Årsrevisionsprotokollat om revisionen af regnskab 2006
Årsrevisionsprotokollat om revisionen af regnskab 2006
Socialudvalget
BESLUTNINGSPROTOKOL
fra ordinært møde onsdag den 29. august 2007
2. Årsrevisionsprotokollat om revisionen af regnskab 2006
SUD 340/2007 J.nr. 340/2007
INDSTILLING OG BESLUTNING
Socialudvalget skal træffe beslutning om, hvad der skal foretages i anledning af den enkelte revisionsbemærkning og anbefaling fra Revisionsdirektoratet.
INDSTILLING OG Beslutning
|
Socialforvaltningen indstiller, 1. &nb sp; at Socialudvalget godkender Socialforvaltningens forslag til løsninger 2. at Socialudvalget sender denne indstilling og udvalgets beslutning som besvarelse af revisionsprotokollatet til Revisionsdirektoratet Socialudvalgets
beslutning i mødet den 29. august 2007 Revisionsdirektoratet ved Direktør Jan Christensen, Chefrevisor Pia Sønderlund Nielsen og Fuldmægtig Martin Stolpe samt fra Socialforvaltningen Controller Poul Erik Jørgensen deltog under punktets behandling. Indstillingen blev tiltrådt. |
Problemstilling
Revisionsdirektoratet har på baggrund af revisionen af regnskab 2006 på Socialfor-valtningens område afgivet fem revisionsbemærkninger og fire anbefalinger.
Socialudvalget skal træffe beslutning om, hvad der skal foretages i anledning af den enkelte revisionsbemærkning og anbefaling fra Revisionsdirektoratet.
Løsning
Revisionsbemærkninger
1. Revisionsdirektoratet skal udtale kritik af, at ledelsens erklæring om regnskabets fuldstændighed er modtaget på et tidspunkt, hvor det for revisor ikke har været muligt at foretage de nødvendige revisionshandlinger.
Socialforvaltningens
bemærkninger og forslag
Socialforvaltningen beklager, at ledelseserklæringen i dette år blev fremsendt for sent. Forvaltningen vil tilrettelægge en bedre proces, der kan sikre rettidig fremsendelse af ledelseserklæringen.
-----------------
2. Revisionsdirektoratet finder det beklageligt, dels at mange statuskonti ikke er afstemt/specificeret, og dels at registreringen af aktiver i anlægskartoteket fortsat er meget fejlbehæftet. Det foreslås, at Socialforvaltningen etablerer en kvalitetssikring af registreringerne i anlægskartoteket.
Socialforvaltningens
bemærkninger og forslag
Socialforvaltningen har som oplyst i protokollatet bedt alle centerchefer om at udarbejde en handlingsplan, der sikrer, at afstemning af statuskonti senest pr. 30. september 2007 lever op til de fastsatte krav.
På baggrund af de mange fejl i registreringen af aktiver i anlægskartoteket vil forvalt-ningen gennemgå alle de 49 aktiver, der er indberettet i 2006. Forvaltningen vil desuden i samarbejde med Koncernservice overveje en anden procedure for indberetningen. Fejlene har ingen betydning for rigtigheden af bevillingsregnskabet.
-----------------
3. Revisionsdirektoratet skal udtale kritik af, at Socialudvalget ikke har søgt Borgerrepræsentationen om tillægsbevilling til dækning af forventet merforbrug på handicapområdet, især hjemmeplejeområdet. Direktoratet påskønner samtidig, at der er igangsat et større genopretningsprojekt på hjemmeplejeområdet med henblik på effektivitet, kvalitet og økonomistyring.
Socialforvaltningens
bemærkninger og forslag
Socialforvaltningen tager kritikken til efterretning og vil ændre vores praksis. Fremover vil vi anmode Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen om tillægsbevillinger ved forventet merforbrug.
-----------------
4. Revisionsdirektoratet finder det utilfredsstillende, at vi kan konstatere, at der i stort omfang er tale om fejlbogføringer og forkert placerede bevillinger. Dette bevirker stor uklarhed i forklaringerne af afvigelser mellem bevillings- og regnskabstal.
Socialforvaltningens
bemærkninger og forslag
Socialforvaltningen er enig med Revisionsdirektoratet i, at bogføringsfejl og budgetfejl bevirker uklarhed i regnskabsforklaringerne. Forvaltningen har ved regnskabsaflæg-gelsen redegjort for fejlene, og hvad de korrigerede regnskabsafvigelser er.
Fejlene er opstået i 2006, hvor der er sket omfattende omlægninger af organisation og opgavefordeling, og dermed foretaget ændringer budgetplaceringer og af kontoplaner. Forbedringer i budgetarbejdet og i konteringer indgår i forvaltningens projekt Aktivitetsbaseret økonomistyring og prognoser.
-----------------
5. Revisionsdirektoratet finder det beklageligt, at forvaltningen af tilskuddet til Mamma Mia, herunder regnskabs- og revisionsforholdene, endnu ikke er bragt på plads.
Socialforvaltningens
bemærkninger og forslag
Forvaltningen kan oplyse, at Mamma Mia har løbende bogføring i kommunens regnskabssystem, og udgifter og indtægter er derfor optaget i kommunens regnskab på samme måde som det er tilfældet for alle andre institutioner. Der har imidlertid ikke været udarbejdet den særlige regnskabsopstilling med henblik på bestyrelsesgodken-delse og revision, som kræves for selvejende institutioner. Forvaltningen beklager at dette ikke er sket i opfølgningen og vil nu sikre, at regnskabsforholdene bliver bragt på plads.
------------------------------------
Anbefalinger
1. Revisionsdirektoratet anbefaler, at forvaltningen sikrer, at direktoratet modtager nye og ajourførte forretningsgange inden iværksættelsen, samt at ledelsestilsynet sikrer overholdelsen af forretningsgangene. Revisionsdirektoratet påskønner de iværksatte initiativer om afstemning og specifikation af statuskonti.
Socialforvaltningens
bemærkninger og forslag
Socialforvaltningen tager anbefalingen, (som vedrører forretningsgange for registrering af aktiver), til efterretning, og forvaltningen vil sammen med Koncernservice vurdere behovet for en ændret proces for registreringer og tilsyn.
-----------------
2. Revisionsdirektoratet anbefaler, at Socialforvaltningens synspunkter om benchmar-kingværktøjet formidles til Økonomiforvaltningen til brug for kommunens generelle projekt om udvikling af økonomistyringen.
Socialforvaltningens
bemærkninger og forslag
Socialforvaltningen er enig med Revisionsdirektoratet i, at benchmarkning er et godt værktøj til at skabe overblik over økonomistyringen. Som nævnt i protokollatet har Socialforvaltningen udsat en opfølgende benchmarking af økonomistyringen for i stedet at bruge ressourcerne på en række initiativer til at styrke økonomistyringen (omtalt side 10 -11). Dette valg vil forvaltningen formidle til Økonomiforvaltningen.
-----------------
3. Revisionsdirektoratet anbefaler et fortsat fokus på gennemførelsen af ledelsestilsyn
Socialforvaltningens
bemærkninger og forslag
I 2006 er der sket et fald i de lokale centres gennemførelse af ledelsestilsyn i forhold til niveauet i 2005. Som omtalt i protokollatet vil Socialforvaltningen derfor i løbet af august 2007 bede socialcentrene om en status på udførelsen af de planlagte ledelsestilsyn. Forvaltningen har desuden gennemført en evaluering og forbedring vejledningen om ledelsestilsyn, og gennemførelsen af ledelsestilsynet vil indgå i de kommende resultatkontrakter med de lokale centre.
-----------------
4. Revisionsdirektoratet anbefaler, at forvaltningen forsat forsøger at finde en teknisk løsning til halvårlig revurdering af medarbejdernes systemadgange.
Socialforvaltningens
bemærkninger og forslag
Som omtalt i protokollatet har forvaltningen allerede udarbejdet forslag til en teknisk løsning. Koncernservice undersøger for tiden de tekniske muligheder ved dette løsningsforslag.
Økonomi
Ingen økonomiske konsekvenser
Videre proces
Protokollatet og besvarelsen vil indgå i Revisionsdirektoratets revisionsberetning, som i udkast behandles af Socialudvalget i oktober 2007, og indgår i Økonomiudvalgets revisionsbetænkning, som behandles af Borgerrepræsentationen i december 2007. I februar 2008 behandler Socialudvalget en sag om midtvejsopfølgning på besluttede tiltag. Revisionsdirektoratet foretager opfølgning på tiltagene og rapporterer herom i årsrevisionsprotokollatet for 2007 til Socialudvalget. Udvalget behandler dette i august 2008.
Bilag
1. Årsrevisionsprotokollat nr. 10/2006 til Socialudvalget om revisionen af Socialforvaltningens årsregnskab 2006