Socialudvalget

 

DAGSORDEN

for Ordinært møde onsdag den 6. december 2006

 

 

6.      Indstilling vedr. arbejdsgangsanalyse i børnefamilieteamene i Brønshøj-Husum og Vanløse (bilag)

 

SUD 467/2006  J.nr. 467/2006

 

 

INDSTILLING

Socialforvaltningen indstiller

 

At Socialudvalget tager de nye og mere effektive arbejdsgange i børnefamilieteamene i Brønshøj-Husum og Vanløse fastlagt på baggrund af Valcons afrapportering af Lean-projektet i centeret til efterretning.

 

At Socialudvalget tager til efterretning, at Socialforvaltningen fortsætter arbejdet med Lean-baseret effektivisering af arbejdsgangene i de øvrige børnefamilieteams.

 

 

RESUME

Socialforvaltningen har i samarbejde med konsulentfirmaet Valcon A/S i efteråret 2006 gennemført en analyse af sagsgangene i de to børnefamilieteams i Socialcenter Brønshøj-Husum og Vanløse. Pilotprojektet er det første i en række Lean-projekter, som Socialforvaltningen de kommende år vil udrulle som led i et større kompetenceudviklingsprojekt under Kontoret for personale og organisation. Der er afsat i alt 10 mill. kr. til dette kompetenceudviklingsprojekt.

 

Formålet med pilotprojektet har været at analysere den eksisterende sagsbehandling med henblik på at udvikle nye effektive sagsbehandlingsprocedurer med udgangspunkt i Lean-metoden. Procedurerne skal medvirke til at sikre, at alle underretninger og øvrige sager håndteres så hurtigt og effektivt som muligt.

 

Arbejdet har mundet ud i en konklusion vedr. uhensigtsmæssighederne ved de nuværende procedurer samt en anbefaling af nye og mere effektive sagsgange. Der er i den forbindelse opstillet en fremtidig sagsbehandlingsproces indeholdende aktiviteter og ansvarsfordelingen i de forskellige sagsbehandlingsfaser.

 

Det er på baggrund af Valcons rapport Socialforvaltningens vurdering, at der er betydelige effektiviseringsgevinster at hente i forbindelse med iværksættelse af Lean i Brønshøj-Husum og Vanløse. Effektiviseringen består primært i en mere effektiv visitation af sager, bedre udnyttelse af møder, klarere ansvarsfordeling samt øget synlighed omkring antal sager og deres forløb. Samlet vurderes det, at iværksættelsen både kan medvirke til at reducere sagsbehandlingstiden, forbedre den faglige kvalitet samt reducere stressniveauet blandt medarbejderne.

 

Med udgangspunkt i den fremtidige sagsbehandlingsproces vurderes det af Valcon og Socialforvaltningen, at den samlede sagsbehandlingstid fra modtagelse af underretning til iværksættelse af en konkret foranstaltning kan reduceres fra i gennemsnit 9 måneder (forebyggelsessager) og 10,9 måneder (anbringelsessager) til:

 

·        Max. 5 måneder for 80 pct. af sagerne.

• Max. 9 måneder for 100 pct. af sagerne.

 

Hvad angår undersøgelsesdelen af sagsbehandlingen, er målet, at 80 pct. af § 38 undersøgelserne skal kunne gennemføres indenfor 3 måneder, mens 100 pct. skal gennemføres inden 4 de lovpligtige måneder. Dette vurderes som værende realistisk ud fra en gennemgang af kravene til undersøgelsesfasen samt den øjeblikkelige status mht. målopfyldelsen på området. Den foreslåede tidsfrist er dog længere end det politisk fastsatte mål om, at 90 pct. skal færdiggøres inden 3 måneder. Der er derfor sideløbende udarbejdet en indstilling til Socialudvalget om, at tidsfristen for gennemførelsen af § 38 undersøgelsen generelt tilpasses konklusionerne i nærværende sag.  Denne indstilling er vedlagt som bilag 2.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

I det følgende beskrives først baggrunden for iværksættelsen af pilotprojektet i Brønshøj-Husum og Vanløse. Derefter beskrives undersøgelsens konklusioner, anbefalinger og forventede effekter. Slutteligt beskrives det videre forløb

 

1. Lean pilot-projekt i Brønshøj-Husum og Vanløse

 

1.1Pilotprojektets baggrund, formål, forløb og afgrænsning

Det blev i foråret 2006 besluttet at iværksætte et pilotprojekt vedr. analyse af sagsbehandlingsprocesserne i børnefamilieteam Brønshøj-Husum med udgangspunkt i Lean-metoden.

 

Pilotprojektet er det første i en række Lean-projekter, som Socialforvaltningen de kommende år vil udrulle som led i et større kompetenceudviklingsprojekt under Kontoret for personale og organisation. Der er afsat i alt 10 mill. kr. til det samlede kompetenceudviklingsprojekt, heraf anvendes 2,6 mill. kr. til LEAN-projekt (arbejdsgangsanalyser).

 

Baggrunden for pilotprojektet er:

 

• Anbringelsesreformens øgede fokus på krav vedr. overholdelse af sagsbehandlingsfrister.
• Den organisatoriske omstrukturering fra lokalcentre til socialcentre, som har medført et behov for generelt at ensarte sagsbehandlingsprocesserne på bl.a. børneområdet.
• At en redegørelse af hændelsesforløbet i en konkret børnesag i vinteren 2006 i Brønshøj-Husum identificerede et behov for at stramme op på visse dele af sagsbehandlingsprocessen.

 

Formålet med pilotprojektet har været:

 

§·  At afdække mulighederne for at frigøre ressourcer til værdiskabende aktiviteter.

§·  At skabe forudsætninger for flow og synlighed i sagsbehandlingen.

§·  At skabe forudsætninger for at overholde de fastsatte sagsbehandlingstider jf. de politisk fastsatte mål og lovgivningen.

 

Valcon A/S blev i maj 2006 hyret som konsulent til at bistå Socialforvaltningen med at gennemføre pilotprojektet.

 

Valcons rapport indeholder konklusioner vedr. nuværende uhensigtsmæssigheder i arbejdsprocesserne i børnefamilieteamene i Brønshøj-Husum og Vanløse samt en række anbefalinger vedr. fremtidige arbejdsprocesser, som kan medvirke til at effektivisere og forbedre arbejdet i de to teams.

 

1.2 Rapportens konklusioner vedr. eksisterende og fremtidige sagsgange

 

I forbindelse med analysen af eksisterende sagsgange er rapportens hovedkonklusioner følgende, jf. side 11-12 i bilag 1:

 

• Det er i dag ofte sagsbehandlerens egen forståelse af den aktuelle arbejdsbelastning, som afgør forde­lingen/visitationen af sager i teamet.

 

• De nuværende visitationsmøder og teammøder afholdes ugentligt, hvorfor underretninger og sager kan risikere at afvente beslutning om det videre forløb i op til 7 dage inden visitering hhv. videre vurderinger.

 

• Manglende konsekvent registrering i eksisterende IT-systemer medfører, at der ikke umiddelbart er tilgængelig viden om sagsantallet.

 

• Viden om og erfaring med foranstaltningstyper, tilbud, effekt m.v. forbliver i dag hos den enkelte sagsbehandler.

 

• Der er ingen formel styring på sagens fremdrift.

 

• Der er ikke et beskrevet standard sagsbehandlingsforløb med tilhørende tjeklister m.m., hvilket kan medføre manglende ensartethed i sagsbehandlingen, fejl, tilbageløb og dobbeltarbejde.

 

• Der er i dag lagt stor vægt på kollektive beslutningsprocesser på fælles teammøder. Teamet godkender oplæg til beslutninger i 85 pct. af alle sager.

 

§·  Den ovenstående beslutningsprocedure er bl.a. en konsekvens af den hidtidige flade ledelsesstruktur uden faglige/ledelsesmæssige mellemled.

 

Som led i analysen af eksisterende sagsgange har Valcon estimeret, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid fra modtagelse af underretning til iværksættelse af foranstaltning i forebyggelsessager er ca. 9 måneder. For anbringelsessager estimeres den tilsvarende sagsbehandlingstid at være 10,9 måneder.

 

Konklusionen vedr. de eksisterende arbejdsgange munder ud i en anbefaling vedr. nye effektive sagsgange. Den fremtidige sagsbehandlingsproces beskrives i bilag 1, side 12-19.

 

Den fremtidige sagsbehandlingsproces hviler på følgende principper:

 

• Der opbygges og vedligeholdes spidskompetencer på hhv. § 38 under­søgelser og foranstaltninger for børn/unge.

 

• Der tilstræbes maksimalt flow, dvs. alle procestrin skal så vidt muligt afvikles umiddelbart efter hinanden uden ophold.

 

• Den første medarbejder (koordinatoren for undersøgelsesgruppen) der modtager sagen efter modtagelse og administrativ registrering er fagligt og ledelsesmæssigt kompetent til at træffe og gennemføre beslutning vedr. visitering til sagsbehandler.

 

• Teamets fælles bidrag gennem møder til beslutning i den enkelte sag forbeholdes alene de særligt vanskelige sager (og ikke flertallet af sager, som det er praksis i dag).

 

• Der etableres standarder, som definerer bedste praksis for gennemførelse af de enkelte trin i sagsbehandlingen.

 

• Der etableres en synlig styring af alle sager via en styringsreol, så ledelsen, teamet og den enkelte har overblik over udviklingen i sagsmængden og sagstyper.

 

• Alle foreskrevne registreringer i IT-systemerne foretages korrekt og rettidigt. Valcon anbefaler, at dataregistreringen kan centraliseres i en enhed, der føler ejerskab for denne opgave.

 

Det vurderes fra forvaltningens side, at den nye organisering af børnefamilieteamene med en undersøgelsesgruppe og to indsatsgrupper for hhv. børn og unge spiller godt sammen med oplægget til den nye arbejdsproces i børnefamilieteamene.

 

Som led i de foreslåede sagsbehandlingsprocesser er Valcon og forvaltningen gået videre med initiativer på følgende 6 seks områder i teamet:

 

• Etablering af akutfunktion i teamet med henblik på at akutte sager klares i en særskilt modtagelse, så de ikke belaster sagsbehandlerne unødigt.

 

• Udarbejdelse af vejledninger, der skal medvirke til at sikre robusthed og gennemskuelighed i den fremtidige sagsbehandlingsproces.

 

• Etablering af styringsreol for at skabe synlighed om sagsflowet.

 

• Rolle- og ansvarsbeskrivelser for at synliggøre fordelingen af roller og ansvar i den fremtidige sagsbehandlingsproces.

 

• Datakvalitet og registreringskrav med henblik på at skabe sikkerhed for fuldstændig registrering i BUS, SA og KØR.

 

• Etablering af ny mødestruktur, som danner grundlag for flow i sagsbehandlingsprocessen.

 

Seks hurtigarbejdende arbejdsgrupper arbejder sammen med Valcon med analyse og løsningsforslag på disse områder, og arbejdet afsluttes i november med henblik på endelig implementering af de nye arbejdsgange fra ultimo november (se nedenfor). 

 

Det er på baggrund af Valcons rapport Socialforvaltningens vurdering, at der er betydelige effektiviseringsgevinster at hente i forbindelse med iværksættelse af Lean i Brønshøj-Husum og Vanløse. Effektiviseringen består primært i den mere effektive visitation af sager, bedre udnyttelse af møder, klarere ansvarsfordeling samt øget synlighed omkring antal sager og deres forløb. Samlet vurderes det således, at iværksættelsen både kan medvirke til at reducere sagsbehandlingstiden, forbedre den faglige kvalitet samt reducere stressniveauet blandt medarbejderne.

 

Med udgangspunkt i den fremtidige sagsbehandlingsproces vurderes det af Valcon og Socialforvaltningen, at den samlede sagsbehandlingstid fra modtagelse af underretning til iværksættelse af en konkret foranstaltning kan reduceres fra i gennemsnit 9 måneder (forebyggelsessager) og 10,9 måneder (anbringelsessager) til:

 

·        Max. 5 måneder for 80 pct. af sagerne.

• Max. 9 måneder for 100 pct. af sagerne.

 

Hvad angår undersøgelsesdelen af sagsbehandlingen, er målet, at 80 pct. af § 38 undersøgelserne skal gennemføres indenfor 3 måneder, mens 100 pct. skal gennemføres inden 4 måneder. Dette vurderes som værende realistisk ud fra en gennemgang af kravene til undersøgelsesfasen samt den øjeblikkelige status mht. målopfyldelsen på området. Den foreslåede tidsfrist er dog længere end det hidtidige politisk fastsatte mål om, at 90 pct. skal færdiggøres inden 3 måneder. Der er derfor udarbejdet en indstilling til Socialudvalget om, at tidsfristen for gennemførelsen af § 38 undersøgelsen generelt tilpasses konklusionerne i nærværende sag. 

 

1.3 Den videre proces

På baggrund af Valcons anbefalinger vurderer Socialforvaltningen, at den foreslåede løsning med fordel kan implementeres i Brønshøj-Husum og Vanløse. Det vurderes endvidere, at Socialforvaltningen bør overveje at udrulle løsningen til de øvrige socialcentre.

 

Såfremt Valcons rapport tages til efterretning, påbegyndes implementeringen af løsningen i Brønshøj-Husum og Vanløse ultimo november 2006. Implementeringen involverer Valcon, der ligeledes vil medvirke ved den løbende opfølgning og tilpasning fremadrettet.

 

Socialforvaltningen deler Valcons vurdering af, at den lean-baserede løsning med fordel vil kunne udrulles til de øvrige børnefamilieteams. Forvaltningen arbejder derfor videre på dette i forlængelse af implementeringen i Brønshøj-Husum og Vanløse.

 

MILJØVURDERING

Sagstypen er ikke omfattet af Socialforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

ØKONOMI

For deltagelsen i pilotprojektet modtager Valcon A/S 560.000 kr. Beløbet afholdes i 2006 indenfor forvaltningens budget.

 

Derudover har indstillingen ingen økonomiske konsekvenser for Socialforvaltningen.

 

ANDRE KONSEKVENSER

Iværksættelsen af Lean i Brønshøj-Husum og Vanløse vurderes at medvirke til mere effektive sagsbehandlingsprocesser. Effektiviseringen forventes i den forbindelse at medføre en mere systematisk sagsbehandling med bedre overblik i sagerne, lavere sagsbehandlingstider, bedre fokus og opfølgning på de enkelte sager samt et reduceret stressniveau blandt medarbejderne.

 

HØRING

Indstillingen har ikke været i høring.

 

 

 

BILAG

 

1. Analyse af arbejdsgange i børnefamilieteamene i Brønshøj-Husum og Vanløse (Valcons afrapportering).

 

 

 

Grete Munk  / Sven Bjerre