Orientering om forvaltningens arbejde med forebyggelse af lukning af døgntilbud

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget tager orienteringen til efterretning.
2. at Socialudvalget godkender koncept for en samlet afrapportering af tilsyn til Socialudvalget.

Problemstilling

Socialudvalget efterspurgte på udvalgsmødet den 14. maj 2025 en orientering om, hvordan forvaltningen arbejder for at forebygge lukningen af tilbud.

Sagen skal bl.a. ses på baggrund af senere års lukning af tilbud som botilbuddet Lynghuset, Villa Frederik og botilbuddet Holme.

Socialudvalget fik den 13. november 2024 forelagt en indstilling om Nyt koncept for Socialudvalgets ledelsesinformation (bilag 1). Af sagen fremgår, at et særskilt koncept for en samlet afrapportering af tilsyn forelægges særskilt. Nærværende sag følger således op herpå.

Løsning

Kvaliteten af tilbud på døgnområdet i Socialforvaltningen har i de senere år på nogle områder været under pres. Udfordringerne på tilbuddene er forskelligartede, og værktøjerne til løsning i de enkelte sager er derfor også forskellige.

I forbindelse med overgangen til ny organisering i Socialforvaltningen – Ét SOF – har forvaltningen udarbejdet en grundmodel for arbejdet med kvalitet og tilsyn på tilbud på døgnområdet. Modellen omfatter fire af driftscentrene og tager udgangspunkt i forvaltningens egne data og viden om tilbuddene samt resultater fra tilsyn fra Socialtilsynet, Styrelsen for Patientsikkerhed og Arbejdstilsynet.

Arbejdet med en grundmodel

Grundmodellen omfatter de fire centre (Center for Længerevarende Botilbud, Center for midlertidige og selvstændige botilbud, Center for Børn og Unge og Center for Rusmiddelbehandling), der rummer døgntilbud for borgerne, og skal bidrage til en fælles tilgang til arbejdet med kvalitet og tilsyn, hvor der er fokus på at forebygge udfordringer med kvaliteten i tilbuddene på døgnområdet og at støtte tilbud, hvor der er opstået udfordringer, så tidligt som muligt.

Grundmodellen er en ramme for de løbende drøftelser af tilbuddenes kvalitet og arbejdet med modellen fordrer, at der er tryghed i forvaltningen til, at man på alle ledelsesniveauer taler åbent om udfordringer, der opleves på de enkelte tilbud. Grundmodellen skal give overblik over kvalitetsniveauet i tilbuddene, blik for hvilke tilbud der har behov for støtte, og mulighed for at give akut støtte på tværs af forvaltningen. Arbejdet med en ny grundmodel handler bl.a. om systematisk at styrke samtalen og den psykologiske tryghed ved at tale om de ting, der er svære, og ad den vej skabe en kulturændring i måden, Socialforvaltningen arbejder med forebyggelse på i relation til tilbud, der oplever udfordringer/risikerer tilsynssager.

Som led i arbejdet med grundmodellen foretages der tre gange årligt en kvalitetsvurdering af samtlige tilbud i de fire førnævnte driftscentre. Vurderingen er baseret på bestemte temaer og indikatorer på, at et tilbud har udfordringer, der skal handles på tidligst muligt. I den ledelsesmæssige vurdering vil indgå en vurdering af udfordringernes omfang og karakter samt konsekvens for tilbuddets drift og kvalitet. I den ledelsesmæssige vurdering kan også indgå forhold som fx, at tilbuddet er nyetableret eller rummer en målgruppe med særligt komplekse udfordringer.

Kvalitetsvurderingen er et øjebliksbillede, der forelægges direktionen.

Temaer der vil være opmærksomhed på i den ledelsesmæssige vurdering af tilbuddene

Der vil være opmærksomhed på følgende temaer i vurderingen:

• Tilsynsresultater fra Socialtilsynet, Arbejdstilsynet og Styrelsen for Patientsikkerhed samt evt. opfølgning på tidligere tilsynsresultater
• Organisations- og ledelsesmæssige forhold
• Personaleforhold. Herunder data om sygefravær og personalegennemstrømning, trivsel, arbejdsulykker, vold og trusler samt evt. eksempler på ikke ønsket kultur i personalegruppen
• Forhold vedr. målgruppen, herunder trivsel og om der er borgere uden for tilbuddets målgruppe
• Den faglige retning og personalets kompetencer ift. målgruppe
• Magtanvendelser
• Evt. klager og samarbejdsproblemer
• Fysiske rammer
• Gennem tæt dialog med den nye borgerrådgiverfunktion om deres evt. viden om tilbud med udfordringer.

Det er forvaltningens erfaring, at udfordringerne ofte udspringer af problemer med de sundhedsfaglige forhold, høj personalegennemstrømning og rekrutteringsproblemer, lav andel af faguddannede, flere ledelsesudskiftninger, eksempler på dårlig kultur, samarbejdsvanskeligheder eller faglige uenigheder blandt dele af personalet. Ofte påvirker udfordringer på et område andre områder. Fx er det vanskeligt at udvikle tilbuddet fagligt, hvis der løbende er stor udskiftning i personalegruppen.

Der er eksempler på, at et tilbud kan komme ind i en dårlig udviklingskurve, hvor problemer med arbejdsmiljøet eller ledelsesmæssige problemer giver øget sygefravær og personalegennemstrømning. Øget brug af vikarer påvirker borgernes trivsel og trætter det faste personale med endnu større personalegennemstrømning til følge. Faglig genopretning er vanskelig at gennemføre på tilbud med stor udskiftning i personalegruppen. Det kan også være, at der opstår grupperinger i personalegruppen med fx forskellige faglige tilgange og kulturer. Det påvirker igen sygefravær og personaleudskiftninger og dermed vikarforbrug og den faglige kvalitet, hvilket kan gå ud over borgernes trivsel. Derudover kan der være udfordringer med borgere i tilbud, hvor tilbuddet af forskellige årsager ikke har tilstrækkelige kompetencer til at varetage opgaverne for de specifikke borgere. Det påvirker både andre borgeres og personalets trivsel. Dette kan medvirke til øget sygefravær og personalegennemstrømning samt flere magtanvendelser. En borger med meget komplekse udfordringer og omfattende støttebehov kan lægge så stort pres på personalet, at det skubber til balancen på en hel afdeling af et tilbud, hvis der ikke er de nødvendige ressourcer, kompetencer og faglige løsninger på plads til at håndtere borgeren.

Arbejdet med at følge op på tilbud med udfordringer

Der skal følges op på tilbud med udfordringer. Det beskrives i forbindelse med kvalitetsvurderingen, hvad udfordringerne består i, og hvilke indsatser der er eller vil blive iværksat.

Et af formålene med Socialforvaltningens nye organisering er at anvende ressourcerne bedre på tværs af indsatser og tilbud, herunder at blive bedre til at lære af hinanden og at støtte tilbuddene på tværs. Forvaltningen har allerede indsatser, der kan træde til og yde faglig og/eller ledelsesmæssig støtte på tværs af organisationen. Der er eksempelvis Indsatsteamet og Taskforce i Center for Længerevarende Boformer. Indsatsteamets formål er at understøtte botilbud til voksne med handicap ift. botilbuddenes faglige viden om målgrupper, pædagogiske indsatser og metoder, samt at give en rettidig faglig hjælp og understøttelse til de borgere, der mistrives på grund af ændret støttebehov. Teamet er tværfagligt. Formålet med Taskforce i Center for Længerevarende Boformer er at hjælpe tilbud, som er udfordret fagligt eller organisatorisk. Taskforcen kan rådgive ledere om konkrete handlemuligheder, og kan i særlige tilfælde overtage ledelsen helt eller delvist af et område eller tilbud. Taskforcen har også mulighed for at tilknytte konsulenter til et tilbud i en periode.

Herudover er der indsatser i Center for HR og Organisation, rettet mod personaleforhold som sygefravær og rekruttering. Dette kan fx ske gennem støtte og rådgivning fra HR-partner til lederen i forhold til afdækning af årsager og håndtering af sygefravær samt igangsættelse af indsatser til nedbringelse af sygefravær og bedre arbejdsmiljø, evt. i samarbejde med Arbejdsmiljø København.

Ift. rekruttering arbejder forvaltningen bl.a. målrettet med koordineret rekruttering, der forventes at aflaste ansættende ledere administrativt, ved at rekrutteringskonsulenter overtager og professionaliserer store dele af rekrutterings- og ansættelsesprocessen. Formålet er at bidrage til en professionalisering af rekrutteringsopgaven, højere kvalitet i processerne, hurtigere rekrutteringsproces samt bedre kandidathåndtering.

Forvaltningen ønsker at styrke denne tilgang og arbejder derfor på at etablere flere specialfunktioner, der kan støtte flere tilbud, bl.a. gennem investeringsforslag.

Forslag til koncept for afrapportering til Socialudvalget af tilsyn

Det foreslås tillige, at Socialudvalget to gange årligt forelægges en sag med et overblik over tilsynsafgørelser fra Socialtilsynet, Styrelsen for Patientsikkerhed og Arbejdstilsynet vedrørende døgnområdet. Der er tale om data, der skal trækkes manuelt, hvorfor der foreslås en halvårlig kadence. Orienteringerne tilstræbes at blive samtidig med orienteringen om Socialforvaltningens Ledelsesinformation.  

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Socialforvaltningen arbejder videre med de planlagte spor i grundmodellen og orienterer to gange årligt skriftligt Socialudvalget om tilsynsafgørelser på forvaltningens døgnområde.

Katrine Ring                                    

                                      / Eva Stokbro Jensen