B-sag. Status på implementering af DOMUS

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller

1. at Socialudvalget tager orienteringen om påvirkning af driften og ledelsesinformation til efterretning

Problemstilling

Udvalget er tidligere blevet orienteret om udbuddet af IT-systemet på møde d. 20. juni 2018, om planerne for implementering af nye fagsystemer på møde d. 15. januar 2020 og om den endelige økonomiske ramme for købet af DOMUS på møde d. 17. juni 2020.

DOMUS (Digitalt Overblik Myndighed Udfører System) bliver forvaltningens nye digitale IT-system til understøttelse af arbejdet med borgeren. Systemet understøtter hele voksenområdet samt udførersiden af børne- og ungeområdet (børn myndighed bruger det nationale IT-system DUBU) og dækker alt fra sagsafgørelser og visitering af ydelser til daglig dokumentation og medicinhåndtering.

Systemet er ved at blive færdigudviklet, og det er forventningen, at det successivt kan begyndes udrullet fra oktober af, med en vis forsinkelse, som især skyldes COVID-19 situationen. Det er pt. fortsat forventningen, at systemet opfylder de mål, som blev sat med det, og at medarbejdere og ledere således får et moderne, brugervenligt arbejdsredskab, som guider dem effektivt igennem opgaverne og gør det muligt at arbejde mobilt, der hvor borgeren er.

Med DOMUS får forvaltningen moderne og forbedret IT-understøttelse på en række områder. DOMUS understøtter blandt andet bedre samarbejde på tværs om borgernes sager, bedre datakvalitet og enklere overblik over borgernes oplysninger herunder digital understøttelse af borgerens plan. Samtidig understøtter DOMUS også øget juridisk lovmedholdelighed, korrekt sagsbehandling, overholdelse af frister og brug af faglige metoder. 

Overgangen til det nye system vil uanset support og forberedelse kræve en del af medarbejderne, hvilket vil skulle prioriteres ind i en periode.

Løsning

Implementeringen af DOMUS er meget mere end en udskiftning af Socialforvaltningens nuværende it-system (CSC Social). Med DOMUS implementeres nye arbejdsgange og nye fælleskommunale faglige metoder bredt i forvaltningen. Der introduceres ny funktionalitet til f.eks. medicinhåndtering og understøttelse af arbejdet med Borgerens Plan og der skabes overblik og ledelsesinformation til medarbejdere og ledere i selve systemet. I forhold til den underliggende it-arkitektur lever DOMUS op til alle de nye fællesoffentlige og fælleskommunale standarder.

Implementeringen af DOMUS er en stor forandring for medarbejderne som kræver tid til uddannelse, flytning af sager fra det gamle system samt tilvænning til systemet og de nye arbejdsgange. Planlægning og gennemførsel af implementeringsaktiviteterne samt muligheden for at kunne fokusere på DOMUS er derfor kritisk for at sikre, at brugerne trygt kan tage imod det nye fagsystem og hurtigt vænne sig til den nye måde at arbejde på.

Forvaltningen har iværksat en række tiltag for at klæde Borgercentrene på til at håndtere de mange forandringer. Forvaltningen trækker bl.a. her på de positive erfaringer med udrulning af DUBU (børne- og ungeområdet) og CURA (hjemmeplejen) i 2020.

Forvaltningen har gennemført en tidlig ibrugtagning, hvori 10 udvalgte lokationer på myndighed og udførerområdet med ca. 200 borgere og brugere er gået i drift med DOMUS. Tidlig ibrugtagning har gjort forvaltningen klogere på DOMUS og gjort det muligt for forvaltningen at gøre det endnu bedre inden den fulde udrulning. De praktiske erfaringer fra enhederne i tidlig ibrugtagning indarbejdes for at optimere supporten af medarbejderne, håndtere uhensigtsmæssigheder i systemet, forbedre og tilpasse uddannelse, arbejdsgange og implementeringskoncept og for at sikre at udrulningen til de ca. 7.500 brugere kommer til at fungere gnidningsfrit – herunder med så lidt produktivitetstab som muligt.

Som en del af Socialforvaltningens implementeringskoncept er der planlagt en hypercare-periode omkring udrulningen, som blandt andet indebærer ekstraordinær support til medarbejderne. Der indføres ”frozen zone”, hvor andre udviklingstiltag, projekter, kompetenceudvikling og større aktiviteter så vidt muligt udskydes, indtil områderne har indhentet det forventelige produktionstab.

Myndighedsområderne udarbejder handleplaner for at være på forkant med frister og sagstrin i de enkelte sager inden selve implementeringsperioden og prioriterer, at medarbejderne løfter de mest kritiske opgaver først.

Uanset tiltagene vil der dog være en lavere produktivitet i en periode især grundet et stort ressourcetræk ift. manuel overflytning af sager fra det gamle system og uddannelse i nye metoder og arbejdsgange. Implementeringsprocessen kan blandt andet få betydning for overholdelsen af fastsatte frister, afholdelse af samtaler, mv. Endvidere er der risiko for, at der i en periode kommer et øget vikarforbrug.

DOMUS vil også i en periode betyde, at der vil komme et brud i en række statistikker og overblik, idet data enten ikke er tilgængelige eller ikke længere kan sammenlignes. Det kan også påvirke de oplysninger, som kan skaffes til det politiske niveau. På lang sigt får Socialforvaltningen bedre styringsinformation, højere datakvalitet og bedre muligheder for at sammenligne forvaltningen med andre kommuner.

I det omfang det er muligt, vil kritisk data og ledelsesinformation blive håndholdt mens arbejdet med at ny-etablere ledelsesinformation pågår. For at sikre en hurtig overgang til indarbejdelsen af de nye data vil der, ligesom for at skåne brugerne i implementeringen, blive indført en ”frozen zone” på dataområdet, hvor kun de mest kritiske bestillinger og data vil blive vedligeholdt.

Økonomi

Det bemærkes, at forvaltningen pt. forventer merudgifter på op til 5 mio. kr. på drift i 2022 som følge af den corona-relaterede forsinkelse. Forvaltningen vil som normalt melde det ind som corona-relateret udgift. Da det pt. ikke er klart, hvordan corona-udgifter i 2022 håndteres, vil forvaltningen eventuelt vende tilbage senere med henblik på håndtering.

Videre proces