Proces og tidsplan for udbud af tilsynsopgaven

Socialudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 23. januar 2008

 

 

2.      Proces og tidsplan for udbud af tilsynsopgaven

SUD  24/2008  J.nr. 24/2008

 

 

 

Socialudvalget har i sit møde den 20. december 2007 besluttet at sikre kvalificeret eksternt tilsyn, hvorfor Socialforvaltningen nu beder om godkendelse af en proces for beskrivelse og udbud af tilsyns­opgaven til privat leverandør samt godkendelse af finansiering af udbuds­forretningen.

 

INDSTILLING OG Beslutning

Socialforvaltningen indstiller, 1.                   at Socialudvalget godkender, at Socialforvaltningen i udvalgets møde den 13. august 2008 kommer med konkret forslag om den fremtidige tilsynsmodel indenfor d e relevante tilsynsområder: Børneområdet, psykisk syge-området, handicapområdet, misbrugsområdet og hjemløseområdet, herunder udbud af tilsynsopgaven til privat leverandør. Forslaget om den fremtidige tilsynsmodel udarbejdes således, at der sikres uafhængighed af Københavns Kommune 2.                   at Socialudvalget godkender den beskrevne proces – herunder nedsættelse af følgegruppe – og anslåede tidsplan for udarbejdelse af tilsynsmodel, udbudsmateriale og udbud af tilsynsopgaven 3.                   at Socialudvalget tager vedlagte tre bilag til efterretning: Notat om modeller for tilsyn, notat om økonomi i forbindelse med udlicitering af tilsynsvirksomheden samt referat af ekstraordinært møde i Socialforvaltningens HSU mandag den 21. januar 2008 4.                   at Socialudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler, at ekstern bistand til kvalitetssikring af konkret forslag til tilsynsmodel, udarbejdelse af udbudsmateriale samt udbudsforretning, forventet engangsudgift på 200.000-400.000 kr., finansieres af ledige anlægsmidler i Tryghedsplanen, funktion 5.38.50.3. eller alternativt 5.                   at Socialudvalget godkender, at den forventede engangsudgift på i alt 200.000-400.000 kr. finansieres via ikke-ledige midler på den administrative ramme til Socialforvaltningens centrale kontorbudgetter svarende til, at centralforvaltningen skal spare ca. 0,2-0,4 pct. af kontorbudgetterne eller ca. 1 årsværk.

 

Problemstilling

Kommunen har mulighed for at delegere det praktiske tilsyn med eksempelvis plejehjem og bosteder eller institutioner til private. Selve myndighedsopgaven – iværksættelse af tilsynet og opfølgningen – må af hensyn til borgernes retssikkerhed ikke overlades til private. Et privat firma kan for eksempel konkludere under et tilsyn, om opgaverne på et bosted løses i overensstemmelse med såvel de politisk vedtagne kvalitetsstandarder som med de konkrete individuelle afgørelser om eksempelvis personlig hjælp. Men et privat firma kan ikke tage stilling til, hvorvidt indsatsen er god nok, og hvilken opfølgning der i givet fald skal være på tilsynsbesøget.

For at udlicitere tilsynsopgaven og siden vurdere, om man får det, man betaler for, bør tilsynsmodel og konkrete opgaver være nøje beskrevet indenfor de omfattede områder: Børneområdet, psykisk syge-området, handicap­området, misbrugsområdet og hjemløseområdet.

Delegation af det praktiske tilsyn kan antage forskellige former hvad angår omfang, hyppighed, metode og afrapportering. Det er afgørende at få belyst fordele og ulemper ved de givne modeller, førend et konkret forslag til tilsynsmodel kan godkendes af Socialudvalget og siden udbydes til privat leverandør.

 

Løsning

Socialforvaltningen har ikke i dag politisk vedtagne kvalitetsstandarder for bosteder og institutioner (kun delvist på handicapområdet). Når tilsynsopgaven udbydes til privat leverandør, er det afgørende at få beskrevet opgaven meget præcist. Derfor vil Socialforvaltningen med Socialudvalgets godkendelse snarest igangsætte udarbejdelse af konkret forslag til den model, efter hvilken det fremtidige eksterne tilsyn skal udføre sine opgaver.

For at sikre kvalitet og uafhængighed af det fremtidige tilsyn vil udredningsarbejdet foregå med ekstern bistand og med rig inddragelse af erfaringer fra blandt andre vores egen Sundheds- og Omsorgs­forvaltning, Aalborg og Århus kommuner m.fl. Til brug for udredningen nedsættes en følgegruppe bestående af (som udgangspunkt) to repræsentanter fra handicapområdet, to repræsentanter fra psykisk syge-området, to repræsentanter fra hjemløseområdet, to repræsentanter fra misbrugsområdet, to repræsentanter fra børneområdet samt to repræsentanter fra Socialforvaltningens HSU. Der udarbejdes kommissorium for følge­gruppen. Kommissoriet godkendes i Socialudvalget snarest muligt, jf. proces- og tidsplanen nedenfor.

Udredningsarbejdet skal munde ud i en indstilling til Socialudvalget senest i mødet den 13. august 2008, hvor udvalget præsenteres for et konkret forslag til tilsynsmodel, herunder udbud af tilsynsopgaven. Det stort set endelige udbudsmateriale vedlægges indstillingen, og indstillingen indeholder en beskrivelse af tilrettelæggelse af udbudsforretningen, herunder inddragelse af medarbejdere i det nuværende tilsyn i henhold til Lov om lønmodtagernes retsstilling ved virksomheds­overdragelse.

Forud for godkendelsen i Socialudvalget foreslås tilsyns modellen sendt i høring hos relevante parter/organi­sa­tioner, dvs. allerede før sommerferien.

Socialudvalget skal godkende valg af privat leverandør af tilsynsopgaven, før opgaven kan sættes i værk. Det anslås, blandt andet på baggrund af erfaringerne fra Sundheds- og Omsorgs­forvaltningens nylige udbud af tilsynsopgaven på plejehjemmene, at tilsynsopgaven tidligst kan overdrages til privat leverandør ultimo 2008.

I henhold til Protokollat om medarbejdernes inddragelse og medvirken ved omstilling, udbud og udlicitering skal medarbejdere, der eventuelt involveres i en udbudsforretning ved virksomhedsoverdragelse, informeres og have mulighed for at drøfte sagen forud for endelig beslutning om udbud. Der har derfor været indkaldt til et ekstraordinært møde i Socialforvaltningens HSU mandag den 21. januar 2008. Referat med medarbejdernes synspunkter og forslag er vedlagt denne indstilling som bilag.

 

Økonomi

Tilsynsopgaven er i henhold til EU Udbudsdirektivet kategoriseret som en Bilag II B-ydelse, hvorfor udbuddet ikke er omfattet af de almindelige regler for EU-udbud. Københavns Kommunes indkøbspolitik anbefaler imidlertid, at udbudsprocessen tilrettelægges med udgangspunkt i EU's udbudsregler for at sikre, at udbuddet foregår i lige og åben konkurrence.

Socialforvaltningen foreslår, at finansiering af det fremtidige eksterne tilsyn findes indenfor den ramme, der anvendes til tilsynsopgaven i dag (ca. 2,5 mill.kr. årligt). Økonomien i det fremtidige tilsyn afhænger naturligvis af, hvilken tilsynsmodel Socialudvalget beslutter. Hvis udvalget beslutter en væsentlig anden model end det tilsyn, der udøves i dag, vil der eventuelt skulle findes yderligere midler til tilsynsopgaven i budget 2009. Erfaringerne fra Sundheds- og Omsorgsforvaltningens udbud af tilsyn på plejehjem har vist en betydelig merudgift til den eksterne udførelse af tilsynsopgaven (fra ca. 1,8 mill.kr. årligt til ca. 9,5 mill.kr. årligt). 

Socialudvalget skal allerede med denne indstilling tage stilling til finansiering af selve udbudsforretningen. Der vil blive indgået aftale om ekstern konsulentbistand og kvalitetssikring af konkret forslag til tilsynsmodel, udarbejdelse af udbudsannonce, udbudsmateriale samt udbudsforretning, størrelsesordenen 200.000-400.000 kr. i 2008. Socialforvaltningen indstiller, at Socialudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler, at denne forventede engangsudgift finansieres af ledige anlægsmidler i Tryghedsplanen, funktion 5.38.50.3 (BR 355/05, mødet den 15. juni 2005).

Anlægsmidlerne i Tryghedsplanen er ledige som følge af, at et projekt er blevet billigere end forventet. Socialforvaltningen forventer at kunne holde serviceudgifterne indenfor den vedtagne budgetramme, idet der konverteres driftsudgifter i størrelsesordenen 3,4 mill.kr. til anlægsudgifter i forbindelse med oprettelsen af en institution for kriminelle unge på børneområdet, jf. budgetaftale for 2007.

Alternativt indstilles det, at udgiften finansieres af Socialforvaltningens centrale kontorbudgetter på funktion 6.45.51.1. Udgiften udgør ca. 0,2-0,4 pct. af kontorbudgetterne og vil svare til, at der skal spares yderligere ca. 1 årsværk i centralforvaltningen.

Det bemærkes, at processen igangsættes nu, uanset om Økonomiudvalget og Borgerrepræsentation godkender den foreslåede finansiering. Såfremt den ikke godkendes, skal Socialudvalget efterfølgende anvise alternativ finansiering.

 

Videre proces

Februar 2008	Der udarbejdes kommissorium for følgegruppe med repræsentanter for brugere, pårørende og HSU (A- og B-side). Der indgås aftale om ekstern konsulentbistand til projektstyring og kvalitetssikring af konkret forslag til tilsynsmodel, udarbejdelse af udbudsmateriale samt udbudsforretning.
Februar/marts 2008	Socialudvalget godkender kommissorium for følgegruppe.
Februar- maj (juni) 2008	Beskrivelse af konkret forslag til tilsynsmodel, herunder evt. afholdelse af temadrøftelse i SUD, temadag med relevante aktører og lignende.
Maj-juni 2008	Det konkrete forslag til tilsynsmodel sendes i høring hos relevante parter/­orga­nisationer.
13. august 2008	Socialudvalget godkender konkret forslag til tilsynsmodel med eksternt tilsyn. Forslaget indeholder en beskrivelse af, hvorledes udbudsforretningen tilrettelægges, herunder ind­dragelse af medarbejdere i det nuværende tilsyn i henhold til Lov om lønmodtagernes retsstilling ved virksomheds­over­dragelse. De modtagne høringssvar vil være indarbejdet i forslaget. Det næsten færdige udbudsmateriale vil være vedlagt indstillingen.
August 2008	Udbudsmateriale færdiggøres og udbudsforretningen igangsættes.
29. oktober 2008	Socialudvalget godkender valg af leverandør.
Ultimo 2008	Kontraktindgåelse. Tilsynsopgaven overdrages til privat leverandør.

 

Det bemærkes, at udbudsprocessen i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen varede fra juni 2006 til marts 2007, hvor tilsyn med plejehjem blev overdraget til privat leverandør. Tilsvarende forventer Socialforvaltningen at gennemføre et forløb på 9 måneder frem til kontraktskrivning. Socialforvaltningen vurderer, at det ikke er muligt at fremskynde processen yderligere. Dels af hensyn til kvaliteten af den kravspecifikation, der udbydes (og dermed kvaliteten af de tilbud, der kommer ind), dels af hensyn til bedst mulig dialog med interessenter samt formel høringsproces forud for udvalgsgodken delse, dels af hensyn til medarbejderinddragelse og eventuel virksomhedsoverdragelse, og endelig af hensyn til gældende udbudsretlige frister.

 

Bilag

1.       Notat af 7. januar 2008 om modeller for tilsyn

2.       Notat af 7. januar 2008 om økonomi i forbindelse med udlicitering af tilsynsvirksomheden

3.       Referat af ekstraordinært møde i Socialforvaltningens HSU mandag den 21. januar 2008 (eftersendes, alternativt omdeles i mødet)

 

 

                                                                  Anette Laigaard