Åbningsbalance i Kvantum 2017

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget tager rapporten fra Intern Revision, jf. bilag 1, og Socialforvaltningens tiltag på baggrund heraf til efterretning.

Problemstilling

Som en del af implementering af det nye økonomisystem Kvantum skal der ske en konvertering af balancen fra det tidligere økonomisystem KØR. For at sikre, at kun relevante og valide balanceposter overføres til Kvantum er der foretaget en omfattende gennemgang og oprydning af balanceposterne i KØR. Gennemgangen er sket i et samarbejde mellem Intern Revision, Koncernservice og Socialforvaltningen.  

Der er ikke fundet kritiske forhold i forbindelse gennemgangen og oprydningen af Socialforvaltningens balance (røde bemærkninger). Der er dog fundet et væsentligt forhold på området vedrørende Motorlån (gul bemærkning).

Socialforvaltningens balance i KØR ultimo november 2017 omfatter 826 konti. Af de 826 konti foreligger 765 konti specificeret samt dokumenteret og er klar til indlæsning i Kvantum.

52 konti vedr. debitortilgodehavender er afstemt og specificeret, men mangler blot overførsel til Betaling og Kontrol.

9 konti vedrørende sorteret posteringsudtræk (administrationssager) er afstemt og specificeret, men afventer at alle forvaltninger, som håndterer administrationssager og som derved har en andel i de sorterede posteringsudtræk er klar til konvertering af balancen.

Der udestår sagsbehandling af den del af balancen, som omhandler lån ydet til Motorkørertøjer. Der kan i henhold til servicelovens § 114 ydes støtte til køb af bil. Støtten ydes som rentefrit lån og afhængigt af låntagers forhold kan en del af lånet ydes som rent- og afdragsfrit. Det afdragsfrie lån nedskrives i samme takt som det afdragspligtige lån over 72 måneder. Der har været udfordringer i forhold til de aftalte sagsgange mellem Koncernservice og Socialforvaltningen, hvilket betyder at der er en risiko for at tilgodehavendet på området ikke er opgjort korrekt i regnskabet. Dette område har givet anledning til en gul bemærkning fra Intern Revision. 

Afskrivninger

Gennemgangen har været mere omfattende end tidligere års gennemgange, hvilket har betydet, at der har været behov for at foretage en række afskrivninger af ikke valide og relevante balanceposter. Der er i projektet i alt afskrevet 6,6 mio. kr. med påvirkning på driftsregnskabet.  

Hensættelser

Socialforvaltningen har i tidligere regnskabsår foretaget hensættelse af skyldige feriepenge på området vedr. familiepleje. Dette er ikke tilladt i henhold til de autoriserede regnskabsregler. Beløbet på -14,5 mio. kr. er derfor afskrevet over driftsregnskabet. Der vil efterfølgende ske en budgetkorrektion for beløbet (negativ tillægsbevilling) og som håndteres af Økonomiforvaltningen. 

Andet

I forbindelse med gennemgangen af balancekontiene i Socialforvaltningen er der konstateret behov for en opfølgning på følgende områder:

• Rettelse af regnskaber for selvejende institutioner

• Politisk behandling og udkontering af balancekonti vedrørende arv og gaver

• Afstemning af beboermidler skal afstemmes straks efter overførsel til Kvantum

Løsning

Borgercenter Handicap er i gang med at gennemgå samtlige lån ydet til motorkøretøjer. Gennemgangen forventes afsluttet senest den 22. december 2017, hvorefter de korrekte tilgodehavender på området kan opgøres og indarbejdes i kommunens balance i Kvantum.

Forvaltningen sikrer, at der sker opfølgning på områderne vedrørende selvejende institutioner, arv og gaver samt beboermidler.

Økonomi

Gennemgangen af området vedrørende motorkøretøjer kan betyde, at der er behov for at foretage yderligere afskrivninger ud over de afskrivninger der allerede er foretaget på den øvrige del af Socialforvaltningens balancen og som er beskrevet ovenfor. Den økonomiske konsekvens kan ikke opgøres på nuværende tidspunkt.

Videre proces

Rapporten fra Intern Revision forelægges for Revisionsudvalget og bliver sendt til Økonomiforvaltningens Direktion til videre foranstaltning over for Økonomiudvalget.

Nina Eg Hansen

                                 / Lone Berner Wolff