Socialudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra Ordinært møde onsdag den 6. december 2006

 

 

6.      Indstilling vedr. arbejdsgangsanalyse i børnefamilieteamene i Brønshøj-Husum og Vanløse (bilag)

 

SUD 467/2006  J.nr. 467/2006

 

 

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Socialforvaltningen indstiller

 

At Socialudvalget tager de nye og mere effektive arbejdsgange i børnefamilieteamene i Brønshøj-Husum og Vanløse fastlagt på baggrund af Valcons afrapportering af Lean-projektet i centeret til efterretning.

 

At Socialudvalget tager til efterretning, at Socialforvaltningen fortsætter arbejdet med Lean-baseret effektivisering af arbejdsgangene i de øvrige børnefamilieteams.

 

 

Socialudvalgets beslutning i mødet den 6. december 2006

Kontorchef Steinar Eggen Kristensen deltog under punktet.

Indstillingen blev tiltrådt af et enigt udvalg

 

 

 

RESUME

Socialforvaltningen har i samarbejde med konsulentfirmaet Valcon A/S i efteråret 2006 gennemført en analyse af sagsgangene i de to børnefamilieteams i Socialcenter Brønshøj-Husum og Vanløse. Pilotprojektet er det første i en række Lean-projekter, som Socialforvaltningen de kommende år vil udrulle som led i et større kompetenceudviklingsprojekt under Kontoret for personale og organisation. Der er afsat i alt 10 mill. kr. til dette kompetenceudviklingsprojekt.

 

Formålet med pilotprojektet har været at analysere den eksisterende sagsbehandling med henblik på at udvikle nye effektive sagsbehandlingsprocedurer med udgangspunkt i Lean-metoden. Procedurerne skal medvirke til at sikre, at alle underretninger og øvrige sager håndteres så hurtigt og effektivt som muligt.

 

Arbejdet har mundet ud i en konklusion vedr. uhensigtsmæssighederne ved de nuværende procedurer samt en anbefaling af nye og mere effektive sagsgange. Der er i den forbindelse opstillet en fremtidig sagsbehandlingsproces indeholdende aktiviteter og ansvarsfordelingen i de forskellige sagsbehandlingsfaser.

 

Det er på baggrund af Valcons rapport Socialforvaltningens vurdering, at der er betydelige effektiviseringsgevinster at hente i forbindelse med iværksættelse af Lean i Brønshøj-Husum og Vanløse. Effektiviseringen består primært i en mere effektiv visitation af sager, bedre udnyttelse af møder, klarere ansvarsfordeling samt øget synlighed omkring antal sager og deres forløb. Samlet vurderes det, at iværksættelsen både kan medvirke til at reducere sagsbehandlingstiden, forbedre den faglige kvalitet samt reducere stressniveauet blandt medarbejderne.

 

Med udgangspunkt i den fremtidige sagsbehandlingsproces vurderes det af Valcon og Socialforvaltningen, at den samlede sagsbehandlingstid fra modtagelse af underretning til iværksættelse af en konkret foranstaltning kan reduceres fra i gennemsnit 9 måneder (forebyggelsessager) og 10,9 måneder (anbringelsessager) til:

 

·        Max. 5 måneder for 80 pct. af sagerne.

• Max. 9 måneder for 100 pct. af sagerne.

 

Hvad angår undersøgelsesdelen af sagsbehandlingen, er målet, at 80 pct. af § 38 undersøgelserne skal kunne gennemføres indenfor 3 måneder, mens 100 pct. skal gennemføres inden 4 de lovpligtige måneder. Dette vurderes som værende realistisk ud fra en gennemgang af kravene til undersøgelsesfasen samt den øjeblikkelige status mht. målopfyldelsen på området. Den foreslåede tidsfrist er dog længere end det politisk fastsatte mål om, at 90 pct. skal færdiggøres inden 3 måneder. Der er derfor sideløbende udarbejdet en indstilling til Socialudvalget om, at tidsfristen for gennemførelsen af § 38 undersøgelsen generelt tilpasses konklusionerne i nærværende sag.  Denne indstilling er vedlagt som bilag 2.