Proces for eventuelle fremtidige ekstraordinære besparelser i Socialforvaltningen

Resumé

I forbindelse med efterårets ekstraordinære proces i Socialudvalget om håndtering af de økonomiske udfordringer i 2024 har udvalget bedt om en drøftelsessag vedr. evt. tilpasninger og en ny model for inddragelse ved ekstraordinære sparerunder, herunder særligt mulighederne for en fortrolig drøftelse i udvalget forud for fremsendelse til HovedMED og bruger- og organisationsråd.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller:

1. at Socialudvalget drøfter processen omkring den ekstraordinære spareproces i efteråret 2023
2. at Socialudvalget godkender ny model for inddragelse ved ekstraordinære spareprocesser, se løsningsafsnittet.

Problemstilling

Socialudvalget fulgte i efterårets ekstraordinære spareproces grundlæggende samme procedure og principper som i den almindelige budgetproces. Det gælder både fsva. kriterier for fortrolighed og rækkefølge ift. fremsendelse af materiale til hhv. HovedMED, bruger- og organisationsråd samt til Socialudvalget.

I forbindelse med efterårets proces i Socialudvalget om håndtering af de økonomiske udfordringer i 2024 har udvalget bedt om en strategisk drøftelsessag af, hvordan forvaltningen en anden gang skal tilrettelægge processen ved ekstraordinære sparerunder, herunder særligt ift. mulighederne for en fortrolig drøftelse i udvalget forud for fremsendelse til HovedMED og bruger- og organisationsråd.

Løsning

Ny model ved ekstraordinære spareforslag

Forslaget til ny model er udarbejdet på baggrund af udvalgets ønske og indebærer, at der fremover vil ske en fortrolig udvalgsdrøftelse af håndteringen af økonomiske udfordringer ifm. ekstraordinære spareprocesser forud for udsendelse til brugerråd og HovedMED. Dermed involveres udvalget både i tilrettelæggelse af processen og den eventuelle håndtering af besparelsesforslag som udarbejdelse af sparekatalog, grønthøster etc.

Ekstraordinære sparerunder/-forslag vil typisk indeholde forslag, der kan implementeres på kort sigt og/eller med stor sikkerhed, vil reducere udgifterne. Dette kan fx være rammebesparelser/grønthøstere, reducerede serviceniveauer eller lukning af tilbud og indsatser. Ekstraordinære spareprocesser vil derfor ofte adskille sig indholdsmæssigt fra den almindelige budgetproces, som typisk vil omfatte en række investeringsforslag, der erfaringsmæssigt har bidraget væsentligt til Socialudvalgets budgetbidrag. 

Der gælder i udgangspunktet samme principielle hensyn til åbenhed og inddragelse ifm. ekstraordinære sparerunder som ift. den almindelige budgetproces. Henset til forslagenes karakter – og at der i det hele taget er tale om besparelser udover det almindelige omprioriteringsbidrag – kan der dog være et hensyn til, at ekstraordinære spareprocesser fører til betydelig mere usikkerhed i organisationen og hos eksterne aktører end den almindelige budgetproces. Denne usikkerhed vil kunne reduceres ved en indledende politisk drøftelse af, hvordan en given økonomisk udfordring ønskes håndteret.

Politisk handlerum

Socialudvalget kan beslutte, at den nye model også skal gælde for den almindelige ordinære budgetproces. Konsekvensen vil være, at inddragelse af brugerrådene rykkes til efter udvalgets budgetseminar, og dette vil have betydning for HovedMED og rådenes muligheder for at forberede sig til såvel den tekniske gennemgang med forvaltningen som til dialogen med udvalget. Konkret vil det betyde, at medarbejdersiden kun har to dage til at læse forslagene og inddrage deres bagland (tale med de medarbejdere som berøres af forslagene).

Socialudvalgets budgetproces

Den nuværende proces indebærer, at materiale fremsendes til HovedMED og bruger- og organisationsråd forud for, at udvalget ser materialet første gang. Det tydeliggøres i fremsendelsen, at udvalget endnu ikke har set materialet, og at der derfor er tale om forvaltningens forslag.

Denne fremgangsmåde har været tilrettelagt af hensyn til transparens og indflydelse (også på det samlede beslutningsgrundlag, som forvaltningen forelægger det politiske niveau), og af hensyn til HovedMEDs og rådenes muligheder for at forberede sig til hhv. HovedMED-drøftelse, teknisk gennemgang med forvaltningen og dialogen med udvalget.

Processen for budget 2025 er foreløbig planlagt således:

• 18, januar sendes 1. del af budgetkataloget til kontaktudvalget og HovedMED
• 27. januar sendes budgetkatalog til bruger- og organisationsråd
• 31. januar teknisk gennemgang af budgetkatalog med bruger- og organisationsråd
• 2.-3. februar - Socialudvalgets budgetseminar og 1. behandling af budget 2025
• 9. februar – HovedMED drøfter budgetkatalog 2025
• 21. februar – fællesmøde mellem Socialudvalget, HovedMED og Rådene
• 28. februar – Socialudvalgets behandling af investeringsforslag til budget 2025 på ordinært udvalgsmøde
• 24. april – Socialudvalgets 2. behandling af budget 2025

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Socialudvalgets budgetproces for 2025 og frem vil blive tilrettelagt i overensstemmelse med udvalgets drøftelse og evt. justeringer.

Mikkel Boje                      

                                            / Lisbeth Damgaard Gøtzsche

Beslutning

Indstillingens 1. blev drøftet.

Indstillingens 2. at blev godkendt.

Sekretariatschef Lisbeth Damgaard Gøtzsche deltog under punktets behandling.