakturaer og manglende varemodtagelse, hvilket er i overensstemmelse med forvaltningens opfattelse. 

SUF overgik fra Økonomisystemet KØR til KVANTUM pr. 1. januar 2018, hvilket pga. indkøring af det nye system i driften forventelig betød, at fakturapuljen i første halvår 2018 var højere end i 2017. Dette efterslæb er nu udlignet og forvaltningens fakturapulje er nu på samme niveau som i november 2017.

Vedrø­rende Intern Handel (handel mellem to SUF enheder eller mellem to forvaltninger) observerer revisor, at der i visse forvaltninger udestår afregning af in­tern handel for hele året. Dette har fået en gul markering som betyder, at observationen indebærer en risiko, som an­ses for væsentlig.    

Revisor pointerer endvidere, at det alene er på visse områder i Økonomiforvaltningen, Socialforvaltningen og Teknik og Miljøforvaltningen, der udestår afregning af in­tern handel for hele året.

På den baggrund er følgende handleplan, som illustre­rer forvaltningens gældende procedure, indmeldt til Økonomiforvaltningen.

Kreditor

Ved hver periodes afslutning fremsender Regnskabsafdelingen den sidste hverdag i gammel måned og 5 hverdage ind i ny måned en rapport indeholdende oplysninger om ikke betalte fakturaer til alle enheder i SUF, hvor det fremgår hvilke fakturaer, enhederne har lig­gende i Økonomisystemet Kvantum og som skal håndteres, inden der lukkes for bogføring i den pågældende måned. Ved regnskabsafslutning udsen­des rapporten dagligt.

Der har i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen i 2018 været arbejdet på løbende at få håndte­ret puljen af uafsluttede fakturaer, og i november 2018 er puljen på et niveau, som den også lø­bende var på i tidligere år, hvor forvaltningen anvendte økonomisystemet KØR. 

Rapporterne vedrørende indkøb, der er foretaget via Kvantum og som endnu ikke er afsluttede,  udsendes til SUF-enhederne i forbindelse med "periode luk", og bliver ligeledes gennemgået af Regnskabsafdelingen. 

Intern Handel

SUF håndterer intern handel gennem masseposteringsark (samlede oversigter, som kan bogføres i en samlet proces frem for at bogføre hver postering for sig) og fastholder også fremadrettet denne procedure.

Økonomi

Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Økonomiforvaltningen vil forelægge rapporten og alle forvaltningernes handleplaner for Økonomiudvalget på mødet den 4. december 2018.