B-sag. Revisionsrapport: Borgerstyret personlig assistance (BPA)

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller:

1. at Socialudvalget tager revisionsrapporten om BPA-ordninger og forvaltningens handleplaner til efterretning, jf. bilag 1.

Problemstilling

Kommunens interne revision har gennemført en revision af ordningen vedrørende BPA-ordninger. En BPA-ordning er en bevilling efter servicelovens § 96, der skal gøre det muligt, at borgere med et svært fysisk eller psykisk handicap kan opbygge eller fastholde en selvstændig tilværelse på trods af den nedsatte funktionsevne. Socialforvaltningen har aktuelt ca. 80 helårsborgere med en BPA-ordning, svarende til ca. 87 individer. 

Det er en betingelse for at få bevilget en BPA-ordning, at borgeren kan fungere som arbejdsleder for sine hjælpere og som udgangspunkt også virke som arbejdsgiver. Borgeren kan vælge, at arbejdsgiveransvaret overdrages til en nærtstående, en virksomhed eller en forening.

Revisionens gennemgang har omfattet en vurdering af Socialforvaltningens forretningsgange på området og en sagsrevision af følgende:

• Bevilling af nye ordninger
• Opfølgning og tilsyn
• Regnskabsmæssig opfølgning

Forretningsgange

Revisionen vurderer, at forretningsgangene på de fleste områder er dækkende, men har anbefalet områder, hvor den interne arbejdsgang kan suppleres. Den interne arbejdsgang er en af de tre forretningsgange, som Socialforvaltningen har udarbejdet vedrørende BPA-ordninger. Revisionens anbefaling drejer sig om en beskrivelse af handlinger, hvis der konstateres afvigelser ved den årlige gennemgang af regnskaber og en beskrivelse af tilsyns- og kontrolmuligheder, hvis der konstateres høje vikarudgifter og sygefravær blandt hjælperne. Revisionen har desuden anbefalet, at der udarbejdes en BPA-brugerhåndbog, hvor borgers rettigheder og pligter i forbindelse med BPA-ordningen fremgår.

Bevilling af nye ordninger

Revisionen vurderer, at Socialforvaltningen bevilger nye BPA-ordninger på et betryggende og dokumenteret grundlag.

Opfølgning og tilsyn med ordningen

Revisionen finder, at styring af tilsynene med, hvorvidt BPA-ordningen fungerer efter hensigten, ikke er betryggende. Den stikprøvevise gennemgang har vist, at der for tre borgere mangler en opfølgningsdato i DOMUS, der er udtryk for, hvornår der skal følges op på, om BPA-ordningen fungerer efter hensigten, og at datoen for opfølgning for fem borgere er overskredet.

Regnskabsmæssig opfølgning

Revisionen anbefaler, at gennemgang af regnskaber for BPA-ordninger afsluttes i første halvår efter regnskabsåret, at bilagsdokumentation arkiveres i eDoc, og at der i tilfælde af, at en borger ønsker at tage sin BPA-ordning med til udlandet, indgås en kontrakt, som sikrer, at der kan udarbejdes et regnskab.

Revisionen henstiller desuden, at Socialforvaltningen intensiverer tilsynet, hvis der konstateres ekstraordinært højt sygefravær blandt hjælperne. For to af de gennemgåede sager vurderes opfølgningen ikke tilstrækkelig.

Ophør

Revisionen anbefaler, at BPA-ordninger, i forbindelse med dødsfald, afsluttes med regnskab senest tre måneder efter sidste udbetaling.

Løsning

Socialforvaltningen har udarbejdet en handleplan, som fremgår af revisionsrapporten. Handleplanen har været drøftet med Intern Revision, som vurderer, at den håndterer de kritiske risikoområder betryggende. Handleplanen adresserer Intern Revisions bemærkninger og anbefalinger med nedenstående:

Interne forretningsgange

Socialforvaltningen har opdateret den interne arbejdsgang i Faktura- og betalingsteamet, som er en af de tre forretningsgange vedrørende BPA-ordninger, så den indeholder en beskrivelse af økonomiopfølgningen i de tilfælde, hvor borger har overdraget arbejdsgiveransvaret til en forening eller privat virksomhed. Arbejdsgangen indeholder en beskrivelse af handlinger i tilfælde af, at der er afvigelser ved den årlige gennemgang af regnskabet, og hvordan der følges op i tilfælde af, at der fx konstateres ekstraordinært højt sygefravær og højt vikarforbrug. Derudover sker der også en opfølgning af de løbende fakturaer fra BPA-virksomheder, hvor Borgercenter Handicap følger op på de sager, hvor fakturaerne viser et højt vikarforbrug.

Socialforvaltningen har desuden igangsat et arbejde med at udarbejde en BPA-brugerhåndbog, som forventes færdig med udgangen af maj måned 2024.

Opfølgning og tilsyn med ordningen

I februar 2024 er arbejdsgangen for opfølgning og registrering blevet præciseret for sagsbehandlerne. De tre sager, hvor der manglede en opfølgningsdato i DOMUS, er rettet. For fem borgere er datoen for opfølgning i DOMUS overskredet, hvilket skyldes en prioritering af andre opgaver. Én sag er fulgt op i februar 2024, én sag er planlagt til opfølgning i april 2024, og for de sidste tre sager vil opfølgning ske inden 1. juli 2024.

Regnskabsmæssig opfølgning

Socialforvaltningen har opdateret den interne arbejdsgang i Faktura- og betalingsteamet, så det fremadrettet sikres, at:

• regnskaber for BPA-ordninger bliver indsendt senest den 1. april, så forvaltningens gennemgang kan afsluttes i første halvår efter regnskabsåret
• kvartalsregnskaber med tilhørende bilagsdokumentation arkiveres i eDoc
• der i tilfælde af, at en borger ønsker at tage sin BPA-ordning med til udlandet og overlade arbejdsgiveransvaret til en virksomhed, forinden indgås en kontrakt, som sikrer, at der kan udarbejdes et regnskab
• at der bliver fulgt op på de sager, hvor der ved gennemgangen konstateres ekstraordinært højt sygefravær blandt hjælperne til sikring af, at der bliver fulgt op på problematisk adfærd

Ophør

Socialforvaltningen vil fremadrettet sikre, at BPA-sager med et dødsfald afsluttes tre måneder efter, hvis borgeren selv er arbejdsgiver. BPA-sager, hvor borgeren har overdraget arbejdsgiveransvar til virksomhed eller forening, afsluttes, når årsregnskabet er færdiggjort. Den interne arbejdsgang er opdateret med et afsnit herom.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Rapporten forelægges Revisionsudvalget og vil blive sendt til Økonomiforvaltningens direktion til eventuel videre foranstaltning over for Økonomiudvalget.

Mikkel Boje

/ Mika Kobborg Smidt